ƒ≥ловодство > «агальн≥ вимоги до орган≥зац≥њ д≥ловодства в установ≥
«агальн≥ вимоги до орган≥зац≥њ д≥ловодства в установ≥
ѕлан ‘ункц≥њ канцел¤р≥њ установи. «авданн¤ служби д≥ловодства. ќрган≥зац≥¤ прац≥ персоналу служби д≥ловодства. 1. –обота по документац≥йному обслуговуванню в установах та орган≥зац≥¤х зд≥йснюЇтьс¤ спец≥альною службою Ц канцел¤р≥Їю. ¬ невеликих установах цю функц≥ю виконуЇ секретар кер≥вника установи. ¬ ™ƒ—ƒ м≥ститьс¤ “ипове положенн¤ про канцел¤р≥ю, в ¤кому визначаютьс¤ основн≥ завданн¤ ≥ функц≥њ канцел¤р≥њ, права ≥ обовТ¤зки прац≥вник≥в. ќсновн≥ функц≥њ канцел¤р≥њ установи: прийом, реЇстрац≥¤, розпод≥л документ≥в ≥ доведенн¤ њх до виконавц≥в; оформленн¤ ≥ в≥дправка вих≥дних документ≥в; стенографуванн¤ ≥ друкуванн¤ документ≥в; контроль за виконанн¤м документ≥в; формуванн¤ справ ≥ здача њх в арх≥в; збер≥ганн¤ ≥ забезпеченн¤ використанн¤ документ≥в; методичне кер≥вництво службою документац≥њ у вс≥х структурних п≥дрозд≥лах; п≥двищенн¤ квал≥ф≥кац≥њ прац≥вник≥в установи щодо роботи з документами; контроль за веденн¤м операц≥й з документами. 2. ќсновними завданн¤ми служби д≥ловодства Ї встановленн¤ Їдиного пор¤дку роботи з документами в установ≥, документац≥йне забезпеченн¤ на основ≥ використанн¤ сучасноњ техн≥ки, автоматизованоњ технолог≥њ роботи з документами ≥ скороченн¤ к≥лькост≥ документ≥в. ≥льк≥сний склад прац≥вник≥в служби д≥ловодства визначаЇтьс¤ типовими нормами часу на роботи з д≥ловодного обслуговуванн¤, характером прац≥, обс¤гом документооб≥гу, а њх обовТ¤зки Ц посадовими ≥нструкц≥¤ми. ™дина номенклатура посад службовц≥в визначаЇ р¤д посад прац≥вник≥в д≥ловодства: начальник канцел¤р≥њ, пом≥чник кер≥вника установи, методист, заварх≥ву, арх≥вар≥ус, редактор, коректор, ≥нспектор, секретар, д≥ловод, стенограф≥стка, друкарка, експедитор, курТЇр та ≥н. 3. ѕравильна орган≥зац≥¤ прац≥ персоналу служби передбачаЇ: оптимальну орган≥зац≥йну побудову служби; виб≥р рац≥ональноњ системи д≥ловодства; ч≥ткий розпод≥л функц≥й м≥ж прац≥вниками; нормуванн¤ прац≥ кожного прац≥вника; правильне визначенн¤ к≥льк≥сного складу прац≥вник≥в; впровадженн¤ прогресивних метод≥в управл≥нн¤ персоналом; застосуванн¤ обчислювальноњ техн≥ки; рац≥ональну орган≥зац≥ю робочих м≥сць; орган≥зац≥йне та методичне кер≥вництво д≥ловодством. –обоче м≥сце кожного прац≥вника повинно бути орган≥зоване таким чином, щоб його розумов≥ та ф≥зичн≥ зусилл¤ спр¤мовувалис¤ на виконанн¤ службових обовТ¤зк≥в без перешкод та незручностей. –обоче м≥сце Ц це зона прикладанн¤ прац≥, обладнана засобами оргтехн≥ки, ≥ншим необх≥дним приладд¤м, необх≥дним дл¤ найб≥льш ефективного виконанн¤ прац≥вником своњх обовТ¤зк≥в. ѕ≥д час плануванн¤ та обладнанн¤ робочих м≥сць прац≥вника служби д≥ловодства необх≥дно: встановлювати обладнанн¤, стилаж≥, шухл¤ди дл¤ документ≥в так, щоб ними було зручно користуватис¤; розм≥щувати предмети та засоби прац≥ з урахуванн¤м операц≥й, що виконуютьс¤ без зайвих речей; дл¤ матер≥ал≥в, ¤к≥ не вимагають терм≥новоњ обробки, передбачати спец≥альн≥ шухл¤ди чи в≥дд≥ленн¤; ¤кщо документи потребують подальшоњ обробки, њх потр≥бно розм≥щувати зг≥дно з номенклатурою справ дл¤ можливост≥ використанн¤ ≥ншими прац≥вниками; розм≥щувати засоби оргтехн≥ки таким чином, щоб забезпечити автоматичне виконанн¤ операц≥й. ¬икористан≥ матер≥али складати так, щоб њх можна було безперешкодно знайти в раз≥ потреби. омплекти мебл≥в та засоби оргтехн≥ки включають: письмовий ст≥л, конторськ≥ шафи, приставн≥ столи, тумби дл¤ збер≥ганн¤ папер≥в, настольну картотеку, наб≥р канцел¤рського обладнанн¤, компТютер або друкарську машинку, зшивач≥, диктофон. –обочий ст≥л прац≥вника служби д≥ловодства повинен бути обладнаний в≥дпов≥дно до його обовТ¤зк≥в засобами оргтехн≥ки, ¤к≥ полегшують ≥ прискорюють виконанн¤ окремих операц≥й. «асоби оргтехн≥ки Ц телефон, ксерокс, ¤кими користуютьс¤ вс≥ сп≥вроб≥тники повинн≥ бути доступними кожному з них. ѕредметом обладнанн¤ прим≥щень д≥ловодних п≥дрозд≥л≥в Ї також канцел¤рськ≥ шафи, де збер≥гаютьс¤ р≥зн≥ папери, бланки та канцел¤рське приладд¤. —ейфи необх≥дн≥ дл¤ збер≥ганн¤ печаток, штамп≥в та де¤ких службових документ≥в. ¬≥дкриваЇтьс¤ сейф лише в раз≥ потреби. ѕ≥сл¤ роботи сейф опечатуЇтьс¤. ¬ажливим Ї ≥ дотриманн¤ сан≥тарно-г≥г≥Їн≥чних умов: температура в прим≥щенн≥ - + 18-22; в≥дносна волог≥сть пов≥тр¤ Ц 50-60%; швидк≥сть руху пов≥тр¤ Ц 0.1 м/с; допустимий р≥вень шум≥в Ц 50 дцб.; осв≥тлен≥сть 500 люкс. ѕрац≥вникам, чи¤ прац¤ повТ¤зана з тривалим перебуванн¤м за робочим столом необх≥дно надавати 5-8 хв. перерви через кожн≥ дв≥ години.
| 1 |
Ќазва: «агальн≥ вимоги до орган≥зац≥њ д≥ловодства в установ≥ ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (1847 прочитано) |