ƒ≥ловодство > ќсновн≥ моменти протоколу

ƒ≥ловодство Ї складовою частиною роботи кожного п≥дприЇмства, установи, орган≥зац≥њ. ” практичн≥й д≥¤льност≥ установ, п≥дприЇмств ≥ орган≥зац≥й застосовуютьс¤ р≥зн≥ системи д≥ловодства, але майже дл¤ вс≥х них Ї обовТ¤зковим веденн¤ адм≥н≥стративного д≥ловодства (його ще називають загальним д≥ловодством).

¬иди документ≥в визначаютьс¤ за к≥лькома ознаками. “ак за найменуванн¤м розр≥зн¤ють: листи, телеграми, телефонограми, дов≥дки, за¤ви, службов≥ записки, ≥нструкц≥њ та ≥н.

«а походженн¤м кореспонденц≥ю[1] под≥л¤ють на службову (оф≥ц≥йну) й особисту. —лужбов≥ документи виход¤ть в≥д орган≥зац≥й, п≥дприЇмств, установ та службових ос≥б, ¤к≥ њх представл¤ють, а особист≥ Ц в≥д окремих громад¤н.

«а м≥сцем виникненн¤ документи под≥л¤ють на внутр≥шн≥ й зовн≥шн≥. ƒо внутр≥шн≥х належать документи, ¤к≥ д≥ють лише всередин≥ т≥Їњ установи, орган≥зац≥њ чи п≥дприЇмства, де вони складен≥. ƒо зовн≥шн≥х в≥днос¤тьс¤ т≥ д≥лов≥ папери, ¤к≥ Ї результатом сп≥лкуванн¤ ц≥Їњ установи з ≥ншими установами, орган≥зац≥¤ми чи п≥дприЇмствами.

«а призначенн¤м документи под≥л¤ютьс¤ на розпор¤дч≥, статутн≥, виконавч≥ й ≥нформац≥йн≥.

«а структурними ознаками д≥лов≥ папери можна под≥лити на регламентован≥ (стандартн≥) й нерегламентован≥ (нестандартн≥). –егламентованою зветьс¤ кореспонденц≥¤, складена за певним зразком (це стосуЇтьс¤ не лише стандартних аспект≥в зм≥сту, а й формату паперу, складу рекв≥зит≥в та ≥н.). –егламентований лист наприклад, завжди ф≥ксуЇ регул¤рну виробничу або управл≥нську ситуац≥ю й реал≥зуЇтьс¤ у вигл¤д≥ стандартних синтаксичних конструкц≥й. Ќерегламентований лист, ¤к правило, торкаЇтьс¤ ¤коњсь непередбаченоњ ситуац≥њ.

‘ормул¤р документа.  ожний документ складаЇтьс¤ з окремих елемент≥в, ¤к≥ звутьс¤ рекв≥зитами.

“ак, рекв≥зитами орган≥зац≥йно-розпор¤дчих документ≥в Ї:

1)емблема орган≥зац≥њ чи п≥дприЇмства;

2)зображенн¤ ур¤дових нагород;

3)коди;

4)найменуванн¤ м≥н≥стерства чи в≥домства;

5)найменуванн¤ установи, орган≥зац≥њ або п≥дприЇмства;

6)назва структурного п≥дрозд≥лу;

7)адресат;

8)резолюц≥¤;

9)гриф затвердженн¤;

10)≥ндекс п≥дприЇмства звТ¤зку, поштова й телеграфна адреси[2] номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;

11) назва виду документа;

12)дата;

13)≥ндекс;

14)посиленн¤ на ≥ндекс ≥ дату вх≥дного документа;

15)м≥сце складанн¤ або виданн¤;

16)в≥дм≥тка про контроль;

17)заголовок до тексту;

18)текст;

19)в≥дм≥тка про на¤вн≥сть додатк≥в;

20)п≥дпис;

21)гриф погодженн¤;

22)в≥дм≥тка про зав≥ренн¤ коп≥њ;

23)в≥зи;

24)в≥дм≥тка про виконанн¤ документа й в≥дсиланн¤ його в справу;

25)в≥дм≥тка про надходженн¤[3].

” р≥зних видах д≥лових папер≥в склад рекв≥зит≥в неоднаковий; в≥н залежить в≥д зм≥сту документа, його призначенн¤ й способу обробки.  ожен х них займаЇ певне м≥сце в документ≥, проте той самий рекв≥зит у неоднакових документах розташовуЇтьс¤ по-р≥зному.

—укупн≥сть рекв≥зит≥в документа, розташованих у певн≥й посл≥довност≥ на аркуш≥ паперу, зветьс¤ формул¤ром.

