Діловодство > Документи по особовому складу

Документи по особовому складу

План

Доручення.

Розписка.

Особові справи.

Трудові книжки.

1. Доручення – це документ, що видається підприємством або приватною особою іншій особі для подання третій особі (підприємству), в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій.

Доручення бувають: офіційні, особисті.

Офіційні доручення видаються представникові підприємства для виконання дій від імені підприємства. Їх оформляють на спеціальних або загальних бланках формату А4 або А5.

Реквізити доручення, виготовленого на загальному бланку: назва виду документу; дата (словесно-цифровим способом); індекс; місце складання чи видання; текст (зазначають, яка організація, кому (прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані), де і що вручає. Також у тексті залишають місце для підпису особи, якій видано доручення. Закінчують текст зазначенням терміну дії доручення.); підпис (керівника підприємства та головного бухгалтера); відбиток печатки.

Офіційне доручення видають під розписку особі, на яку його оформлено.

Доручення на одержання особою матеріальних цінностей від іншого підприємства оформляють машинописним способом або від руки на трафаретному бланку.

Бланки таких доручень виготовляються на спеціальному папері, мають серію, номер і належать до бланків суворої звітності.

Особисті доручення видаються фізичною особою. Оформляють їх від руки або машинописним способом на чистому аркуші паперу. Особисті доручення засвідчує нотаріус або вповноважена особа підприємства, де працює чи навчається довіритель, адміністрація стаціонарного лікувального закладу, установи, де він перебуває на лікуванні, або вповноважені особи військової частини, в якій довіритель служить.

При виконанні дій, зазначених в дорученні, пред’явлення документа, що засвідчує особу, на яку оформлено дане доручення, обов’язкове. Виправлення та стирання в дорученнях заборонене.

2. Розписка – це документ, в якому підтверджуються дії, що вже відбулися.

Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші паперу, здебільшого від руки або машинописним способом. У розписці мають бути такі відомості: назва виду документа; посада автора (в разі потреби); прізвище, ім’я, по батькові особи, яка дає розписку; сума взятих грошей або назви товарно-матеріальних цінностей; дата оформлення документа; підпис автора.

Одержану суму грошей у розписці зазначають цифрами, а в дужках – розшифровують словами.

У розписці забороняється робити будь-які виправлення чи стирання. Всі вільні місця під текстом та підписом підкреслюють. Складають розписку в одному примірнику і зберігають нарівні з грошовими та цінними документами.

Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було написано. В такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.

3. Особова справа – це сукупність документів, що містять найповніші відомості про працівника.

На кожного працівника підприємства у відділі кадрів формують особову справу. До неї заносять документи, що їх складає чи заповнює працівник при вступі на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрів чи анкету, автобіографію), копії документів про освіту, витяг з наказу про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу, що стосуються даного працівника.

Всі ці документи підшивають в окрему папку, на обкладинці якої зазначаються в такій послідовності: назва підприємства; “ВІДДІЛ КАДРІВ”; “ОСОБОВА СПРАВА №____”; ім’я, по батькові, прізвище працівника, на якого оформлено особову справу; правила користування особовою справою.

До особової справи повинні входити такі документи: опис документів, що зберігаються в особовій справі; заява про прийняття на роботу; направлення чи рекомендація; анкета або особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копії документів про освіту; характеристики; витяги з наказів; доповнення до особового листка з обліку кадрів; листок заохочень та стягнень; довідки та інші документи, що стосуються даної особи.

Особові справи зберігаються окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом керівника.

4. Трудова книжка – це документ встановленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ, організацій усіх форм власності, які працювали на них понад 5 днів.

На осіб, які працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян по їх обслуговуванню, трудові книжки не ведуться.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої основної роботи.

Трудові книжки і вкладки до них заповнюються у відповідних розділах українською та російською мовами.

Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або уповноважений ним орган повинен оформити її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.

У трудову книжку вносять такі відомості: про працівника – його прізвище, ім’я, по батькові; про роботу – переведення на іншу постійну роботу, звільнення; про нагородження державними нагородами та відзнаками, про заохочення за успіхи в роботі; про відкриття, на які видано диплом, використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв’язку з цим.

Стягнення у трудовій книжці не зазначаються.

Всі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу, але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення – у день звільнення) і мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).

Дати пишуться арабськими цифрами (число і місяць – двозначними).

З кожним записом, що вноситься у трудову книжку на підставі наказу про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці, в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці.

В разі потреби власник або уповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірений витяг з трудової книжки.

1

Назва: Документи по особовому складу
Дата публікації: 2005-02-14 (2170 прочитано)