ƒ≥ловодство > —кладанн¤ й оформленн¤ службових документ≥в

—кладанн¤ й оформленн¤ службових документ≥в

ќснову документац≥йного забезпеченн¤ д≥¤льност≥ будь-¤кого п≥дприЇмства становл¤ть орган≥зац≥йн≥, розпор¤дч≥ й дов≥дково-≥н≠формац≥йн≥ документи. ќрган≥зац≥йн≥ документи (статути, положен≠н¤, ≥нструкц≥њ, правила) на тривал≥ строки закр≥плюють ≥ регламенту≠ють структуру, завданн¤, функц≥њ, обов'¤зки, права й в≥дпов≥даль≠н≥сть орган≥в управл≥нн¤ та спец≥ал≥ст≥в п≥дприЇмства. ÷≥ документи, що створюютьс¤ на п≥дприЇмствах, в установах, орган≥зац≥¤х, ф≥р≠мах, разом ≥з нормативно-правовим й, розпор¤дчими, дов≥дково-≥н≠формац≥йними й документами колег≥альних орган≥в можна умовно в≥днести до документац≥њ ≥з питань загальноњ д≥¤льност≥.

—“ј“”“»

—“ј“”“ Ч це юридичний акт, ¤ким оформл¤Їтьс¤ утворенн¤ п≥дприЇмства, орган≥зац≥њ, установи, ф≥рми, визначаютьс¤ њхн¤ структура, функц≥њ, правовий статус, взаЇмов≥дносини з ≥ншими п≥дприЇмствами, орган≥зац≥¤ми, установами, ф≥рмами чи ф≥зичними особами тощо.

—татут п≥сл¤ затвердженн¤ повноважним органом передають на реЇстрац≥ю до в≥дпов≥дних державних орган≥в [дл¤ товариств з обме≠женою в≥дпов≥дальн≥стю (TOB), приватних (ѕѕ) ≥ малих (ћѕ) п≥д≠приЇмств таким органом Ї районна державна адм≥н≥страц≥¤ за м≥сцем юридичноњ адреси, вказаноњ в статут≥], де п≥дприЇмству видаЇтьс¤ св≥доцтво про реЇстрац≥ю ≥з зазначенн¤м реЇстрац≥йного номера та юридичноњ адреси.

Ћише п≥сл¤ реЇстрац≥њ п≥дприЇмство маЇ право розпочати свою д≥¤льн≥сть.

—татути бувають типов≥ (розробл¤ютьс¤ дл¤ однотипних п≥дпри≠Їмств) та ≥ндив≥дуальн≥ (створюютьс¤ на п≥дстав≥ типових конкрети≠зац≥Їю њх).

ƒл¤ ч≥ткого викладенн¤ зм≥сту статуту й кращого сприйн¤тт¤ тексту його под≥л¤ють на розд≥ли (статт≥), п≥дрозд≥ли, пункти, п≥дпункти, котр≥ нумерують арабськими цифрами.

–озгл¤немо статут суб'Їкта п≥дприЇмницькоњ д≥¤льност≥.

- –≈ ¬≤«»“» —“ј“”“”:

- назва товариства (може поЇднуватис¤ з назвою виду доку≠мента);

- назва виду документа (—“ј“”“);

- гриф затвердженн¤;

- позначка про реЇстрац≥ю;

- м≥сце складанн¤ чи виданн¤, р≥к.

”с≥ зазначен≥ вище рекв≥зити, ¤к правило, оформл¤ють на окре≠мому аркуш≥ паперу Ч титульн≥й стор≥нц≥.