‘ормул¤р документа повинна м≥стить вс≥ необх≥дн≥ дл¤ оперативноњ роботи в≥домост≥. “ак, розм≥щенн¤ у формул¤р≥ листа пр≥звища й телефону виконавц¤ значно пришвидшуЇ п≥дготовку в≥дпов≥д≥.

«акр≥пленн¤ за рекв≥зитами пост≥йних м≥сць робить документи зручними дл¤ зорового сприйманн¤, спрощуЇ њх обробку, даЇ можлив≥сть використати при цьому техн≥чн≥ засоби.

«алежно в≥д розташуванн¤ у формул¤р≥ назви установи Ц автора документа розр≥зн¤ють два основн≥ вид формул¤р≥в Ц з поздовжн≥м ≥ кутовим розм≥щенн¤м рекв≥зит≥в.

“ипов≥ формул¤ри служать базою дл¤ проектуванн¤ бланк≥в окремих вид≥в документ≥в.

–екв≥зити в документ≥ розм≥щують з урахуванн¤м посл≥довност≥ операц≥й його п≥дготовки, оформленн¤ й виконанн¤.  ожному рекв≥зиту, ¤кий м≥стить пост≥йну ≥нформац≥ю, в≥дводитьс¤ суворо обмежений обс¤г аркуша, достатн≥й дл¤ розташуванн¤ максимальноњ к≥лькост≥ друкованих знак≥в.

Ѕланк Ц це аркуш паперу з в≥дтвореними на ньому рекв≥зитами, що м≥ст¤ть пост≥йну ≥нформац≥ю. Ќайпоширен≥шими Ї бланки службових лист≥в, дов≥док, акт≥в, наказ≥в, протокол≥в та ≥н. ”с≥ основн≥ документи повинн≥ друкуватис¤ на бланках: застосуванн¤ бланк≥в при складанн≥ документ≥в п≥двищуЇ культуру прац≥ управл≥нн¤, надаЇ ≥нформац≥њ оф≥ц≥йного характеру, полегшуЇ виконанн¤ й подальшу використанн¤ документа.

Ѕланки можуть виготовл¤тис¤ ¤к друкарським, так ≥ ≥ншими способами. ” бланки документ≥в, ¤к≥ м≥ст¤ть повторювану ≥нформац≥ю (дов≥дки, зведенн¤, дорученн¤, ≥нформац≥йн≥ й супров≥дн≥ листи та ≥н.), доц≥льно включити трафаретний текст.

” рад¤нському д≥ловодств≥ бланки наказ≥в, постанов, протокол≥в та ≥нших документ≥в виготовл¤ютьс¤ у б≥льшост≥ випадк≥в з поздовжн≥м розм≥щенн¤м рекв≥зит≥в; бланки лист≥в - з поздовжн≥м ≥ кутовим.

 утовий вар≥ант бланка Ї б≥льш економним з точки зору використанн¤ площ≥ аркуша та зручним дл¤ обробки, ≥ в принцип≥ вс≥ бланки можуть так будуватис¤. ѕроте, враховуючи роль традиц≥й у документуванн≥, кутовий бланк рекомендують головним чином дл¤ тих документ≥в, у ¤ких у прав≥й верхн≥й частин≥ аркуша звичайно проставл¤ютьс¤ певн≥ в≥домост≥ й в≥дм≥тки, - дл¤ лист≥в, допов≥дних записок, дов≥док та ≥нших документ≥в, а також дл¤ бланк≥в акт≥в (вони в переважн≥й б≥льшост≥ випадк≥в теж затверджуютьс¤. ј гриф затвердженн¤ ставитьс¤ в прав≥й верхн≥й частин≥ аркуша). ≤нш≥ документи можуть мати бланки з поздовжн≥м розм≥щенн¤м рекв≥зит≥в.

ƒе¤ка складн≥сть в≥дчуваЇтьс¤ при проектуванн≥ бланк≥в документ≥в установ союзних ≥ автономних республ≥к, що повТ¤зано з застосуванн¤м рекв≥зит≥в, писаних рос≥йською й нац≥ональною мовами. ƒ≥юче законодавство маЇ нормативи з цього питанн¤; загалом же воно розвТ¤зуЇтьс¤ в кожному конкретному випадку з урахуванн¤м традиц≥й, що склалис¤.

як правило, назви установ союзних ≥ автономних республ≥к, нац≥ональних округ≥в та областей друкуютьс¤ на бланках лист≥в в≥дпов≥дною нац≥ональною мовою ≥ рос≥йською мовою. ќбома мовами дублюютьс¤ також назви структурних п≥дрозд≥л≥в (на бланках лист≥в п≥дрозд≥л≥в).

