ƒ≥ловодство > ƒов≥дково-≥нформац≥йна документац≥¤

ƒов≥дково-≥нформац≥йна документац≥¤

ѕлан

«в≥т.

‘акс.

“елеграма.

“елефонограма.

1. «в≥т Ц це службовий документ, що м≥стить пов≥домленн¤ про д≥¤льн≥сть особи чи орган≥зац≥њ або њњ п≥дсумок, виконанн¤ дорученоњ роботи, справи, узагальненн¤ зробленого ≥ т.д.

«в≥ти бувають прост≥ й складн≥ залежно в≥д характеру виконаноњ роботи.

–озр≥зн¤ють статистичн≥ та текстов≥ зв≥ти. —татистичн≥ зв≥ти оформл¤ютьс¤ в≥д руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстов≥ Ц на загальному бланку або на чистому аркуш≥ паперу (формат ј4) машинописним способом або за допомогою оргтехн≥ки, здеб≥льшого за схемою. «в≥ти складають про роботу, виконану прот¤гом певного пер≥оду. ¬они мають бути конкретними, тобто давати стислу в≥дпов≥дь на запитанн¤ схеми.

–екв≥зити зв≥ту: назва виду документу, дата (дата п≥дписанн¤), заголовок до тексту (про що зв≥т ≥ за ¤кий пер≥од), текст (вступ, основна частина, висновки ≥ плани на перспективу), п≥дпис, в≥дбиток печатки (у раз≥ потреби).

ѕроект текстового зв≥ту готуЇ секретар-референт.

2. ‘акс Ц це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами звТ¤зку. ‘акс становить ксерокоп≥ю переданого документа. ‘акс оформл¤ють так само, ¤к ≥ службовий лист.

ƒодатков≥ дан≥, що њх автоматично проставл¤Ї апарат Ц це: зазначенн¤ в≥дправника (його коду), дата та час передаванн¤ документа, номер телефакса, з ¤кого передано ≥нформац≥ю, к≥льк≥сть стор≥нок.

¬≥дправник факса (адресант) маЇ одержати п≥дтвердженн¤ про те, що адресат одержав ≥нформац≥ю. √оловною Ї графа УRESULTSФ, в ¤к≥й у раз≥ одержанн¤ пов≥домленн¤ повн≥стю ≥ без помилок проставл¤Їтьс¤ УOKФ; ¤кщо були збоњ, - то УNGФ.

якщо одержан≥ факси м≥ст¤ть дуже важливу ≥нформац≥ю ≥ призначен≥ дл¤ тривалого користуванн¤, то њх сл≥д скоп≥ювати, оск≥льки пап≥р, що використовують дл¤ факс≥в, дуже тонкий.

«деб≥льшого листуванн¤ з комерц≥йних питань збер≥гають 3 роки. —лужбове листуванн¤ з ≥ноф≥рмами щодо найважлив≥ших питань збер≥гають не менше 10 рок≥в.

3. “елеграма Ц це службовий документ, що становить буквенно-цифрове пов≥домленн¤, передане за допомогою телеграфного звТ¤зку (телеграфом).

“ексти телеграм друкують без абзац≥в. ¬они повинн≥ бути стислими ≥ недвозначними. Ќе рекомендуЇтьс¤ вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (кр≥м частки УнеФ). Ќе допускаЇтьс¤: переносити слова тексту телеграми з одного р¤дка на ≥нший; робити будь-¤к≥ виправленн¤. ” раз≥ потреби зам≥сть розд≥лових та ≥нших знак≥в використовують умовн≥ позначенн¤:  –ѕ ,  ћ, Ћѕ , Ќ– (номер), ƒ¬  (двокрапка). «наки У-Ф (м≥нус), У+Ф (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначн≥ числа Ц переважно словами, багатозначн≥ Ц цифрами.

—лужбов≥ телеграми оформл¤ють на поштових чи ф≥рмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат ј5) у двох прим≥рниках (перший передають до в≥дд≥ленн¤ звТ¤зку, другий п≥дшивають у справу.

–озр≥зн¤ють ≥н≥ц≥ативн≥ телеграми ≥ телеграми-в≥дпов≥д≥.

” телеграмах в≥дпов≥д¤х на початку тексту зазначають номер документа, на ¤кий дають в≥дпов≥дь, а в к≥нц≥ Ц вих≥дний номер, п≥сл¤ чого зазначають назву п≥дприЇмства (скорочено), посаду (в раз≥ потреби), пр≥звище особи, ¤ка п≥дписала телеграму.

ќформл¤ючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категор≥¤ телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на ¤кий дають в≥дпов≥дь, текст, вих≥дний номер телеграми, скорочена назва п≥дприЇмства, що надсилаЇ телеграму, посада особи, ¤ка п≥дписала телеграму; поштова адреса та назва п≥дприЇмства Ц в≥дправника телеграми, п≥дпис, дата п≥дписанн¤ телеграми, в≥дбиток печатки п≥дприЇмства - в≥дправника.

4. “елефонограма Ц це службовий документ, що становить оперативне пов≥домленн¤, передане телефоном.

“елефонограми складаЇ секретар-референт або ≥нший прац≥вник за дорученн¤м кер≥вника.

“екст телефонограми повинен бути ч≥тким, стислим (до 50 сл≥в), з акцентом на факти, дати, час та м≥сце проведенн¤ заход≥в. якщо в текст≥ Ї слова, ¤к≥ погано сприймаютьс¤ на слух, то треба кожну л≥теру передавати словами.

—кладену та оформлену телефонограму повинен перев≥рити та п≥дписати кер≥вник або в≥дпов≥дальний прац≥вник п≥дприЇмства.

якщо телефонограму передають к≥льком адресатам, то складають список њх з номерами телефон≥в.

ќформл¤ючи вих≥дну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату п≥дписанн¤, ≥ндекс (вх≥дний номер), п≥дпис, пр≥звище ≥ номер телефону особи, ¤ка пережала телефонограму, пр≥звище ≥ номер телефону особи, ¤ка прийн¤ла телефонограму, дату ≥ час передаванн¤ телефонограми.

ѕередаючи телефонограму, сл≥д дотримуватис¤ таких правил: 1) в≥дрекомендуватис¤ ≥ назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та пр≥звище особи, ¤ка п≥дписала телефонограму; 5) записати назву посади, пр≥звище, ≥мТ¤, по батьков≥ особи, ¤ка прийн¤ла телефонограму, номер њњ службового телефону, час передаванн¤-прийманн¤.

ќдержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з њњ зм≥стом кер≥вника чи прац≥вник≥в, ¤ким адресовано телефонограму.

“елефонограми оформл¤ють на загальних, трафаретних чи спец≥альних бланках або на чистих аркушах паперу формату ј5 в одному прим≥рнику.

1

Ќазва: ƒов≥дково-≥нформац≥йна документац≥¤
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (1489 прочитано)