ћенеджмент > ќсобливост≥ проведенн¤ нарад

ќсобливост≥ проведенн¤ нарад

ѕроведенн¤ нарад ≥ зас≥дань варто проводити на початку ≥ наприк≥нц≥ тижн¤, коли спостер≥гаЇтьс¤ зниженн¤ працездатност≥.

ѕравильно п≥дготовлене ≥ розумно проведена нарада Ї ефективною формою використанн¤ колективного розуму учасник≥в нарад. ƒл¤ ефективного проведенн¤ наради кер≥внику необх≥дно:

заздалег≥дь пов≥домл¤ти його учасникам пор¤док денний;

запрошувати на нараду т≥льки тих, хто зв'¤заний з обговорюваною проблемою;

стежити за дотриманн¤м регламенту наради: 5Ч7 хвилин кожному на виступ, а тривал≥сть наради не повинна перевищувати одн≥Їњ години;

говорити ч≥тко ≥ коротко самому ≥ вимагати того ж в≥д виступаючих.

” процес≥ проведенн¤ наради дл¤ створенн¤ обстановки д≥лового ≥ зац≥кавленого обговоренн¤ виниклих проблем кер≥вник не повинен:

вести телефонн≥ переговори;

чи перегл¤дати п≥дписувати ¤к≥-небудь документи;

коментувати й оц≥нювати виступу учасник≥в наради;

висловлювати свою точку зору по обговорюван≥й проблем≥ на початку наради;

застосовувати негативн≥ формулюванн¤ (типу "нас не зрозум≥ють"). ѕерерахован≥ рекомендац≥њ нац≥лен≥ на створенн¤ атмосфери щирого висловленн¤ своЇњ точки зору учасниками наради.

ƒл¤ п≥двищенн¤ ефективност≥ нарад њх варто проводити методом "мозковоњ атаки" (автор методу јлекс ќсборн). ѓхн≥м орган≥заторам необх≥дно враховувати наступне:

на нарад≥, проведен≥й методом "мозковоњ атаки", заборон¤Їтьс¤ критика виступаючих у будь-¤кому вигл¤д≥;

слово дл¤ виступу на нарад≥ учасники одержують у посл≥довност≥, зворотн≥й субординац≥њ (першим виступаЇ учасник наради, що займаЇ нижчу ступ≥нь в управл≥нськ≥й ≥Їрарх≥њ);

учасники наради сид¤ть поруч, а не навпроти один одного;

стимулюЇтьс¤ генерац≥¤ ≥дей, нав≥ть самих фантастичних. ÷ей метод проведенн¤ нарад застосовуЇтьс¤, коли складаЇтьс¤ надзвичайна, "позаштатна" ситуац≥¤, ≥ немаЇ вар≥ант≥в њњ р≥шенн¤. «авд¤ки цьому методу створюЇтьс¤ обстановка, у ¤к≥й учасники наради не бо¤тьс¤ висловлювати сам≥ дик≥, фантастичн≥ ≥дењ.

ўодо п≥дготовки самого кер≥вника до наради, то насамперед потр≥бно подумати про те, ¤ку мету ви ¤к кер≥вник ставите, провод¤чи конкретну нараду. ÷≥ль наради - це опис необх≥дного результату, потр≥бного типу р≥шенн¤, бажаного п≥дсумку роботи (можлив≥ вар≥анти ц≥лей: попередн≥й обм≥н думками, п≥дготовка рекомендац≥й дл¤ ухваленн¤ р≥шенн¤, ухваленн¤ р≥шенн¤ по питанню й ≥н.). “ема наради - це предмет обговоренн¤. Ќ≥ж б≥льш точно й у потр≥бному напр¤мку сформульований предмет обговоренн¤, тим б≥льше шанс≥в одержати потр≥бний результат.

“ема повинна бути сформульована так, щоб зац≥кавити кожного учасника наради.  ожний повинний знати, що в≥н вносить св≥й внесок у р≥шенн¤ загальноњ задач≥. “еми стають ц≥кавими, коли вони сформульован≥ конкретно.

¬иносити на обговоренн¤ потр≥бно т≥льки т≥ питанн¤, що не удаЇтьс¤ вир≥шити в робочому пор¤дку. пов≥стка наради - це письмовий документ, що розсилаЇтьс¤ заздалег≥дь учасникам наради ≥, що включаЇ в себе наступну ≥нформац≥ю:

- тема наради;
- ц≥ль наради;
- перел≥к обговорюваних питань;
- час початку ≥ зак≥нченн¤ наради;
- м≥сце, де воно буде проходити;
- пр≥звища допов≥дач≥в, сп≥вдопов≥дач≥в, в≥дпов≥дальних за п≥дготовку питань;
- час, в≥дведений на кожне питанн¤;
- м≥сц¤ ≥ час, де можна ознайомитис¤ з матер≥алом по кожному питанню.

