ƒ≥ловодство > ƒ≥лов≥ листи у зовн≥шньоеконом≥чн≥й д≥¤льност≥

ƒ≥лов≥ листи у зовн≥шньоеконом≥чн≥й д≥¤льност≥

ƒ≤Ћќ¬≤ Ћ»—“» ” «ќ¬Ќ≤ЎЌ№ќ≈ ќЌќћ≤„Ќ≤… ƒ≤яЋ№Ќќ—“≤

1. «наченн¤ д≥лових лист≥в у зовн≥шньоеконом≥чн≥й д≥¤льност≥. ¬иди лист≥в.

2. ¬имоги до оформленн¤ бланк≥в.

3. ¬имоги до складанн¤ текст≥в зовн≥шньоеконом≥чних лист≥в.

1. «наченн¤ д≥лових лист≥в у зовн≥шньоеконом≥чн≥й д≥¤льност≥.

¬иди лист≥в

ƒ≥лов≥ листи Ї важливим елементом зовн≥шньоеконом≥чноњ д≥¤льност≥.

¬≥д д≥лового листа залежить:

1. ѕошук потенц≥йних партнер≥в.

2. ћожлив≥сть встановленн¤ ч≥тких д≥лових контакт≥в.

3. ѕошук ≥ освоЇнн¤ нових ринк≥в збуту продукц≥њ та наданн¤ послуг.

¬ крањнах з розвиненою ринковою економ≥кою, д≥лов≥ папери Ї нев≥д'Їмною частиною соц≥ально-економ≥чних в≥дносин.

ќсобливост≥ стилю листа, його структура та зм≥ст вдосконалювались ≥ видозм≥нювались прот¤гом дес¤тил≥ть. «м≥нювались техн≥чн≥ засоби п≥дготовки, написанн¤ листа та його нос≥њ. Ќаприклад, комп'ютерна техн≥ка, факс.

¬ умовах в≥тчизн¤ноњ д≥йсност≥, в силу в≥домих причин, д≥лове листуванн¤ носить переважно бюрократичний характер ≥ практично повн≥стю не в≥дпов≥даЇ вимогам розвинених кап≥тал≥стичних крањн в ц≥й област≥.

Ќе залежно в≥д того чи направл¤ютьс¤ д≥лов≥ листи звичайною поштою, чи по факсим≥льному зв'¤зку, його основн≥ параметри, вимоги до п≥дготовки та оформленн¤ тексту залишаютьс¤ незм≥нними. ћета написанн¤ листа.

ƒ≥ловий лист - це джерело ≥нформац≥њ ≥ одночасно, документ, складений звичайно на паперов≥й основ≥, покликаний слугувати дос¤гненню певноњ поставленоњ мети.

÷≥л≥ написанн¤ д≥лового листа можуть бути р≥зноман≥тн≥: ¬≥д - за¤ви про ≥снуванн¤ орган≥зац≥њ та перел≥ку њх продукц≥њ та послуг.

ƒо - розв'¤занн¤ конкретних проблем, пов'¤занн¤х з ц≥ноутворенн¤м, строками платежу, поставками продукц≥њ ≥ р≥зноман≥тними ≥ншими питанн¤ми.

¬ загальному вигл¤д≥ д≥лов≥ листи у зовн≥шньоеконом≥чн≥й д≥¤льност≥ можуть бути присв¤чен≥ наступним питанн¤м:

Х сп≥вроб≥тництво з ≥ноземними ф≥рмами;

Х участь в торгов≥й ≥ комерц≥йн≥й д≥¤льност≥;

Х сп≥вроб≥тництво у рамках консорц≥уму;

Х питанн¤, пов'¤зан≥ з п≥дготовкою та реал≥зац≥Їю контракту, ц≥н≥ контракту, формам розрахунку ≥ умовам платежу,

Х командируванн¤ спец≥ал≥ст≥в;

Х п≥дготовка ≥ноземних ≥ нац≥ональних кадр≥в;

Х рекламац≥њ ≥ врегулюванн¤ претенз≥й;

Х медичному обслуговуванню та ≥ншим питанн¤м.

«а функц≥ональним призначенн¤м вид≥л¤ють три типи комерц≥йного листуванн¤:

1. «апит - в≥дпов≥дь на запит,

2. ѕропозиц≥¤ (оферта) - в≥дпов≥дь на пропозиц≥ю, 3. –екламац≥¤ (претенз≥¤) - в≥дпов≥дь на рекламац≥ю.

2. ¬имоги до оформленн¤ бланк≥в

Ѕланк листа маЇ велике значенн¤ в д≥ловому листуванн≥. ѕо бланку, його дизайну, пол≥граф≥чному виконанню, характеристикам паперу будуть судити про престиж в≥дправника та серйозн≥сть його нам≥р≥в.

