ƒ≥ловодство > ƒокументи ≥ документуванн¤

ƒокументи ≥ документуванн¤

ѕлан лекц≥њ.

ѕон¤тт¤ документа.

¬иди документ≥в.

1. ”правл≥нська д≥¤льн≥сть знаходить своЇ в≥дображенн¤ в документах, за допомогою ¤ких зд≥йснюютьс¤ р≥зноман≥тн≥ функц≥њ: матер≥ально-техн≥чне забезпеченн¤, ц≥ноутворенн¤, орган≥зац≥йно-розпор¤дч≥ та ≥нш≥.

ƒокумент Ц це д≥ловий пап≥р, що п≥дтверджуЇ ¤кий-небудь факт або право на що-небудь; це те, що оф≥ц≥йно засв≥дчуЇ особу предТ¤вника; це письмов≥ св≥дченн¤ про що-небудь.

« науковоњ точки зору документ Ц це зас≥б закр≥пленн¤ р≥зними способами на спец≥альному матер≥ал≥ ≥нформац≥њ про факти, под≥њ, ¤вища обТЇктивноњ д≥йсност≥ ≥ розумовоњ д≥¤льност≥ людини.

—укупн≥сть взаЇмоповТ¤заних документ≥в, що застосовуютьс¤ у певн≥й сфер≥ д≥¤льност≥, становить систему документац≥њ.

Ќин≥ д≥ють ун≥ф≥кован≥ системи. ќдн≥Їю з найпоширен≥ших Ї орган≥зац≥йно-розпор¤дча документац≥¤ (ќ–ƒ), котра застосовуЇтьс¤ в оформленн≥ управл≥нських р≥шень.

ƒокументи широко використовуютьс¤ у повс¤кденн≥й д≥¤льност≥ людей. як нос≥њ ≥нформац≥њ вони спри¤ють пол≥пшенню внутр≥шньоњ орган≥зац≥њ будь-¤кого п≥дприЇмства чи установи, служать п≥дставою дл¤ прийн¤тт¤ р≥шень, узагальнень, дов≥дково-пошуковоњ роботи.

ƒокументи Ї засобом св≥дченн¤, доведенн¤ певних факт≥в ≥, отже, мають велике правове значенн¤.

Ѕагато документ≥в повинн≥ в≥дпов≥дати таким вимогам, ¤к придатн≥сть до тривалого збер≥ганн¤, максимальна наочн≥сть.

ўоб документ мав ус≥ перерахован≥ властивост≥, в≥н повинен бути правильно складеним ¤к за формою, так ≥ за зм≥стом.

2. ƒокументи класиф≥куютьс¤ за р≥зними критер≥¤ми:

«а способом ф≥ксац≥њ ≥нформац≥њ вони под≥л¤ютьс¤ на письмов≥, граф≥чн≥, фото-, фоно-, к≥нодокументи.

письмов≥ Ц вс≥ рукописн≥ та машинописн≥ документи;

граф≥чн≥ Ц кресленн¤, граф≥ки, карти, малюнки, схеми, плани;

фото-, к≥нодокументи дають можлив≥сть зберегти обТЇкти, ¤вища, процеси, ¤к≥ неможливо заф≥ксувати ≥ншими способами;

фонодокументи дають можлив≥сть зробити звукозапис ≥нформац≥њ.

«а зм≥стом документи под≥л¤ютьс¤ на орган≥зац≥йно-розпор¤дч≥, ф≥нансово-розрахунков≥, постачальницько-збутов≥ та ≥н.

«а найменуванн¤м Ц положенн¤, накази, розпор¤дженн¤, ≥нструкц≥њ, зв≥ти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси та ≥н.

«а способом виготовленн¤ Ц типов≥, трафаретн≥, ≥ндив≥дуальн≥.

типов≥ складаютьс¤ заздалег≥дь ≥ служать текстом-зразком дл¤ ≥ндив≥дуальних. Ќа њх основ≥ складаютьс¤ конкретн≥ документи ≥з збереженн¤м композиц≥њ, форми, тексту зразка;

у трафаретних Ц частина тексту в≥ддрукована на бланку, а частина вписуЇтьс¤ при його заповненн≥;

≥ндив≥дуальн≥ документи створюютьс¤ кожен раз заново ≥ складаютьс¤ дов≥льно (допов≥дн≥ та по¤снювальн≥ записки та ≥н.).

«а ступенем складност≥ документи под≥л¤ютьс¤ на прост≥ ≥ складн≥.

прост≥ м≥ст¤ть одне питанн¤;

складн≥ Ц два чи к≥лька.

«а м≥сцем складанн¤ Ц внутр≥шн≥ ≥ зовн≥шн≥.

внутр≥шн≥ створюютьс¤ на тому чи ≥ншому п≥дприЇмств≥, де вони й функц≥онують;

зовн≥шн≥ Ц т≥, що над≥йшли ззовн≥ обо над≥йшли ≥ншим п≥дприЇмствам, установам, громад¤нам.

«а терм≥ном виконанн¤ Ц терм≥нов≥ ≥ нетерм≥нов≥.

«а походженн¤м Ц службов≥ та оф≥ц≥йно-особист≥ (≥менн≥).

службов≥ Ц створюютьс¤ в орган≥зац≥¤х, установах, на п≥дприЇмствах з питань њх д≥¤льност≥;

оф≥ц≥йно-особист≥ Ц стосуютьс¤ конкретних ос≥б (за¤ви, листи, скарги та ≥н.).

«а ступенем гласност≥ Ц звичайн≥, секретн≥, дл¤ службового користуванн¤.

«а юридичною силою Ц справжн≥ та п≥дроблен≥.

справжн≥ бувають д≥йсними, ¤к≥ мають на даний момент юридичну силу, ≥ нед≥йсними Ц документи, що з ¤кихось причин втратили юридичну силу;

п≥дроблен≥ документи можуть бути внасл≥док матер≥альноњ чи ≥нтелектуальноњ п≥дробки. ћатер≥альна п≥дробка Ц коли до справжнього документа зам≥сть правильних внос¤ть неправильн≥ в≥домост≥, робл¤ть виправленн¤. ≤нтелектуальна п≥дробка Ц складанн¤ ≥ видача документа св≥домо неправдивого зм≥сту, хоч ≥ правильного з формального боку.

«а призначенн¤м Ц ориг≥нали та коп≥њ.

ориг≥нал Ц документ, створений вперше ≥ належним чином оформлений. ¬≥н може бути розмножений коп≥¤ми. ќриг≥нал ≥ коп≥њ мають однакову юридичну силу;

коп≥¤ Ц це точне в≥дтворенн¤ ориг≥налу, маЇ у верхньому правому кутку позначку У оп≥¤Ф ≥ зав≥рена у певному пор¤дку. ™ три види коп≥й Ц в≥дпуск, вит¤г ≥ дубл≥кат. ¬≥дпуск Ц це повна коп≥¤ в≥дправленого куди-небудь ориг≥налу, ¤ка залишаЇтьс¤ у в≥дправника. ¬ит¤г Ц коп≥¤, що в≥дтворюЇ частину тексту документа. ƒубл≥кат Ц другий екземпл¤р документа, виданий у звТ¤зку ≥з втратою ориг≥налу.

1

Ќазва: ƒокументи ≥ документуванн¤
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (1962 прочитано)