ƒ≥ловодство >  адрове д≥ловодство

 адрове д≥ловодство

1. ¬имоги до орган≥зац≥њ кадрового д≥ловодства . —труктура документац≥њ кадр≥в.

2. ќсобов≥ справи.

3. Ќакази по кадрах.

4. ƒокументац≥¤ з трудових книжок.

5. ƒокументац≥¤ по в≥др¤дженн¤х.

1. ¬имоги до орган≥зац≥њ кадрового д≥ловодства

ќдн≥Їю з основних част≥ш спец≥ального д≥ловодства Ї кадрове д≥ловодство. ¬едетьс¤ воно за правилами та принципами, встановленими дл¤ загального д≥ловодства.

“ерм≥н "кадри" у переклад≥ з французькоњ означаЇ профес≥онали, ¤к≥ займаютьс¤ т≥Їю чи ≥ншою д≥¤льн≥стю, працею у т≥й чи ≥нш≥й систем≥, галуз≥, на тому чи ≥ншому п≥дприЇмств≥.

 адрове д≥ловодство визначаЇтьс¤ ¤к д≥¤льн≥сть, що охоплюЇ питанн¤ документуванн¤ та орган≥зац≥њ роботи з документами стосовно особового складу п≥дприЇмства (чи системи) з питань прийманн¤, переведенн¤, зв≥льненн¤, обл≥ку прац≥вник≥в тощо. ѕравильна орган≥зац≥¤ кадрового д≥ловодства маЇ велике значенн¤. —аме у кадрових службах громад¤ни укладають трудов≥й догов≥р, ознайомлюютьс¤ з правилами внутр≥шнього розпор¤дку, умовами прац≥, побуту, в≥дпочинку, перспективами профес≥йного зростанн¤.  адрова служба Ї дзеркалом установи, ≥ в≥д того, ¤к у н≥й орган≥зоване документац≥йне забезпеченн¤ управл≥нн¤, складаЇтьс¤ враженн¤ про установу в ц≥лому.

 адрове д≥ловодство ведетьс¤ у таких напр¤мах; 1. ќбл≥к особового складу установи та њњ п≥дрозд≥л≥в.

2. ѕ≥дготовка зв≥т≥в та необх≥дних дов≥док про переведенн¤ кадр≥в, розробка та виготовленн¤ необх≥дних форм та бланк≥в дл¤ цього.

3. ќбл≥к стану п≥дготовки, переп≥дготовки кадр≥в та зарахуванн¤ њх до резерву.

4. ќбл≥к та реЇстрац≥¤ надходженн¤ документ≥в, що стосуютьс¤ особового складу, контроль за њх виконанн¤м, насамперед виконанн¤ наказ≥в та розпор¤джень по кадрах.

5. ќрган≥зац≥¤ документооб≥гу дл¤ забезпеченн¤ оперативного ≥ ч≥ткого виконанн¤ та проходженн¤ документ≥в ≥ доручень кер≥вництва стосовно вс≥х напр¤м≥в роботи з кадрами, додержанн¤ загальних та специф≥чних дл¤ кадровоњ роботи правил складанн¤ та виконанн¤ документ≥в.

6. —кладанн¤ номенклатурних справ з кадрового д≥ловодства, њх оформленн¤ та веденн¤.

7. ѕ≥дготовка документ≥в з кадр≥в дл¤ передач≥ в арх≥в на збер≥ганн¤.

8. ћехан≥зац≥¤, автоматизац≥¤ ≥ комп'ютерна обробка даних з особового складу.

«б≥льшенн¤ обс¤г≥в виробництва, перебудова управл≥нн¤ економ≥кою викликали значне зб≥льшенн¤ обс¤гу ≥нформац≥њ у сфер≥ управл≥нн¤ кадрами. ўороку зростаЇ к≥льк≥сть службових документ≥в. ¬провадженн¤ њх машинноњ обробки у р¤д≥ служб великих п≥дприЇмств ≥ об'Їднань не скорочуЇ к≥льк≥сть персоналу. ƒл¤ вир≥шенн¤ ц≥Їњ проблеми потр≥бна правильна орган≥зац≥¤ та механ≥зац≥¤: обробки документ≥в, в≥д ¤коњ залежить ефективн≥сть процесу управл≥нн¤ кадрами. «начну част≥шу часу забираЇ документац≥йне обслуговуванн¤: попередн≥й розгл¤д, обл≥к, збер≥ганн¤, контроль тощо.

