ƒ≥ловодство > –екв≥зити документ≥в

–екв≥зити документ≥в

¬ступ.

«начна частина управл≥нських функц≥й не т≥льки зд≥йсню≠Їтьс¤ за допомогою докумен≠т≥в, а й знаходить тут своЇ в≥дображенн¤. ƒо кожного з них ставл¤тьс¤ певн≥ вимоги: в≥дпов≥дн≥сть до свого призначен≠н¤, достов≥рн≥сть ≥ юридична сила, ч≥тка структура та зручн≥сть в обробц≥.

¬ажливе завданн¤ нин≥шнього етапу Ч спрощенн¤ ро≠боти з документами, прискоренн¤ њх складанн¤ та оформ≠ленн¤. ÷≥й мет≥ служили затверджен≥ стандарти системи орган≥зац≥йно-розпод≥льчоњ документац≥њ: √ќ—“ 6.38-72 (ќсновн≥ положенн¤) та √ќ—“ 6.39-72 (‘ормул¤р-зразок). ѕостановою ƒержком≥тету стандарт≥в —–—– в≥д 27.03.90 є 622 зам≥сть цих √ќ—“≥в введено в д≥ю з 01.01.91 √ќ—“ 6.38-90*. ¬≥н ¤вл¤Ї собою Їдин≥, науково об≠грунтован≥ правила п≥дготовки та оформленн¤ документ≥в. ¬веденн¤ таких правил створюЇ необх≥дн≥ передумови дл¤ б≥льш детальноњ ун≥ф≥кац≥њ документ≥в, що у свою чергу буде спри¤ти використанню њх в автоматизованих системах уп≠равл≥нн¤.

—тандарти встановлюють найб≥льш загальн≥ правила складанн¤ документ≥в, а також регламентують машинопис≠не оформленн¤ њх окремих рекв≥зит≥в. ќрган≥зац≥йно-розпо≠р¤дча документац≥¤ розвивалас¤ п≥встол≥тт¤ стих≥йно, що пот¤гло за собою виникненн¤ безл≥ч≥ вид≥в ≥ р≥зновид≥в до≠кумент≥в, використанн¤ р≥зних вар≥ант≥в оформленн¤ окре≠мих рекв≥зит≥в. “ому вона особливо потребувала стандар≠тизац≥њ.

ѕрийн¤тий стандарт вносить де¤к≥ доповненн¤ та зм≥≠ни у ран≥ше встановлен≥ правила, по-≥ншому розв'¤зуЇ де √ќ—“ 6.38-90. ”нифицированные системы документации, системы организационно-распор¤дительной документации, тре≠бовани¤ к оформлению документов. Ч ћ.: »зд-во стандартов, 1990.

¤к≥ питанн¤ складанн¤ та оформленн¤ документ≥в. √ќ—“ 6.39-90 м≥стить р¤д нових вимог до оформленн¤ окремих рекв≥зит≥в, зм≥нен≥ розм≥ри пол≥в та ≥н.

–екв≥зитами називають елементи, з ¤ких складаютьс¤ документи. —укупн≥сть рекв≥зит≥в ≥ становить формул¤р до≠кумент≥в. ¬≥н залежить в≥д його призначенн¤, конкретного зм≥сту. ƒо елемент≥в документ≥в належать дата, п≥дпис, адре≠са, заголовок та ≥н., а також текст.

ќрган≥зац≥йно-розпор¤дч≥ документи повинн≥ склада≠тис¤ у сувор≥й в≥дпов≥дност≥ до √ќ—“у.

 ≥льк≥сть ознак, тобто рекв≥зит≥в, р≥зна ≥ визначаЇтьс¤ документом, його видом, зм≥стом. √ќ—“ 6.38-90 встановлюЇ максимальний склад рекв≥зит≥в ≥ пор¤док њх розташуванн¤.

‘ормул¤р-зразок орган≥зац≥йно-розпор¤дчих документ≥в.

ƒл¤ виготовленн¤ будь-¤кого з орган≥зац≥йно-розпор¤дчих до≠кумент≥в необх≥дно засвоњти правила формул¤ра-зразка.

‘ќ–ћ”Ћя–-«–ј«ќ  Ч це модель побудови форми документа, ¤ка встановлюЇ галузь використанн¤, формати, розм≥ри берег≥в, вимоги до побудови конструкц≥йноњ с≥тки та основн≥ рекв≥зити (ƒ—“” 2732- 94) (рис. 1- 3).

–екв≥зити Ч це сукупн≥сть обов'¤зкових даних у документ≥, без ¤ких в≥н не може бути п≥дставою дл¤ обл≥ку й не маЇ юридичноњ сили.

