ƒ≥ловодство > «агальн≥ вимоги до складанн¤ та оформленн¤ документ≥в.  ласиф≥кац≥¤ документ≥в

«агальн≥ вимоги до складанн¤ та оформленн¤ документ≥в.  ласиф≥кац≥¤ документ≥в

 ласиф≥кац≥¤ документ≥в

ƒокумент Ч основний вид д≥лового мовленн¤. ¬≥н ф≥к≠суЇ та передаЇ ≥нформац≥ю, п≥дтверджуЇ њњ достов≥рн≥сть, об'Їк≠тивн≥сть.

ƒокумент Ч це матер≥альний об'Їкт, що м≥стить у за≠ф≥ксованому вигл¤д≥ ≥нформац≥ю, оформлений у заведеному по≠р¤дку й маЇ в≥дпов≥дно до чинного законодавства юридичну силу.

ƒокументи виконують оф≥ц≥йну, д≥лову й оперативну функц≥њ, оск≥льки вони Ч писемний доказ, джерело в≥домостей дов≥дкового характеру.

¬≥дтворюють документи на папер≥, фотопл≥вц≥, магн≥тн≥й та перфостр≥чц≥, дискет≥, перфокарт≥.

” практичн≥й д≥¤льност≥ установ орган≥зац≥й ≥ п≥дприЇмств найчаст≥ше використовують текстов≥ документи, ≥нформац≥¤ ¤ких ф≥ксуЇтьс¤ рукописним, машинописним чи друкарським способом.

¬иди документ≥в визначають за такими ознаками:

найменуванн¤м Ч за¤ви, листи, телеграми, дов≥дки, службов≥ записки, ≥нструкц≥њ, протоколи та ≥н.;

походженн¤м Ч службов≥ (оф≥ц≥йн≥) й особист≥*

Х службов≥ документи створюютьс¤ орган≥зац≥¤ми, п≥дпри≠Їмствами та службовими особами, ¤к≥ њх представл¤ють. ¬они оформл¤ютьс¤ в установленому пор¤дку;

Х особист≥ документи створюють окрем≥ особи поза сферою њх службовоњ д≥¤льност≥; м≥сцем виникненн¤ Ч внутр≥шн≥ та зовн≥шн≥:

Х внутр≥шн≥ документи мають чинн≥сть лише всередин≥ т≥Їњ орган≥зац≥њ, установи чи п≥дприЇмства, де њх складено;

Х зовн≥шн≥ Ї результатом сп≥лкуванн¤ установи з ≥ншими ус≠тановами чи орган≥зац≥¤ми;

призначенн¤м Ч орган≥зац≥йн≥, розпор¤дч≥, дов≥дково-≥нфор≠мац≥йн≥, обл≥ково-ф≥нансов≥, господарсько-догов≥рн≥, щодо осо≠бового складу;

напр¤мком Ч вх≥дн≥ й вих≥дн≥;

формою Ч стандартн≥ (типов≥) й ≥ндив≥дуальн≥ (нестандартн≥):

Х стандартн≥ Ч це документи, ¤к≥ мають однакову форму та заповнюютьс¤ в певн≥й посл≥довност≥ й за суворо визна≠ченими правилами (типов≥ листи, типов≥ ≥нструкц≥њ, типов≥ положенн¤);

Х ≥ндив≥дуальн≥ документи створюютьс¤ в кожному конкрет≠ному випадку дл¤ розв'¤занн¤ окремих ситуац≥й, њх-друку≠ють або пишуть в≥д руки (протоколи, накази, за¤ви);

строками виконанн¤ Ч звичайн≥ безстроков≥, терм≥нов≥ й ду≠же терм≥нов≥:

Х звичайн≥ безстроков≥ Ц це так≥, ¤к≥ виконуютьс¤ в пор¤дку загальноњ черги;

Х терм≥нов≥ Ч з≥ встановленим строком виконанн¤. ƒо них , належать також документи, ¤к≥ Ї терм≥новими за способом в≥дправленн¤ (телеграма, телефонограма);

