ƒ≥ловодство > «агальн≥ вимоги до орган≥зац≥њ д≥ловодства в установ≥

«агальн≥ вимоги до орган≥зац≥њ д≥ловодства в установ≥

ѕлан

‘ункц≥њ канцел¤р≥њ установи.

«авданн¤ служби д≥ловодства.

ќрган≥зац≥¤ прац≥ персоналу служби д≥ловодства.

1. –обота по документац≥йному обслуговуванню в установах та орган≥зац≥¤х зд≥йснюЇтьс¤ спец≥альною службою Ц канцел¤р≥Їю. ¬ невеликих установах цю функц≥ю виконуЇ секретар кер≥вника установи.

¬ ™ƒ—ƒ м≥ститьс¤ “ипове положенн¤ про канцел¤р≥ю, в ¤кому визначаютьс¤ основн≥ завданн¤ ≥ функц≥њ канцел¤р≥њ, права ≥ обовТ¤зки прац≥вник≥в.

ќсновн≥ функц≥њ канцел¤р≥њ установи:

прийом, реЇстрац≥¤, розпод≥л документ≥в ≥ доведенн¤ њх до виконавц≥в;

оформленн¤ ≥ в≥дправка вих≥дних документ≥в;

стенографуванн¤ ≥ друкуванн¤ документ≥в;

контроль за виконанн¤м документ≥в;

формуванн¤ справ ≥ здача њх в арх≥в;

збер≥ганн¤ ≥ забезпеченн¤ використанн¤ документ≥в;

методичне кер≥вництво службою документац≥њ у вс≥х структурних п≥дрозд≥лах;

п≥двищенн¤ квал≥ф≥кац≥њ прац≥вник≥в установи щодо роботи з документами;

контроль за веденн¤м операц≥й з документами.

2. ќсновними завданн¤ми служби д≥ловодства Ї встановленн¤ Їдиного пор¤дку роботи з документами в установ≥, документац≥йне забезпеченн¤ на основ≥ використанн¤ сучасноњ техн≥ки, автоматизованоњ технолог≥њ роботи з документами ≥ скороченн¤ к≥лькост≥ документ≥в.

 ≥льк≥сний склад прац≥вник≥в служби д≥ловодства визначаЇтьс¤ типовими нормами часу на роботи з д≥ловодного обслуговуванн¤, характером прац≥, обс¤гом документооб≥гу, а њх обовТ¤зки Ц посадовими ≥нструкц≥¤ми.

™дина номенклатура посад службовц≥в визначаЇ р¤д посад прац≥вник≥в д≥ловодства: начальник канцел¤р≥њ, пом≥чник кер≥вника установи, методист, заварх≥ву, арх≥вар≥ус, редактор, коректор, ≥нспектор, секретар, д≥ловод, стенограф≥стка, друкарка, експедитор, курТЇр та ≥н.

3. ѕравильна орган≥зац≥¤ прац≥ персоналу служби передбачаЇ:

оптимальну орган≥зац≥йну побудову служби;

виб≥р рац≥ональноњ системи д≥ловодства;

ч≥ткий розпод≥л функц≥й м≥ж прац≥вниками;

нормуванн¤ прац≥ кожного прац≥вника;

правильне визначенн¤ к≥льк≥сного складу прац≥вник≥в;

впровадженн¤ прогресивних метод≥в управл≥нн¤ персоналом;

застосуванн¤ обчислювальноњ техн≥ки;

рац≥ональну орган≥зац≥ю робочих м≥сць;

орган≥зац≥йне та методичне кер≥вництво д≥ловодством.

–обоче м≥сце кожного прац≥вника повинно бути орган≥зоване таким чином, щоб його розумов≥ та ф≥зичн≥ зусилл¤ спр¤мовувалис¤ на виконанн¤ службових обовТ¤зк≥в без перешкод та незручностей.

–обоче м≥сце Ц це зона прикладанн¤ прац≥, обладнана засобами оргтехн≥ки, ≥ншим необх≥дним приладд¤м, необх≥дним дл¤ найб≥льш ефективного виконанн¤ прац≥вником своњх обовТ¤зк≥в.

ѕ≥д час плануванн¤ та обладнанн¤ робочих м≥сць прац≥вника служби д≥ловодства необх≥дно:

встановлювати обладнанн¤, стилаж≥, шухл¤ди дл¤ документ≥в так, щоб ними було зручно користуватис¤;

розм≥щувати предмети та засоби прац≥ з урахуванн¤м операц≥й, що виконуютьс¤ без зайвих речей;

дл¤ матер≥ал≥в, ¤к≥ не вимагають терм≥новоњ обробки, передбачати спец≥альн≥ шухл¤ди чи в≥дд≥ленн¤; ¤кщо документи потребують подальшоњ обробки, њх потр≥бно розм≥щувати зг≥дно з номенклатурою справ дл¤ можливост≥ використанн¤ ≥ншими прац≥вниками;

розм≥щувати засоби оргтехн≥ки таким чином, щоб забезпечити автоматичне виконанн¤ операц≥й. ¬икористан≥ матер≥али складати так, щоб њх можна було безперешкодно знайти в раз≥ потреби.

 омплекти мебл≥в та засоби оргтехн≥ки включають: письмовий ст≥л, конторськ≥ шафи, приставн≥ столи, тумби дл¤ збер≥ганн¤ папер≥в, настольну картотеку, наб≥р канцел¤рського обладнанн¤, компТютер або друкарську машинку, зшивач≥, диктофон.

–обочий ст≥л прац≥вника служби д≥ловодства повинен бути обладнаний в≥дпов≥дно до його обовТ¤зк≥в засобами оргтехн≥ки, ¤к≥ полегшують ≥ прискорюють виконанн¤ окремих операц≥й.

«асоби оргтехн≥ки Ц телефон, ксерокс, ¤кими користуютьс¤ вс≥ сп≥вроб≥тники повинн≥ бути доступними кожному з них.

ѕредметом обладнанн¤ прим≥щень д≥ловодних п≥дрозд≥л≥в Ї також канцел¤рськ≥ шафи, де збер≥гаютьс¤ р≥зн≥ папери, бланки та канцел¤рське приладд¤. —ейфи необх≥дн≥ дл¤ збер≥ганн¤ печаток, штамп≥в та де¤ких службових документ≥в. ¬≥дкриваЇтьс¤ сейф лише в раз≥ потреби. ѕ≥сл¤ роботи сейф опечатуЇтьс¤.

¬ажливим Ї ≥ дотриманн¤ сан≥тарно-г≥г≥Їн≥чних умов:

температура в прим≥щенн≥ - + 18-22;

в≥дносна волог≥сть пов≥тр¤ Ц 50-60%;

швидк≥сть руху пов≥тр¤ Ц 0.1 м/с;

допустимий р≥вень шум≥в Ц 50 дцб.;

осв≥тлен≥сть 500 люкс.

ѕрац≥вникам, чи¤ прац¤ повТ¤зана з тривалим перебуванн¤м за робочим столом необх≥дно надавати 5-8 хв. перерви через кожн≥ дв≥ години.

1

Ќазва: «агальн≥ вимоги до орган≥зац≥њ д≥ловодства в установ≥
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (1847 прочитано)