ƒ≥ловодство > ќрган≥зац≥¤ роботи з документами

ќрган≥зац≥¤ роботи з документами

ѕлан лекц≥њ.

1. «агальн≥ положенн¤.

2. ќбробка вх≥дних документ≥в.

3. ќбробка вих≥дних документ≥в.

1. ¬ кожн≥й установ≥, орган≥зац≥њ, на п≥дприЇмств≥ документи перебувають в пост≥йному об≥гу. ƒл¤ цього потр≥бно створенн¤ оптимальних умов дл¤ вс≥х вид≥в роб≥т з документами на вс≥х етапах опрацюванн¤ документ≥в Ц в≥д моменту створенн¤ чи одержанн¤ документа до його знищенн¤ або в≥дправленн¤ на арх≥вне збер≥ганн¤.

≤снуЇ ч≥тка система зд≥йсненн¤ вс≥х посл≥довних операц≥й з документами: прийманн¤ ≥ реЇстрац≥¤, розгл¤д кер≥вником, пор¤док проходженн¤ документ≥в в орган≥зац≥њ, њх виконанн¤, контроль виконанн¤, формуванн¤ справ, п≥дготовка ≥ передача справ до арх≥ву.

ќб≥г документ≥в повинен бути пр¤моточним, тобто, виключати зворотн≥, зигзагопод≥бн≥ та ≥нш≥ маршрути. ѕовинен д≥¤ти принцип одноразового перебуванн¤ документа в одному структурному п≥дрозд≥л≥ або в одного виконавц¤.

ќснову правильноњ орган≥зац≥њ об≥гу документ≥в становить ч≥тке розмежуванн¤ функц≥й ≥ обовТ¤зк≥в м≥ж прац≥вниками п≥дприЇмства. “очне знанн¤ обовТ¤зк≥в п≥двищуЇ в≥дпов≥дальн≥сть кожного сп≥вроб≥тника, в той же час виключаЇ дублюванн¤ операц≥й при робот≥ з документами.

ƒл¤ встановленн¤ Їдиного пор¤дку складан¤ документ≥в ≥ орган≥зац≥њ роботи з ними на п≥дприЇмств≥ розробл¤Їтьс¤ ≥нструкц≥¤ з д≥ловодства. ƒо нењ ввод¤тьс¤ зразки правильно оформлених документ≥в ≥ правила роботи з ними.

ѕом≥тний вклад у вдосконаленн¤ роботи з документами може внести секретар-референт кер≥вника. «начна частина д≥ловодства виконуЇтьс¤ безпосередньо на його робочому м≥сц≥. ќдна з функц≥й секретар¤-референта Ц методичне кер≥вництво ≥ контроль за орган≥зац≥Їю д≥ловодства у структурних п≥дрозд≥лах п≥дприЇмства ≥ його ф≥л≥алах.

2. ѕрийманн¤ ≥ обробка вх≥дних документ≥в зд≥йснюЇтьс¤ секретарем-референтом. ƒокументи, одержан≥ п≥дприЇмством, проход¤ть так≥ етапи:

первинна обробка;

попередн≥й розгл¤д, розм≥тка;

реЇстрац≥¤;

розгл¤д документ≥в кер≥вництвом;

направленн¤ на виконанн¤;

контроль виконанн¤;

виконанн¤ документ≥в;

п≥дшиванн¤ документ≥в до справи.

ѕервинна обробка вх≥дних документ≥в пол¤гаЇ в перев≥рц≥ правильност≥ доставки лист≥в. –озкриваютьс¤ вс≥ конверти, за вин¤тком особистоњ кореспонденц≥њ (з пом≥ткою УособистоФ). ѕот≥м необх≥дно перев≥рити правильн≥сть адресуванн¤ вкладеного в конверт, к≥льк≥сть аркуш≥в документа, на¤вн≥сть додатк≥в. ѕри в≥дсутност≥ зазначених додатк≥в або окремих аркуш≥в про це ≥нформуЇтьс¤ в≥дправник листа, робитьс¤ в≥дпов≥дна в≥дм≥тка на самому документ≥ ≥ в журнал≥ вх≥дних документ≥в у граф≥ Уѕрим≥ткаФ.

 онверти знищуютьс¤, кр≥м тих випадк≥в, коли лише з конверта можна визначити адресу в≥дправника, дату в≥дправленн¤ ≥ дату надходженн¤, або коли на конверт≥ Ї пом≥тка Уконф≥денц≥йноФ, Утерм≥новоФ.

ѕопередн≥й розгл¤д вх≥дних документ≥в зд≥йснюЇтьс¤ секретарем-референтом з метою розпод≥лу документ≥в на т≥, що повинн≥ реЇструватис¤ ≥ т≥, що реЇстрац≥њ не потребують.