ѕри оформл¤нн≥ орган≥зац≥йно-розпор¤дчих документ≥в вико≠ристовуЇтьс¤ такий склад рекв≥зит≥в:

1 Ч ƒержавний герб;

2 Ч емблема орган≥зац≥њ;

3 Ч зображенн¤ нагород;

4 Ч код орган≥зац≥њ;

5 Ч код документа;

6 Ч назва м≥н≥стерства чи в≥домства;

7 Ч назва п≥дприЇмства (установи, орган≥зац≥њ, ф≥рми);

8 Ч назва структурного п≥дрозд≥лу; ,

9 Ч ≥ндекс п≥дприЇмства зв'¤зку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер “елефону, номер рахунку в банку;

10 Ч назва виду документа;

11 Ч дата;

12 Ч ≥ндекс (вих≥дний номер документа);

13 Ч посиланн¤ на ≥ндекс та дату вх≥дного документа;

14 Ч м≥сце складанн¤ чи виданн¤;

15 Ч гриф обмеженн¤ доступу до документа;

16 Ч адресат;

17 Ч гриф затвердженн¤;

18 Ч резолюц≥¤;

19 Ч заголовок до тексту;

20 Ч позначка про контроль;

21 Ч текст;

22 Ч позначка про на¤вн≥сть додатка;

23 Ч п≥дпис;

24 Ч гриф погодженн¤;

25 Ч в≥зи;

26 Ч в≥дбиток печатки;

27 Ч позначка про зав≥ренн¤ коп≥њ;

28 Ч пр≥звище виконавц¤ та номер його телефону;

29 Ч позначка про виконанн¤ документа та направленн¤ його до справи;

30 Ч позначка про перенесенн¤ даних на машинний нос≥й;

31 Ч позначка про надходженн¤.

–екв≥зити бувають: Х пост≥йн≥; Х зм≥нн≥.

ѕост≥йн≥ рекв≥зити нанос¤ть, коли виготовл¤ють ун≥ф≥ковану форму чи бланк документа, а зм≥нн≥ Ч п≥д час його складанн¤.

 ожний ≥з рекв≥зит≥в маЇ свою довжину, визначену у формул¤р≥-зразку. ƒовжина рекв≥зиту Ч це к≥льк≥сть граф≥чних знак≥в та проб≥л≥в, потр≥бна дл¤ запису рекв≥зиту на документ≥.

ƒл¤ б≥льш ч≥ткого засвоЇнн¤ правил формул¤ра-зразка ќ–ƒ на рис. 4 показано фактичне розташуванн¤ рекв≥зит≥в (позначено циф≠рами в кружечках), а також наведено зразки документ≥в (служ≠бовий лист виготовлено на бланков≥ формату ј5, а вит¤г з про≠токолу Ч на чистому аркуш≥ паперу формату ј4 зг≥дно з √ќ—“ 6.38Ч 90 Ђ—истема организационно-распор¤дительной доку≠ментации. “ребовани¤ к оформлению документовї).

‘ормул¤р-зразок ќ–ƒ визначаЇ робочу площу та береги доку≠мента (на рис. 4 береги заштриховано).

–обоча площа документа Ч це площа ун≥ф≥кованоњ форми чи бланка документа, призначена дл¤ заповненн¤ основними рекв≥≠зитами.

Ѕереги документа Ч це площ≥, призначен≥ дл¤ закр≥пленн¤ до≠кумента в техн≥чних засобах збер≥ганн¤, а також дл¤ нанесенн¤ спец≥альних позначок та зображень.

√ќ—“ 6.38Ч 90 (в≥дпов≥дно до √ќ—“ 9327Ч 60 ЂЅумага и издели¤ из бумаги. ѕотребительские форматыї) встановлюЇ два формати паперу дл¤ виготовленн¤ службових документ≥в: ј4 (210 х 297 мм) та ј5 (210 х 148 мм).

” √ќ—“ 6.38Ч90 встановлено так≥ розм≥ри берег≥в формул¤ра-зразка:

Х л≥вого Ч 20 мм (8 проб≥л≥в);

Х правого Ч не менше н≥ж 8 мм (3Ч4 проб≥ли);

Х верхнього Ч не менше н≥ж 10 мм (3Ч4 ≥нтервали);

Х нижнього Ч не менше н≥ж 8 мм (2Ч4 ≥нтервали).