«аздалег≥дь роз≥слана (у крайньому випадку - оголошена), добре продумана пов≥стка наради даЇ можлив≥сть учасникам краще п≥дготуватис¤ ≥, отже, п≥двищити њхню в≥ддачу на сам≥й нарад≥ (а кер≥внику - вимагати таку в≥ддачу).

 раще, ¤кщо час нарад визначений розпор¤дком, встановленим в орган≥зац≥њ (в≥дд≥л≥). ѕозапланов≥ наради вибивають з ритму, знижують культуру д≥лового сп≥лкуванн¤, позбавл¤ють кер≥вника можливост≥ планувати св≥й робочий час ≥ розпор¤джатис¤ њм, зриваючи запланован≥ зустр≥ч≥ ≥ справи.

“ривал≥сть наради не повинна перевищувати п≥втора - двох годин (б≥льше двох годин безупинноњ роботи б≥льшост≥ учасник≥в по чисто ф≥з≥олог≥чних причинах стають байдужими до питань, що розгл¤даютьс¤).

ќптимальне число учасник≥в сп≥льних обговорень - 5-7 чолов≥к. «б≥льшенн¤ к≥лькост≥ запрошених р≥зко знижуЇ середн≥й коеф≥ц≥Їнт участ≥ (чи в≥ддач≥) присутн≥х, одночасно продовжуючи нараду. “ому доц≥льно к≥льк≥сть запрошених звести до м≥н≥муму.

Ќайкраще, коли при р≥знор≥дн≥й пов≥стц≥ наради склад його учасник≥в Ї перем≥нним: обличч¤м, чињ питанн¤ обговорен≥, дозвол¤Їтьс¤ залишати нарада, а ≥нш≥ учасники, чиЇ питанн¤ розгл¤даЇтьс¤ не першим, запрошуютьс¤ на в≥дпов≥дне час.

ƒе¤ких сп≥вроб≥тник≥в можна зам≥сть запрошенн¤ про ус¤кий випадок попросити знаходитис¤ на своЇму робочому м≥сц≥ нев≥длучно в зазначений ≥нтервал часу, щоб при необх≥дност≥ викликати чи одержати дов≥дку по телефону.

Ѕажано, щоб у число учасник≥в наради входили люди, здатн≥ в ход≥ колективноњ розумовоњ д≥¤льност≥ виконати роль "експерта", "генератора ≥дей", "критика".

ѕопередньо (за к≥лька дн≥в) опов≥щенн¤ учасник≥в з передачею њм пор¤дку денного - важливий елемент п≥дготовки наради. як додаток до пов≥стки можуть розсилатис¤ проекти р≥шень, тези допов≥дей, дов≥дки. ƒуже добре, ¤кщо до початку наради обличч¤м, що готують питанн¤, завбачливо передаютьс¤ зауваженн¤ в≥д учасник≥в наради по проектах р≥шень, тезам виступ≥в.

«аздалег≥дь про≥нструктуйте п≥длеглих (учасник≥в наради) про правила повед≥нки на нарад≥.

 оротко њх можна звести до наступних положень.

ѕредставл¤йте себе у своњх висловленн¤х. √оворите "¤" зам≥сть "ми" чи безособовоњ форми. ќборот мови з використанн¤м займенника "ми" - майже завжди гра в схованки. “ой, хто говорить, не бере на себе повну в≥дпов≥дальн≥сть за те, що в≥н говорить.

якщо ви ставите запитанн¤, скаж≥ть, нав≥що його задаЇте, що в≥н значить дл¤ вас. ѕитанн¤ не повинн≥ залишати сумн≥в≥в у т≥м, чому вони задаютьс¤. ѕитанн¤-пастки отруюють обстановку.

” висловленн¤х будьте самим собою, не в≥д≥гравайте роль, обрану чи самост≥йно оч≥кувану в≥д вас ≥ншими. якщо вважаЇте, що потр≥бно помовчати - помовчите.

”тримуйтес¤, наск≥льки можливо, в≥д ≥нтерпретац≥њ чужих думок. ¬иражайте власну позиц≥ю. Ќамагайтес¤ не робити невиправданих узагальнень.

√оворите не про вчинки ≥ думки ≥нших, а про ваше сприйн¤тт¤ цих вчинк≥в ≥ думок, тобто формулюйте судженн¤ мовою "я - пов≥домлень", а не "¬и - тверджень". «ам≥сть "¬и от отут помилилис¤" краще сказати "ћен≥ показалос¤, отут укралас¤ помилка...".