Ќа подальших аркушах оформл¤ють текст статуту, ¤кий може мати так≥ розд≥ли:

1. «агальн≥ положенн¤

2. ÷≥л≥ й предмет д≥¤льност≥

3. ‘онди товариства

4. «овн≥шньоеконом≥чна д≥¤льн≥сть

5. ѕрава та обов'¤зки засновник≥в

6. ѕор¤док розпод≥лу прибутк≥в ≥ в≥дшкодуванн¤ збитк≥в товариства

ћайно товариства

‘орс-мажор

«м≥ни законодавства

10. ќргани управл≥нн¤ товариства

11. –еорган≥зац≥¤ та л≥кв≥дац≥¤ товариства

12. Ќабутт¤ —татутом чинност≥, зм≥ни й доповненн¤ до —татуту та ≥н.

«м≥ст статуту маЇ бути пост≥йно ≥стинним, тобто в раз≥ потреби в нього сл≥д уносити доповненн¤ та зм≥ни. ћета створенн¤ й д≥¤ль≠н≥сть п≥дприЇмства, зазначен≥ в статут≥, не повинн≥ суперечити чин≠ним законам ”крањни та ≥ншим державним нормативно-правовим актам.

—татути оформл¤ють на аркушах паперу формату A4 друкарським способом.

”с≥ аркуш≥ зшивають, прошнуровують ≥ скр≥плюють печатками.

—татут не належить до секретних документ≥в ≥ не м≥стить таЇмноњ ≥нформац≥њ. …ого повинн≥ надавати на вимогу рев≥з≥йним ком≥с≥¤м, ƒержавним контролюючим органам, представникам судових ≥ сл≥д≠чих орган≥в, податковоњ ≥нспекц≥њ, партнерам по б≥знесу та ≥н.

—татути слугують п≥дставою дл¤ розробки положень, правил та ≥нших документ≥в, що створюютьс¤ на п≥дприЇмствах.

ѕќЋќ∆≈ЌЌя

ѕќЋќ∆≈ЌЌяЧ це правовий акт, що визначаЇ пор¤док утворен≠н¤, права, обов'¤зки й орган≥зац≥ю роботи п≥дприЇмств, орган≥зац≥й, установ, ф≥рм, њхн≥х структурних п≥дрозд≥л≥в, а також п≥дпор¤дко≠ваних њм п≥дприЇмств, орган≥зац≥й, установ, ф≥рм.

«а зм≥стом розр≥зн¤ють так≥ положенн¤: Х про п≥дприЇмства, орган≥зац≥њ, установи, ф≥рми, заклади й т. д., њхн≥ структурн≥ п≥дрозд≥≠ли Ч ком≥с≥њ, бюро, групи тощо (дод. 9) з регламентац≥Їю пор¤дку њх утворенн¤, структури, функц≥й, компетенц≥њ, обов'¤зк≥в та орган≥за≠ц≥њ роботи; Х що регулюють сукупн≥сть орган≥зац≥йних, трудових та ≥нших в≥дносин ≥з конкретного питанн¤; Х про орган≥зац≥ю й прове≠денн¤ р≥зних заход≥в Ч культурно- й спортивно-масових, конкурс≥в, огл¤д≥в тощо; структуру й зм≥ст таких положень визначають уста≠нови, ¤к≥ Ї орган≥заторами заход≥в.

«а виготовленн¤м положенн¤ бувають типов≥ та ≥ндив≥дуальн≥. “ипов≥ положенн¤ розробл¤ють вищ≥ органи дл¤ системи п≥дпри≠Їмств, орган≥зац≥й, установ, ф≥рм, а ≥ндив≥дуальн≥ Ч створюютьс¤ за вказ≥вкою кер≥вництва на п≥дстав≥ типових положень безпосередньо на п≥дприЇмствах, в установах, орган≥зац≥¤х, ф≥рмах. ѕроект положенн¤ п≥дписуЇ кер≥вник структурного п≥дрозд≥лу, а затверджуЇ кер≥вник вищого рангу, ¤кому безпосередньо п≥дпор¤д≠ковуЇтьс¤ даний п≥дрозд≥л. Ќа другому прим≥рнику в раз≥ потреби оформл¤ють рекв≥зити погодженн¤ й позначку про виконавц¤.