ѕрактика показуЇ, що дл¤ веденн¤ зовн≥шньоеконом≥чного листуванн¤ необх≥дно:

- ¬иготовити спец≥альний бланк, ¤кий би не використовувавс¤ в серединн≥ крањни;

- ¬≥н повинен бути в≥ддрукований на англ≥йськ≥й мов≥ (або на нац≥ональн≥й та англ≥йськ≥й) ≥ в≥дпов≥дати загальному р≥вню дизайну бланк≥в д≥лових лист≥в;

- ѕап≥р повинна бути високо¤к≥сних гатунк≥в (за кордоном дл¤ виготовленн¤ бланк≥в д≥ловоњ кореспонденц≥њ використовуЇтьс¤ пап≥р з вод¤ними знаками);

- ѕол≥граф≥чне бланк виготовл¤Їтьс¤ за допомогою одного - двох кольор≥в.

–екв≥зити бланку

√оловним рекв≥зитом бланку Ї назва п≥дприЇмства, орган≥зац≥йноњ форми - в≥дправника листа.

¬она повинна легко читатис¤, пор¤д з емблемою ф≥рми - повинно бути њх трактуванн¤.

¬казуЇтьс¤ повна адреса п≥дприЇмства, номера телефон≥в, телекс, факс.

Ќомер р/р, ≥нш≥ банк≥вськ≥ рекв≥зити не навод¤тьс¤. ¬≥дсутн≥сть факсу - незрозум≥л≥ питанн¤ в отримувача.

–озм≥щенн¤ рекв≥зит≥в на бланку не маЇ жорсткоњ регламентац≥њ.

Ќазва ф≥рми - у л≥вому або у правому кут≥. јдреса, телефон, факс - у протилежному кут≥ (або у нижн≥й частин≥ бланку).

–еЇстрац≥йн≥ номера на 1-му екземпл¤р≥ можуть ставитись, або лише на 2-му екземпл¤р≥. –учкою не проставл¤ютьс¤.

ѕ≥дпис - чорнильною ручкою.

ѕечатки на лист≥ не ставл¤тьс¤.

3. ¬имоги до складанн¤ текст≥в зовн≥шньоеконом≥чних лист≥в

¬ сучасн≥й д≥лов≥й кореспонденц≥њ практично не використовуютьс¤ друкувальн≥ машинки.

“ексти готуютьс¤ на комп'ютер≥ редагуютьс¤ й роздруковуютьс¤ на принтер≥.

÷е дозвол¤Ї:

- уникнути п≥дготовки чорновика;

- використанн¤ лазерних принтер≥в дозвол¤Ї дос¤гти максимальноњ ч≥ткост≥ у виконанн≥ тексту

- використанн¤ комп'ютерноњ техн≥ки дозвол¤Ї спростити в≥дсиланн¤ лист≥в однакового зм≥сту на р≥зноман≥тн≥ адреси.

¬иконанн¤ тексту листа з використанн¤м комп'ютерноњ техн≥ки не може висуватис¤ в ¤кост≥ обов'¤зковоњ умови дл¤ початкового етапу розвитку даного виду д≥лового листуванн¤.

‘ормат листа.

ƒл¤ написанн¤ листа використовують формат ј4. ќб'Їм текстовоњ ≥нформац≥њ листа не впливаЇ на виб≥р формату його паперового нос≥¤ (¤к у в≥тчизн¤ному д≥ловодств≥).

якщо лист на дек≥лькох стор≥нках - на початку кожноњ новоњ стор≥нки вказують: адресат, дату ≥ номер стор≥нки, пот≥м провод¤ть л≥н≥ю та продовжують текст. ћожна використовувати пром≥жн≥ бланки де вказують лише назву п≥дприЇмства, орган≥зац≥њ, а ≥нш≥ рекв≥зити не вказують.

ќформленн¤ конверта маЇ таке ж саме значенн¤ ¤к ≥ оформленн¤ бланку.

Ќа конверт≥ - розташувати назву в≥дправника або його ф≥рмовий знак.

‘ормат конверту повинен забезпечувати дотриманн¤ принципу, ¤кий не дозвол¤Ї згинанн¤ стор≥нки б≥льш н≥ж один раз. «а кордоном використовуютьс¤:

- конверти, ¤к≥ мають в≥конце дл¤ адреси (адреса отримувача, написана на бланку).

- спец≥альн≥ адресат ори виготовл¤ють липк≥ наклейки з машиним в≥дтиском адреси отримувача.

- при масовому в≥дсиланн≥ матер≥ал≥в - њх упаковка в пол≥етилен, ≥з нанесенн¤м адреси отримувача та знак≥в поштовоњ сплати.

јдреса розм≥шуютьс¤ або з л≥вого, або з правого боку бланку, одразу п≥сл¤ рекв≥зит≥в.

1-ша стр≥чка - ≥м'¤ (≥н≥ц≥али) та пр≥звище адресата.

2-га стр≥чка - посада.

3-¤ стр≥чка - назва п≥дприЇмства, орган≥зац≥њ.

ƒал≥ поштова адреса.