”становлено, що за ≥нших р≥вних умов част≥ше починають конфл≥ктувати люди, що сид¤ть друг проти друга, ≥ р≥дше - т≥, котр≥ сид¤ть поруч.  ер≥вник, знаючи характери запрошених, може, не залучаючи до цього уваги, посадити учасник≥в так, щоб не ви¤вилис¤ друг проти друга т≥, хто може з≥рватис¤ ≥ перешкодити розгл¤ду питанн¤.

ћета ≥ функц≥њ кер≥вника (головуючого). √оловна мета кер≥вника на нарад≥ - знайти з ус≥х питань пор¤дку денного оптимальне р≥шенн¤ за м≥н≥мальний час. ƒл¤ њњ дос¤гненн¤ в≥н повинний забезпечити в≥д кожного учасника ≥ додати конструктивний характер обговоренню в ц≥лому.

 ер≥вник повинен регулювати спр¤мован≥сть, д≥ловит≥сть виступ≥в. ƒл¤ цього варто не допускати в≥дхилень уб≥к, зат¤гуванн¤ виступ≥в, стимулюючи конкретн≥сть, на¤вн≥сть зм≥стовного анал≥зу ≥ реальних пропозиц≥й. якщо початок обговоренн¤ ви¤вило неп≥дготовлен≥сть питанн¤, то необх≥дно р≥шуче зн≥мати його з обговоренн¤ ≥ висловити зауваженн¤ тому, хто готував питанн¤.

¬иступу де¤ких учасник≥в можуть в≥др≥зн¤тис¤ зайвою категоричн≥стю, безапел¤ц≥йн≥стю, що виходить в≥д ≥нших. “акий тон може завдати серйозноњ шкоди дискус≥њ, перевести њњ в боротьбу честолюбства. “ому кер≥вник повинний стежити, щоб виступи були коректн≥; з ц≥Їю метою можна регулювати њх чергов≥сть.  ер≥вник уважно стежить за ходом наради, контролюЇ зм≥ст виступ≥в, робить необх≥дн≥ записи, короткими репл≥ками акцентуЇ увагу присутн≥х на найб≥льш коштовних пропозиц≥¤х виступаючих.

якщо ц≥ль наради пол¤гаЇ в обм≥н≥ ≥нформац≥Їю ≥ постановц≥ чергових задач по ходу поточноњ роботи, то в нарад≥ повинн≥ брати участь лише кер≥вники п≥дрозд≥л≥в. Ќа так≥м зас≥данн≥ варто коротко розпов≥сти про положенн¤ справ, тому що не виключено, що де¤к≥ з присутн≥х можуть бути не знайом≥ з проблемою в ц≥лому. ѕот≥м необх≥дно пов≥домити про х≥д виконанн¤ р≥шень, прийн¤тих на попередн≥м нарад≥. якщо щось застопорилос¤, не варто шукати винних: буде загублений час на запекл≥ суперечки, а головне - взаЇмн≥ обвинуваченн¤ можуть розколоти команду. «ате варто ч≥тко сформулювати задач≥ на майбутнЇ.

якщо ц≥ль наради - р≥шенн¤ конкретноњ проблеми, то до роботи в ньому необх≥дно залучити тих, без кого справа не зрушитьс¤ з м≥сц¤, ≥ тих, хто здатний запропонувати св≥й вар≥ант р≥шенн¤ даноњ проблеми. ”часник≥в наради необх≥дно забезпечити ≥нформац≥Їю про проблему, ч≥тко й однозначно сформулювати задачу. ÷е бажано зробити заздалег≥дь, щоб люди змогли п≥дготувати своњ пропозиц≥њ. —пробуйте думкою розпод≥лити рол≥ м≥ж учасниками: перший буде вносити пропозиц≥њ, другий зможе оц≥нити њх з одн≥Їњ точки зору, трет≥й - з ≥нший, четвертий остаточно сформулюЇ р≥шенн¤... ” т≥м пор¤дку, що вам здаЇтьс¤ найб≥льш в≥рним, ≥ варто надавати слово учасникам обговоренн¤.

ѕор¤док виступ≥в повинен бути таким, при ¤кому њхн¤ чергов≥сть буде зворотноњ авторитету ≥ положенню виступаючого: тод≥ над учасниками з б≥льш низьким статусом не буде довлеть уже висловлене судженн¤ б≥льш авторитетних колег.

1	2

Ќазва: ќсобливост≥ проведенн¤ нарад
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-03-03 (1143 прочитано)