ќднак на практиц≥ здеб≥льшого дотримуютьс¤ розм≥р≥в берег≥в в≥дпов≥дно до старого √ќ—“ 6.39Ч 72 Ђ”нифицированные системы документации. —истема организационно-распор¤дительной доку≠ментации. ‘ормул¤р-образецї:

Х л≥вого Ч 35 мм (13 проб≥л≥в);

Х правого Ч не менше н≥ж 8 мм (3Ч4 проб≥ли);

Х верхнього Ч 20 мм (4Ч 5 ≥нтервал≥в);

Х нижнього Ч не менше н≥ж 19 мм (дл¤ формату ј4); не менше н≥ж 16 мм (дл¤ формату ј5).

Ћ≥вий берег призначено дл¤ нанесенн¤ рекв≥зит≥в 2, 20, а також дл¤ закр≥пленн¤ документа в техн≥чних засобах збер≥ганн¤; правий берег Ч це резерв, залишений задл¤ збереженн¤ тексту документа; верхн≥й берег призначено дл¤ проставл¤нн¤ стор≥нок, нанесенн¤ рекв≥зит≥в 1, 4, 5; нижн≥й Ч дл¤ нанесенн¤ рекв≥зит≥в 29, 30, 31.

якщо документ оформл¤ють також ≥ на зворот≥ аркуша (терм≥н збер≥ганн¤ такого документа маЇ становити не б≥льше н≥ж 3 роки), то л≥вий ≥ правий береги на зворот≥ в≥дпов≥дно м≥н¤ютьс¤ м≥сц¤ми (л≥вий Ч 8 мм, правий Ч 20 мм), а верхн≥й ≥ нижн≥й Ч залишаютьс¤ без зм≥н.

” документах, що виготовл¤ютьс¤ на аркушах формату ј4 ≥ зм≥стова частина ¤ких маЇ вигл¤д табличних форм, допускаЇтьс¤ розм≥щенн¤ основних рекв≥зит≥в паралельно довг≥й сторон≥ аркуша (див. рис. 2).

Ќа рис. 1Ч4 штриховими л≥н≥¤ми позначено меж≥ рекв≥зит≥в, що зм≥нюютьс¤ в передбачених стандартом випадках (номери рекв≥≠зит≥в позначено цифрами в кружечках).

ќформл¤ючи конкретний документ, застосовують не вс≥ рекв≥≠зити, а лише т≥, ¤к≥ необх≥дн≥ при виготовленн≥ документ≥в цього типу ≥ вважаютьс¤ обов'¤зковими в≥дпов≥дно до юридичних вимог.

«г≥дно з √ќ—“ 6.38Ч90 допускаЇтьс¤ розм≥щенн¤ рекв≥зиту « на площ≥, що в≥дводитьс¤ дл¤ рекв≥зиту 6, ¤кий, в≥дпов≥дно, роз≠ташовують нижче в≥д рекв≥зиту 3.

–екв≥зит 2 розташовують на р≥вн≥ рекв≥зиту 7 (на л≥вому берез≥).

якщо обс¤г рекв≥зиту 16 або 17 завеликий, то рекв≥зит 18 можна писати на будь-¤к≥й в≥льн≥й площ≥ робочого пол¤ першоњ стор≥нки ƒокумента.

” багатостор≥нкових документах рекв≥зити 22Ч 28, 30 простав≠л¤ють на останн≥й стор≥нц≥ на площ≥, в≥дведен≥й формул¤ром-зразком.

–екв≥зит 25 оформл¤ють вище за рекв≥зит 24.

–екв≥зити документ≥в та њх оформленн¤.

ƒержавний герб - розташовуЇтьс¤ посередин≥ бланка або у кутку над серединою р¤дка з назвою орган≥зац≥њ.

≈мблема орган≥зац≥њ чи п≥дприЇмства - розм≥щуЇтьс¤ пор¤д з назвою орга≠н≥зац≥њ. як емблему можна викорис≠товувати товарний знак, зареЇстрований у встановленому пор¤дку.

«ображенн¤ держав≠них нагород - розташовуЇтьс¤ у верхньому л≥вому кутку або посередин≥ документа.

 од п≥дприЇмства, установи, орган≥зац≥њ - розташовуЇтьс¤ у верхньому правому кутку.

 од форми докумен≠та - розташовуЇтьс¤ у верхньому правому кутку п≥д кодом п≥дприЇмства, орган≥≠зац≥њ, установи.

Ќазва м≥н≥стерства або в≥домства, ¤кому п≥дпор¤дковуЇтьс¤ установа - розташовуЇтьс¤ у верхньому л≥вому кутку або посередин≥ стор≥нки.

1	2	3

Ќазва: –екв≥зити документ≥в
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (4799 прочитано)