Х дуже терм≥нов≥ документи з позначенн¤м Ђдуже терм≥нової;

ступенем гласност≥ Ч секретн≥ й несекретн≥ (дл¤ службового користуванн¤). —екретн≥ документи мають угор≥ праворуч позначку Ђ—екретної. –озголошенн¤ зм≥сту такого документа призводить до крим≥нальноњ в≥дпов≥дальност≥;

стад≥¤ми створенн¤ Ч ориг≥нали, коп≥њ й виписки:

Х ориг≥нал Ч це основний вид документа, перший ≥ Їдиний його прим≥рник. ¬≥н маЇ п≥дпис кер≥вника установи й, у раз≥ потреби, зав≥рений штампом ≥ печаткою;

Х коп≥¤ Ч це точне в≥дтворенн¤ ориг≥налу. Ќа коп≥њ докумен≠та обов'¤зково робитьс¤ пом≥тка Ђ оп≥¤ї вгор≥ праворуч. Ћистуючись з п≥дприЇмствами, орган≥зац≥¤ми й установами, у справах завжди залишають потр≥бн≥ дл¤ дов≥док коп≥њ. “ак≥ коп≥њ звутьс¤ в≥дпуском. ќриг≥нал ≥ коп≥¤ мають однакову юридичну силу;

Х за потреби в≥дтворити не весь документ, а лише його час≠тину, робитьс¤ виписка (вит¤г);

Х ¤кщо документ загублено, видаЇтьс¤ його другий прим≥р≠ник Ч дубл≥кат. ёридичне ориг≥нал ≥ дубл≥кат р≥вноц≥нн≥;

складн≥стю Ч прост≥ (односкладов≥) й складн≥;

строками збер≥ганн¤ Ч пост≥йного, тривалого (понад 10 ро≠к≥в) ≥ тимчасового (до 10 рок≥в) збер≥ганн¤;

техн≥кою в≥дтворенн¤ Ч рукописн≥ й в≥дтворен≥ механ≥чним способом;

нос≥Їм ≥нформац≥њ Ч оформлен≥ на папер≥, диску, фотопл≥вц≥, магн≥тн≥й стр≥чц≥, перфостр≥чц≥.

ќрган≥зац≥¤ роботи з документами та д≥¤льн≥сть щодо њх ство≠ренн¤ називаютьс¤ д≥ловодством.

ќЅЋ≤ ќ¬ќ-‘≤ЌјЌ—ќ¬≤ ƒќ ”ћ≈Ќ“»

“аблиц¤

“аблиц¤ Чце перел≥к, зведенн¤ статистичних даних або ≥нших в≥домостей, розташованих у певному пор¤дку й за графами.

ћатер≥ал у таблиц≥ систематизований, на першому план≥ ви≠ступають цифри. ” таблиц¤х не використовуютьс¤ д≥Їсл≥вн≥ форми, присл≥вники. Ќайчаст≥ше вживаютьс¤ слова разом, усього, у тому числ≥.

“аблиц¤ складаЇтьс¤ з таких рекв≥зит≥в:

1) номера;

2) тематичного заголовка;

3) заголовноњ частини, ¤ка розм≥щуЇтьс¤ вгор≥ (розд≥лов≥ знаки в к≥нц≥ заголовк≥в ≥ п≥дзаголовк≥в не ставл¤тьс¤);

4) основноњ частини, що м≥стить графи й р¤дки;

5) прим≥тки (¤кщо вони Ї) винос¤тьс¤ в окрему колонку або за меж≥ таблиц≥.

“аблиц¤ маЇ бути компактною ≥ наочною.

«разок таблиц≥:

“аблиц¤ є 5

«атверджено вченою радою

факультету (вузу)_____________

ѕротокол є____ в≥д Ђ___ї _______ 1995 р.