ќрган≥зац≥¤ прац≥ в кадрових службах передбачаЇ вир≥шенн¤ раду завдань, серед ¤ких:

ч≥тка орган≥зац≥йна побудова роботи д≥¤льност≥ та виб≥р найб≥льш рац≥ональноњ форми орган≥зац≥њ роботи з документами;

правильний розпод≥л функц≥й м≥ж окремими виконавц¤ми ≥ п≥дрозд≥лами, застосуванн¤ кращого досв≥ду та метод≥в веденн¤ д≥ловодства. ¬ир≥шенн¤ цього питанн¤ зд≥йснюЇтьс¤ шл¤хом розробки та впровадженн¤ нормативних документ≥в, посадових ≥нструкц≥й, стандарт≥в. ќсобливу увагу необх≥дно звернути на правильну розробку посадовоњ ≥нструкц≥њ ≥нспектора по кадрах;

визначенн¤ критер≥њв оц≥нки прац≥ сп≥вроб≥тник≥в, њх навантаженн¤;

п≥двищенн¤ квал≥ф≥кац≥њ та культури прац≥ персоналу кадровоњ

служби;

рац≥ональна орган≥зац≥¤ робочих м≥сць, забезпеченн¤ персональними ≈ќћ.

–обоче м≥сце кожного прац≥вника кадровоњ служби маЇ бути орган≥зоване таким чином, щоб розумов≥ та ф≥зичн≥ зусилл¤ спец≥ал≥ста спр¤мовувалис¤ на виконанн¤ його функц≥ональних обов'¤зк≥в без будь-¤ких перешкод.

–обоч≥ прим≥щенн¤ кадровоњ служби залежно в≥д характеру роб≥т умовно под≥л¤ють на так≥ зони:

1. управл≥нн¤ (робоч≥ прим≥щенн¤ заступника кер≥вника установи з роботи з кадрами, начальника в≥дд≥лу кадр≥в, начальника в≥дд≥лу п≥дготовки кадр≥в тощо);

2. робота з в≥дв≥дувачами (об'ЇднуЇ зону робочого м≥сц¤ ≥нспектора (референта) з кадр≥в ≥ зону в≥дв≥дувача, обладнану необх≥дним набором мебл≥в);

3. роботи з документами (тут знаход¤тьс¤ робоч≥ м≥сц¤ б≥льшост≥ сп≥вроб≥тник≥в кадровоњ служби, обладнан≥ вс≥м необх≥дним дл¤ одержанн¤ ≥нформац≥њ, њњ обробки, збер≥ганн¤ та видач≥ документ≥в та матер≥ал≥в);

4. оч≥куванн¤ (тут в≥дв≥дувач≥ чекають прийому ≥ одночасно можуть отримати первинну ≥нформац≥ю про п≥дприЇмство, в раз≥ необх≥дност≥ заповнити формул¤ри кадрових документ≥в);

5. збер≥ганн¤ документ≥в (тут збер≥гаютьс¤ картотеки, особов≥ справи та трудов≥ книжки прац≥вник≥в, зв≥ти про стан роботи з кадрами тощо).

як св≥дчать розрахунки, оптимальний розм≥р прим≥щень кадровоњ служби на п≥дприЇмств≥ з к≥льк≥стю працюючих до 2,5 тис. чолов≥к становить близько 150 кв. метр≥в.

”мови прац≥ - це сукупн≥сть фактор≥в виробничого середовища, що впливають на здоров'¤ та працездатн≥сть людини у процес≥ прац≥. ÷е передус≥м сан≥тарно-г≥г≥Їн≥чн≥ умови (осв≥тленн¤, тиша, температура, волог≥сть) та комплект мебл≥в ≥ засоб≥в оргтехн≥ки дл¤ робочих м≥сць (письмов≥ столи, столи-приставки дл¤ персональних ≈ќћ, кр≥сла, картотека, канцел¤рськ≥ предмети, телефонн≥ апарати, факс, ксерокс тощо).

ќбладнанн¤ робочих м≥сць сп≥вроб≥тник≥в кадровоњ служби маЇ зд≥йснюватис¤ в≥дпов≥дно до посадових категор≥й та ≥нструкц≥й. –екомендуЇтьс¤ врахувати так≥ вимоги:

1. ¬становлювати мебл≥, обладнанн¤, полиц≥ дл¤ документ≥в так, щоб ними можна було зручно користуватись.

2. –озташовувати предмети та засоби прац≥ з урахуванн¤м виконуваних операц≥й.

3. ћатер≥али, котр≥ не потребують терм≥новоњ обробки, збер≥гати у спец≥альних папках. якщо документи потребують подальшоњ обробки, складати њх у м≥сц¤, доступн≥ ≥ншим сп≥вроб≥тникам.

4. «асоби малоњ оргтехн≥ки варто розташовувати у визначених м≥сц¤х, щоб добитись автоматизму рух≥в. ћатер≥али, котр≥ пост≥йно використовуютьс¤, розм≥щувати так, щоб њх можна було легко знайти.

5. ƒл¤ швидкого та безпомилкового знаходженн¤ документ≥в використовувати швидкозшивач≥ р≥зних кольор≥в.

¬икористанн¤ спец≥альних мебл≥в в≥д≥граЇ важливу роль у пол≥пшенн≥ робочих м≥сць прац≥вник≥в д≥ловодства, спри¤Ї п≥двищенню продуктивност≥ њх прац≥.