ѕоложенн¤ про п≥дприЇмство затверджуЇтьс¤ розпор¤дчим доку≠ментом вищого органу.

ѕоложенн¤ набуваЇ чинност≥ з дн¤ його затвердженн¤ (або дати, зазначеноњ в розпор¤дчому документ≥, ¤ким затверджено положен≠н¤).

ѕоложенн¤ оформл¤ють на загальних або спец≥альних бланках формату A4. якщо положенн¤ не виходить за меж≥ п≥дприЇмства, то його можна оформл¤ти на чистих аркушах паперу.

«аголовок до тексту може поЇднуватис¤ з назвою виду документа, наприклад: Ђѕоложенн¤ про психолог≥чну службу системи осв≥ти ”крањниї, Ђѕоложенн¤ про ћ≥н≥стерство ф≥нанс≥в ”крањниї.

“екст положенн¤, ¤к правило, под≥л¤ють на розд≥ли, кожен з ¤ких може мати п≥дрозд≥ли, пункти, п≥дпункти, котр≥ нумерують арабськими цифрами. ≤нод≥ в текст≥ зазначають лише пункти.

≤Ќ—“–” ÷≤ѓ

≤Ќ—“–” ÷≤я Ч це правовий документ, ¤ким визначаютьс¤ пра≠вила, що регулюють орган≥зац≥йн≥, науково-техн≥чн≥, технолог≥чн≥, ф≥нансов≥ та ≥нш≥ спец≥альн≥ аспекти д≥¤льност≥ установ, орган≥зац≥й, п≥дприЇмств (њхн≥х п≥дрозд≥л≥в ≥ служб), посадових ос≥б та громад¤н.

”с≥ ≥нструкц≥њ можна под≥лити на дв≥ основн≥ групи:

Х так≥, що регламентують пор¤док зд≥йсненн¤ ¤когось процесу к≥лькома виконавц¤ми (п≥дрозд≥лами чи посадовими особами), на≠приклад: Ђ≤нструкц≥¤ про пор¤док веденн¤ трудових книжок на п≥дприЇмствах, в установах та орган≥зац≥¤хї, Ђ≤нструк≠ц≥¤ про роботу з документами, що мають гриф обмеженн¤ доступуї, Ђ≤нструкц≥¤ про роботу з листами й за¤вами громад¤нї, Ђ≤нструкц≥¤ про пор¤док добору й передаванн¤ секретних документ≥в на арх≥вне збер≥ганн¤ї (дод. 10) тощо;

Х посадов≥.

√отують ≥нструкц≥ю не менш ¤к у двох прим≥рниках (на другому прим≥рнику оформл¤ють рекв≥зити погодженн¤) на загальному чи спец≥альному бланку або на чистих аркушах паперу (¤кщо ≥нструкц≥¤ не виходить за меж≥ п≥дприЇмства) формату A4.

- –≈ ¬≤«»“» ≤Ќ—“–” ÷≤ѓ:

10 Ч назва виду документа (≥нструкц≥¤, посадова ≥нструк≠ц≥¤);

11 Чдата (зазначають дату п≥дписанн¤);

12 Ч ≥ндекс;

14 Ч м≥сце складанн¤ чи виданн¤;

17 Ч гриф затвердженн¤;

19 Ч заголовок до тексту (маЇ ч≥тко визначати коло питань, об'Їкт≥в та ос≥б, на ¤к≥ поширюютьс¤ вимоги ≥нструкц≥њ, й може входити в назву виду документа, наприклад, Ђпосадова ≥нструкц≥¤ ≥нспектору з обл≥ку й реЇстрац≥њ лист≥в громад¤нї, Ђ≤Ќ—“–” ÷≤я з д≥ловодстваї;

21 Ч текст;

- Ч позначка про те, що дана ≥нструкц≥¤ Ї додатком до розпо≠р¤дчого документа (оформл¤ють у раз≥ потреби);

23 Ч п≥дпис (п≥дписуЇ кер≥вник п≥дрозд≥лу-розробника);

24 Ч гриф погодженн¤ (оформл¤ють у раз≥ потреби);

25 Ч в≥зи (оформл¤ють у раз≥ потреби);

28 Ч позначка про виконавц¤ (оформл¤ють у раз≥ потреби).