ѕлан п≥дготовки кандидат≥в наук

на 1995Ч2000 роки __________факультету

ѕравопис складних прикметник≥в

—кладн≥ прикметники пишутьс¤ разом ≥ через деф≥с. –азом пишутьс¤:

1. —кладн≥ прикметники, утворен≥ в≥д .складних ≥менник≥в, що пишутьс¤ разом: л≥состеповий, рад≥оф≥зичний, самох≥дний.

2. —кладн≥ прикметники, утворен≥ в≥д сполученн¤ сл≥в, залеж≠них одне в≥д одного (п≥др¤дний зв'¤зок м≥ж словами):

а) в≥д прикметника з ≥менником: народногосподарський (на≠родне господарство), сх≥днослов'¤нський (сх≥дн≥ слов'¤ни);

б) в≥д числ≥вника з ≥менником: двадц¤типоверховий, п'¤тнадц¤тир≥чний (але: 125-р≥чний);

в) в≥д д≥Їслова з ≥менником: сталеплавильний, деревообробний, машинобуд≥вний;

г) в≥д присл≥вника з прикметником чи д≥Їприкметником: важ≠кохворий, вищеназваний, св≥жо зрубаний.

ѕрим≥тка. “ак≥ прикметники сл≥д в≥др≥зн¤ти в≥д словосполучень, що складаютьс¤ з присл≥вника та прикметника чи д≥Їприкметника: сусп≥льна корисний, сусп≥льна необх≥дний, ч≥тко виражений, р≥зко окреслений.

ѕрисл≥вник у таких словосполученн¤х пишетьс¤ окремо в≥д прикметника чи д≥Їприкметника тому, що в≥н лог≥чно наголошуЇтьс¤, Ї членом реченн¤.

3. —кладн≥ прикметники-терм≥ни: складносур¤дний, новогрець≠кий, др≥бнокал≥берний, геологорозв≥дувальний. „ерез деф≥с пишутьс¤:

1. —кладн≥ прикметники, утворен≥ в≥д складних ≥менник≥в, ¤к≥ пишутьс¤ через деф≥с: в≥це-президентський (в≥це-президент), унтер-оф≥церський (унтер-оф≥цер).

2. —кладн≥ прикметники, м≥ж частинами ¤ких встановлюЇтьс¤ сур¤дний зв'¤зок (можна поставити сполучник ≤): п≥вденно-сх≥дний, мовно-л≥тературний, навчально-виховний, масово-пол≥тичний.

3. —кладн≥ прикметники, що означають р≥зн≥ кольори або в≥д≠т≥нки кольор≥в: жовто-зелений, бл≥до-рожевий (але: жовтогар¤≠чий Ч один кол≥р), а також т≥, що виражають ¤к≥сть з додатковим в≥дт≥нком: кисло-солодкий, г≥ркувато-солоний.

4. —кладн≥ прикметники, перша основа ¤ких зак≥нчуЇтьс¤ на -ико (-≥ко): ≥сторико-культурний, механ≥ко-математичний.

5. —кладн≥ прикметники з першою частиною в≥йськова-, воЇнна-: в≥йськово-морський, воЇнно-стратег≥чний (але: в≥йсько≠возобов'¤заний, в≥йськовополонений).

6. —кладн≥ прикметники, в ¤ких перша складова частина не маЇ прикметникового суф≥кса, але за зм≥стом однор≥дна з другою час≠тиною й приЇднуЇтьс¤ до нењ за допомогою сполучного голосного о або е, м'¤со-молочний, крохмале-патоковий.

ѕрим≥тка. —кладн≥ прикметники цього типу, що виступають ¤к науков≥ терм≥ни, пишутьс¤ разом: зернобобов≥, головоног≥.

7. —кладн≥ прикметники, в ¤ких повторюютьс¤ т≥ сам≥ або спо≠р≥днен≥ слова з метою п≥дсиленн¤ значенн¤: б≥лий-б≥лий, давн≥й-прадавн≥й.

1	2

Ќазва: «агальн≥ вимоги до складанн¤ та оформленн¤ документ≥в.  ласиф≥кац≥¤ документ≥в
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (4684 прочитано)