Ќа документах, що реЇструютьс¤, проставл¤Їтьс¤ рекв≥зит Ув≥дм≥тка про надходженн¤Ф, дату надходженн¤, вх≥дний номер документа. У¬≥дм≥тка про надходженн¤Ф не проставл¤Їтьс¤ на додатках до документ≥в, на проспектах, каталогах та ≥нших матер≥алах, що не реЇструютьс¤.

 ер≥вников≥ направл¤ютьс¤ на розгл¤д найважлив≥ш≥ ≥ терм≥нов≥ документи, ¤к≥ над≥йшли. “≥ документи, що не вимагають прийн¤тт¤ р≥шенн¤ на р≥вн≥ кер≥вника, можуть передаватис¤ заступников≥ кер≥вника п≥дприЇмства, до структурного п≥дрозд≥лу або в≥дразу виконавц¤м.

ѕ≥сл¤ реЇстрац≥њ документи передаютьс¤ на розгл¤д ≥ прийн¤тт¤ р≥шенн¤ кер≥внику ф≥рми.  ер≥вник ф≥рми, розгл¤даючи вх≥дний документ, повинен визначити виконавц¤, дати ч≥тк≥ ≥ конкретн≥ вказ≥вки стосовно виконанн¤ документа ≥ визначити реальн≥ строки.

÷≥ вказ≥вки оформл¤ютьс¤ у вигл¤д≥ резолюц≥њ. « резолюц≥Їю кер≥вника документ передаЇтьс¤ в≥дпов≥дальному виконавцю п≥д розписку в журнал≥ вх≥дноњ реЇстрац≥њ з проставленн¤м дати отриманн¤.

 оли робота з документом завершена (складено документ-в≥дпов≥дь), на документ≥ проставл¤Їтьс¤ в≥дм≥тка про його виконанн¤ ≥ направленн¤ до справи. ѕ≥сл¤ цього документ разом з коп≥Їю в≥дпов≥д≥ передаЇтьс¤ секретарев≥-референтов≥ дл¤ п≥дшиванн¤ до справи.

3. ќбробка вих≥дних документ≥в складаЇтьс¤ з таких операц≥й:

складанн¤ проекту документа;

погодженн¤ проекту документа;

перев≥рка правильност≥ оформленн¤ проекту документа секретарем;

п≥дписанн¤ документа кер≥вником ( у необх≥дних випадках Ц затвердженн¤);

реЇстрац≥¤ документа;

в≥дправленн¤ документа адресатов≥;

п≥дшивка другого прим≥рника (коп≥њ) документа до справи.

ѕроект вих≥дного документа складаЇтьс¤ виконавцем, правильн≥сть його оформленн¤ перев≥р¤Їтьс¤ секретарем-референтом.

¬их≥дн≥ документи оформл¤ютьс¤ в двох прим≥рниках, кр≥м факс≥в ≥ телефонограм, що складаютьс¤ в одному прим≥рнику.

ѕ≥дготовлений проект вих≥дного документа подаЇтьс¤ на п≥дпис кер≥внику ф≥рми.

 ер≥вник може внести зм≥ни ≥ доповненн¤ в документ, що поданий на п≥дпис, або повернути його виконавцю на доопрацюванн¤.

ѕ≥сл¤ п≥дпису кер≥вником двох прим≥рник≥в вих≥дний документ передаЇтьс¤ секретарев≥-референтов≥ дл¤ реЇстрац≥њ. ƒокументи, що в≥дправл¤ютьс¤, реЇструютьс¤ в У∆урнал≥ реЇстрац≥њ вих≥дних документ≥вФ. ƒл¤ реЇстрац≥њ необх≥дн≥ так≥ дан≥:

≥ндекс документа, що включаЇ ≥ номер справи;

дата документа;

адресат (кореспондент);

короткий зм≥ст чи заголовок;

в≥дм≥тка про виконанн¤;

виконавець;

прим≥тка.

ѕ≥сл¤ реЇстрац≥њ ≥ присвоЇнн¤ вих≥дному документу номера це ф≥ксуЇтьс¤ на обох прим≥рниках. “ого ж дн¤ вих≥дн≥ документи конвертуютьс¤ ≥ в≥дправл¤ютьс¤. ѕри цьому зв≥р¤Їтьс¤ адреса отримувача на лист≥ ≥ на конверт≥. ƒругий прим≥рник в≥д≥сланого листа п≥дшивають у справу з листуванн¤.

1

Ќазва: ќрган≥зац≥¤ роботи з документами
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (1104 прочитано)