ѕ≥сл¤ написанн¤ адреси окремою строкою вказують м≥сто в≥дправника, число, м≥с¤ць та р≥к.

ѕ≥сл¤ цього починаЇтьс¤ основна частина листа.

—тиль листа.

Ќе залежно в≥д зм≥сту, стиль д≥лового листа повинен носити доброзичливий, партнерський характер, в ¤кому б поЇднувались природн≥ етичн≥ норми людських в≥дносин та ≥нтереси справи, не п≥дкреслювались значим≥сть свого власного службового положенн¤.

¬сю кореспонденц≥ю можна под≥лити на:

‘ормальн≥ листи - п≥дготовлен≥ в≥д ≥мен≥ п≥дприЇмства, ф≥рми ≥нш≥й ф≥рм≥ та ¤к≥ нос¤ть оф≥ц≥йний характер.

Ќеформальн≥ листи - складаютьс¤ п≥сл¤ оф≥ц≥йного знайомства, п≥сл¤
встановленн¤ партнерських взаЇмов≥дносин роб≥тниками одного р≥вн¤
(наприклад, менеджером по збуту одн≥Їњ ф≥рми аналог≥чному
менеджеру ≥нш≥й ф≥рм≥) з пропозиц≥Їю про особисту зустр≥ч дл¤
обговоренн¤ д≥лових питань, обм≥ну ≥нформац≥Їю. Ќаприклад,
дл¤ формального листа характерне зверненн¤: ЂЎановний пан
–идуейї, у неформальному - Ђƒорогий ƒжонї.

ќсновний зм≥ст листа.

«м≥ст листа знаходитьс¤ у залежност≥ в≥д ц≥лей його написанн¤. ѕовинен в≥дпов≥дати вимогам:

- ¬р≥вноваженост≥.

-  раткост≥.

- ƒоступност≥ та однозначност≥ розум≥нн¤.

«верненн¤.

…ого в≥дсутн≥сть грубе порушенн¤ етикету. ” першому абзац≥ формуЇтьс¤ вступний компл≥мент (нав≥ть ¤кщо лист носить в ц≥лому негативний характер ≥ може св≥дчити про розрив подальшоњ кореспонденц≥њ):

- ¬иразити вд¤чн≥сть за лист

- ¬д¤чн≥сть за кроки, направленн≥ на взаЇмне сп≥вроб≥тництво. (в≥дпов≥дь на лист)

- ѕри¤зне пов≥домленн¤ про те, що адресат Ї в≥домим у своњй галуз≥ п≥дприЇмством (¤кщо лист уперше).

ѕ≥сл¤ вступного компл≥менту формуютьс¤ основн≥ положенн¤, що випливають з мети листа.

якщо строго ≥нформац≥йний лист про характер д≥¤льност≥ в≥дправника - стисло викладаЇтьс¤ ≥стор≥¤ виникненн¤, сутн≥сть д≥¤льност≥ у тепер≥шн≥й час (роль на ринку, статистичний матер≥ал, що не Ї комерц≥йною таЇмницею). ѕ≥сл¤ цього формулюЇтьс¤ пропозиц≥¤ про сп≥вроб≥тництво, продаж товар≥в, наданн¤ послуг.

’арактер в≥дпов≥д≥.

ћожлив≥ в≥дпов≥д≥ на поставленн≥ у лист≥ питанн¤, висловлюЇтьс¤ думка про можливост≥ подальшого сп≥вроб≥тництва або в≥дсутн≥сть такоњ можливост≥.

–еакц≥¤ на недружню акц≥ю ≥ноземного партнера - недотриманн¤ строк≥в платежу, невиконанн¤ повноважень - то вступний компл≥мент можна не писати.

ѕот≥м висловлюють нерозум≥нн¤ з приводу д≥й ≥ноземного партнера та жаль з приводу ц≥Їњ ситуац≥њ.

ЂЌа жаль вимушен≥ перервати наш≥ подальш≥ контактиї.

ЂЌа превеликий жаль це пот¤гне за собою необх≥дн≥сть зверненн¤ в судов≥ органиї.

” заключн≥й частин≥ д≥лового листа повинен м≥ститис¤ заключний компл≥мент.

“радиц≥йним Ї висловленн¤ над≥њ на подальше сп≥вроб≥тництво. .якщо лише встановленн¤ д≥лових контакт≥в - впевнен≥сть у тому, що пропозиц≥њ, викладенн≥ у лист≥, були ц≥кавими, над≥Їю на найшвидше отриманн¤ в≥дпов≥д≥ та встановленн¤ регул¤рних контакт≥в у майбутньому.

якщо носить негативний характер - можна сформулювати б≥льш абстрактн≥ш заключний компл≥мент: Ђќдночасно ми засв≥дчуЇмо про свою в≥дкрит≥сть дл¤ д≥лового сп≥вроб≥тництва у майбутньомуї.

1	2

Ќазва: ƒ≥лов≥ листи у зовн≥шньоеконом≥чн≥й д≥¤льност≥
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (3095 прочитано)