ƒл¤ роботи ≥нспектора в≥дд≥лу кадр≥в необх≥дних письмовий ст≥л. «вичайно використовують двотумбов≥ столи 78 см заввишки та розм≥рами поверхн≥ 78x156 см. Ѕоков≥ тумби можуть бути обладнан≥ пристосуванн¤м дл¤ збер≥ганн¤ картотеки. –обочий ст≥л мусить бути обладнаний необх≥дними засобами оргтехн≥ки. ” верхньому л≥вому ¤щику столу повинна знаходитись касета з клейкою стр≥чкою, зшивач, пристр≥й дл¤ др≥бних канцел¤рських предмет≥в. ” правому верхньому ¤щику можна розм≥стити реЇстрац≥йну чи контрольну картотеку.

ƒл¤ того, щоб правильно ≥ вчасно прийн¤ти р≥шенн¤ з будь-¤кого питанн¤ кер≥внику установи необх≥дно волод≥ти ≥нформац≥Їю про стан особового складу та рух кадр≥в. „≥тка орган≥зац≥¤ обл≥ку особового складу Ї необх≥дною передумовою усп≥шноњ анал≥тичноњ ≥ оперативноњ роботи з кадрами.

ќбл≥к кадр≥в ведетьс¤ на вс≥х п≥дприЇмствах, в установах, орган≥зац≥¤х ус≥х форм власност≥, ¤к≥ мають право самост≥йно зд≥йснювати прийн¤тт¤ та зв≥льненн¤ прац≥вник≥в. ќбл≥ку п≥дл¤гають прац≥вники ус≥х категор≥й незалежно в≥д характеру роботи чи посади.

Ѕезпосередньо орган≥зац≥¤ обл≥ку кадр≥в покладаЇтьс¤ на в≥дд≥л кадр≥в, ≥нспектора з кадр≥в, персонал-менеджера, секретар¤ чи ≥ншого сп≥вроб≥тника, ¤кий призначаЇтьс¤ наказом кер≥вника чи власника п≥дприЇмства, установи, орган≥зац≥њ залежно в≥д к≥лькост≥ особового складу.

ќбл≥к кадр≥в маЇ забезпечувати достов≥рн≥ в≥домост≥:

про к≥льк≥сть прац≥вник≥в за категор≥¤ми, профес≥¤ми, квал≥ф≥кац≥Їю, осв≥тою, стажем роботи, статтю, в≥ком та ≥ншими ознаками;

про зм≥ну к≥лькост≥ ≥ складу прац≥вник≥в в установ≥ у ц≥лому та њњ п≥дрозд≥лах, а також про причини цих зм≥н;

про стан роботи з п≥двищенн¤ квал≥ф≥кац≥њ, п≥дготовки та переп≥дготовки кадр≥в за фахом та категор≥¤ми;

про к≥льк≥сний та ¤к≥сний склад кадр≥в, просуванн¤ молодих прац≥вник≥в;

про стан п≥дготовки та стажуванн¤ ос≥б, зарахованих до резерву, тощо.

ћожлив≥сть одержанн¤ згаданих та ≥нших даних про особовий склад забезпечуЇтьс¤ веденн¤м кадровою службою в≥дпов≥дноњ документац≥њ.

ƒокументац≥¤ з особового складу утворюЇтьс¤ ¤к результат роботи з кадрами п≥дприЇмства, установи, орган≥зац≥њ (њх п≥дб≥р, переведенн¤, п≥дготовка, переп≥дготовка та вихованн¤). ’арактеризуЇ правов≥, трудов≥ та службов≥ взаЇмов≥дносини окремоњ особи з установою. ¬иникаЇ ц¤ документац≥¤ разом з по¤вою людини на св≥т ≥ супроводжуЇ њњ все житт¤.

” документац≥њ з особового складу в≥дображуЇтьс¤ д≥¤льн≥сть установи з гопань обл≥ку, прийн¤тт¤, переведенн¤, п≥дготовки, переп≥дготовки, атестац≥њ, нагородженн¤ ≥ пенс≥йного забезпеченн¤ кадр≥в тощо. —лужбов≥ документи з особового складу Ї п≥дставою дл¤ наданн¤ громад¤нам документ≥в, що засв≥дчують њх особу, посаду, фах, а також основою дл¤ одержанн¤ п≥льг, стипенд≥й, пенс≥й чи ≥ншоњ ф≥нансовоњ допомога.

ƒокументац≥¤ з особового складу використовуЇтьс¤ у дов≥дкових справах. ћ≥льйони громад¤н, практично усе працююче населенн¤, не раз ≥ не два звертаютьс¤ за дов≥дкою чи ≥ншим документом. ќсобливо зростаЇ значущ≥сть документац≥њ з особового складу у час виходу прац≥вника на пенс≥ю.

1	2	3	4

Ќазва:  адрове д≥ловодство
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (15219 прочитано)