ѕоштова адреса пишетьс¤ лише рос≥йською мовою. Ѕланки ≥нших вид≥в документ≥в, ¤к≥ не мають широкоњ сфери розсиланн¤, можуть виготовл¤тис¤ одн≥Їю мовою Ц нац≥ональною чи рос≥йською (залежно в≥д м≥сцевих умов ≥ традиц≥й веденн¤ документац≥њ).

ќформленн¤ документа. Ќазва установи, ¤к правил, Ї у бланку.  оли Ї документ виготовл¤Їтьс¤ на чистому аркуш≥ паперу, то назва установи вказуЇтьс¤ в повному розгорнутому найменуванн≥ посади особи, ¤ка п≥дписуЇ документ.

Ќазва (вид, р≥зновид) документа Ц один з обовТ¤зкових його рекв≥зит≥в. ” практиц≥ документуванн¤ цей рекв≥зит не проставл¤Їтьс¤ лише в листах. Ќазва виду зумовлюЇ особливост≥ викладу й побудови тексту документа, характеризуЇ його призначенн¤ й ступ≥нь обовТ¤зковост≥ виконанн¤ положень, що в ньому викладаютьс¤, а також п≥двищуЇ його ≥нформативн≥сть. «вичайно назва виду документа на¤вна в бланку або вдруковуЇтьс¤ п≥зн≥ше в л≥вому верхньому кутку чи вздовж л≥вого пол¤ (залежно в≥д типу формул¤ра).

«аголовок.  ожен службовий документ, незалежно в≥д його виду, зм≥сту й призначенн¤, повинн мати заголовок, сформульований службовою особою, ¤ка складала його (вин¤ток Ц пов≥домленн¤, телефонограма). «аголовок розм≥щуЇтьс¤ в л≥вому верхньому кутку документа п≥д номером ≥ датою. ” ньому коротко, одн≥Їю фразою в узагальнен≥й форм≥ викладаЇтьс¤ зм≥ст д≥лового папера. ЌазиваЇтьс¤ не лише пон¤тт¤, про ¤ке йдетьс¤, але й суть д≥њ, виражена в≥дд≥Їсл≥вним ≥менником, наприклад: ѕро додаткову поставку вагон≥в. ѕро зниженн¤ витрат на машинописн≥ роботи та ≥н.

як правило, на¤вн≥сть ч≥тких заголовк≥в пом≥тно скорочуЇ час розгл¤ду документа кер≥вництвом, пер≥од проходженн¤ його по вс≥х ≥нших ≥нстанц≥¤х, прискорюЇ реЇстрац≥ю, усуваЇ можлив≥сть помилок при формулюванн≥ короткого зм≥сту його в реЇстрац≥йних записах.

«аголовки частин великого за обс¤гом документа (розд≥л≥в його) можна розм≥щувати на аркуш≥ в р≥зних м≥сц¤х. «ручно пом≥стити його в л≥в≥й частин≥ аркуша, не перериваючи тексту (лише вид≥лити граф≥чно).

ƒл¤ нормативноњ документац≥њ доц≥льним уважаЇтьс¤ розм≥щенн¤ заголовка, починаючи з середини р¤дка.

јдреса (службова кореспонденц≥¤). јдреса проставл¤Їтьс¤ на багатьох документах: листах, допов≥дних записках, дов≥дках, пов≥домленн¤х та ≥н.

якщо пр≥звища кер≥вних ос≥б установи-кореспондента нев≥дом≥, то доц≥льно направл¤ти листи на адресу установи або структурного п≥дрозд≥лу, не витрачаючи часу на пошуки потр≥бних пр≥звищ та ≥н≥ц≥ал≥в. ” цьому випадку назва установи й структурного п≥дрозд≥лу ставитьс¤ у називному в≥дм≥нку:

 амТ¤нець-ѕод≥льський електромехан≥чний завод

¬≥дд≥л постачанн¤

якщо пр≥звища кер≥вних ос≥б в≥дом≥, сл≥д адресувати кореспонденц≥ю конкретним службовим особам з метою пришвидшенн¤ њњ проходженн¤. ѕри цьому назва орган≥зац≥њ пишетьс¤ в називному в≥дм≥нку, а найменуванн¤ посади й пр≥звища Ц в давальному.

 амТ¤нець-ѕод≥льський електромехан≥чний завод

Ќачальнику в≥дд≥лу постачанн¤

“.ѕетренку ≤.ќ.

якщо лист адресовано кер≥вников≥ орган≥зац≥њ, њњ назва входить у найменуванн¤ посади ≥ пишетьс¤ у давальному в≥дм≥нку:

ƒиректору  амТ¤нець-под≥льського

≈лектромехан≥чного заводу

“.’оменку √.ќ.

ѕри масов≥й розсилц≥ документа адресат може бути названий узагальнено:

1	2	3	4

Ќазва: ќсновн≥ моменти протоколу
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (2439 прочитано)