“екст ≥нструкц≥њ викладають у лог≥чн≥й посл≥довност≥ й групу≠ють за розд≥лами, кожний з ¤ких маЇ становити завершену частину ƒокумента. “екст маЇ бути коротким, точним, зрозум≥лим (оск≥льки ≥нструкц≥¤ Ч це документ, що призначаЇтьс¤ дл¤ пост≥йного користуванн¤), директивного характеру, тому в ньому доц≥льно ви≠користовувати ч≥тк≥ формулюванн¤ з≥ словами: Ђповиненї, Ђсл≥дї; Ђнеобх≥дної, Ђне допускаЇтьс¤ї тощо.

≤нструктивний характер мають також рекомендац≥њ, методичн≥ рекомендац≥њ, методичн≥ вказ≥вки та ≥нш≥ под≥бн≥ документи.

” комплекс≥ орган≥зац≥йних документ≥в п≥дприЇмств (орган≥зац≥й, установ) особливе м≥сце належить посадовим ≥нструкц≥¤м.

Ќа п≥дстав≥ посадовоњ ≥нструкц≥њ розробл¤ють трудовий догов≥р (трудовий контракт) ≥з прац≥вником. “рудовий догов≥р (трудовий контракт) ≥ посадову ≥нструкц≥ю використовують у раз≥ виникненн¤ конфл≥ктних ситуац≥й м≥ж роботодавцем та прац≥вником.

ѕосадову ≥нструкц≥ю (дод. 11) розробл¤Ї ≥нспектор в≥дд≥лу кадр≥в чи ≥нший спец≥ал≥ст, ¤кий в≥дпов≥даЇ за роботу з кадрами, обов'¤з≠ково погоджуЇ з юрисконсультом ≥ подаЇ на затвердженн¤ кер≥вни≠ков≥ п≥дприЇмства (орган≥зац≥њ, установи). ¬с≥ зм≥ни до посадовоњ ≥нструкц≥њ внос¤тьс¤ з в≥дпов≥дного наказу (розпор¤дженн¤) по п≥д≠приЇмству (орган≥зац≥њ, установ≥).

” посадов≥й ≥нструкц≥њ обов'¤зково мають бути так≥ розд≥ли:

1 «агальн≥ положенн¤ («азначають сферу д≥¤льност≥ прац≥вни≠ка, пор¤док його призначенн¤ на посаду та зв≥льненн¤ з нењ, пор¤док зам≥щенн¤ прац≥вника в раз≥ його тимчасовоњ в≥дсутност≥, вимоги щодо квал≥ф≥кац≥йноњ п≥дготовки, п≥длегл≥сть прац≥вника, коло поса≠дових ос≥б, ¤к≥ п≥дпор¤дковуютьс¤ даному прац≥вников≥. Ќаводитьс¤ також перел≥к нормативних документ≥в, ¤кими прац≥вник повинен керуватис¤ в своњй робот≥.)

‘ункц≥њ

ѕосадов≥ обов'¤зки

ѕрава

5 ¬≥дпов≥дальн≥сть

як доповненн¤ до основних розд≥л≥в посадовоњ ≥нструкц≥њ може додаватис¤ розд≥л, у котрому регулюютьс¤ трудов≥ в≥дносини м≥ж посадовими особами (визначаЇтьс¤ коло службових зв'¤зк≥в, пор¤≠док поданн¤ зв≥тноњ ≥нформац≥њ тощо).

1	2	3

Ќазва: —кладанн¤ й оформленн¤ службових документ≥в
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (3804 прочитано)