ƒ≥ловодство > ѕон¤тт¤ ≥ завданн¤ д≥ловодства

ѕон¤тт¤ ≥ завданн¤ д≥ловодства

ѕлан

ѕон¤тт¤ д≥ловодства.

¬иди д≥ловодства.

ќсобливост≥ управл≥нських документ≥в.

1. ƒ≥ловодство Ц це д≥¤льн≥сть, ¤ка охоплюЇ питанн¤ документуванн¤ ≥ орган≥зац≥њ роботи з документами в процес≥ зд≥йсненн¤ управл≥нських д≥й. ќсновними елементами д≥ловодства Ї письмов≥ документи ≥ документуванн¤, а саме створенн¤ документ≥в.

√оловним завданн¤м д≥ловодства Ї забезпеченн¤ швидкоњ ≥ ефективноњ роботи п≥дприЇмства, установи чи орган≥зац≥њ.

—кладов≥ частини д≥ловодства Ц система документац≥њ, система документуванн¤, орган≥зац≥¤ роботи з документами.

—истема документац≥њ Ц це сукупн≥сть документ≥в, взаЇмоповТ¤заних м≥ж собою таким чином, що ¤вл¤ють собою Їдине ц≥ле ≥з своњми специф≥чними рисами. ≤снуЇ багато систем документац≥њ. Ќаприклад, система управл≥нських документ≥в, ¤ка маЇ багато п≥дсистем Ц функц≥ональн≥, м≥жгалузев≥ та галузев≥ системи. ƒо функц≥ональних систем належить планова, матер≥ально-техн≥чна, зв≥тно-статистична. ƒо галузевих систем належать документи, ¤к≥ стосуютьс¤ певноњ галуз≥ в крањн≥. ƒо м≥жгалузевих Ц документи, що стосуютьс¤ двох чи б≥льше галузей. ÷≥ системи под≥л¤ютьс¤ на п≥дсистеми, останн≥ Ц на б≥льш др≥бн≥ сукупност≥ документ≥в.

—истема документуванн¤ Ц це сукупн≥сть процес≥в ≥ прийом≥в створенн¤ вс≥Їњ документац≥њ в установах, на п≥дприЇмствах, в орган≥зац≥¤х, в ход≥ зд≥йсненн¤ ними своњх функц≥й. ƒокументуванн¤ охоплюЇ вс≥ операц≥њ по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню ≥ виготовленню документ≥в. —истема документуванн¤ передбачаЇ на¤вн≥сть в≥дпов≥дних вимог ≥ норматив≥в створенн¤ документ≥в. “ак≥ нормативи закр≥плен≥ законодавчо у вигл¤д≥ ™диноњ державноњ системи д≥ловодства (™ƒ—ƒ), ≥нструкц≥¤ми, в≥домчими норматичними документами з питань д≥ловодства. ќсновн≥ положенн¤ ™ƒ—ƒ розповсюджуютьс¤ на орган≥зац≥йно-розпор¤дчу документац≥ю. ƒе¤к≥ положенн¤ Ї обовТ¤зковими дл¤ виконанн¤, ≥нш≥ мають рекомендац≥йний характер.

ќрган≥зац≥¤ роботи з документами Ц це створенн¤ умов, що забезпечують рух, пошук ≥ збереженн¤ документ≥в в д≥ловодств≥. —юди входить прийом, реЇстрац≥¤, розпод≥л, контроль виконанн¤, формуванн¤ справ, дов≥дково-пошукова робота, передарх≥вна обробка, збереженн¤ ≥ використанн¤ документ≥в.

2. ” д≥ловодств≥ розр≥зн¤ють:

јдм≥н≥стративне (загальне) д≥ловодство Ц це операц≥њ по документуванню розпор¤дчоњ ≥ виконавчоњ д≥¤льност≥ орган≥зац≥њ чи п≥дприЇмства. ƒокументи, ¤к≥ застосовуютьс¤ при оформленн≥ розпор¤дчоњ ≥ виконавчоњ д≥¤льност≥ орган≥в державного управл≥нн¤ називаютьс¤ орган≥зац≥йно-розпор¤дчою документац≥Їю (ќ–ƒ).

ќрган≥зац≥йно-розпор¤дча документац≥¤ створюЇтьс¤ ≥ використовуЇтьс¤ в р≥зних органах управл≥нн¤ Ц  аб≥нет≥ м≥н≥стр≥в, м≥н≥стерствах, в≥домствах, установах, школах, л≥карн¤х, на п≥дприЇмствах та ≥н.

”с≥ документи системи ќ–ƒ можна под≥лити на 5 груп:

орган≥зац≥йн≥ (положенн¤, статути, ≥нструкц≥њ, правила);

розпор¤дч≥ (постанови, р≥шенн¤, розпор¤дженн¤, накази в загальних питанн¤х, вказ≥вки);

дов≥дково-≥нформац≥йн≥ (дов≥дки, протоколи, акти, допов≥дн≥ та по¤снювальн≥ записки, службов≥ листи, в≥дгуки, допов≥д≥, зв≥ти, договори та ≥н.);

з кадрових питань (за¤ви, накази, особов≥ листки, трудов≥ книжки, особов≥ картки, характеристики та ≥н.);

особист≥ оф≥ц≥йн≥ документи (пропозиц≥њ, за¤ви, скарги громад¤н, автоб≥ограф≥њ, розписки, дорученн¤ та ≥н.).

«астосуванн¤ стандарт≥в ќ–ƒ дл¤ орган≥зац≥й, установ ≥ п≥дприЇмств крањни стало п≥дготовкою до ун≥ф≥кац≥њ систем документац≥њ, ¤к≥ використовуютьс¤ в управл≥нн≥.

”н≥ф≥кац≥¤ Ц це встановленн¤ Їдиного комплексу вид≥в ≥ р≥зновид≥в управл≥нських документ≥в дл¤ аналог≥чних управл≥нських ситуац≥й, Їдиних форм та правил складанн¤ та оформленн¤ документ≥в. ”н≥ф≥кац≥¤ документ≥в включаЇ њх стандартизац≥ю, зменшенн¤ к≥лькост≥ вид≥в та р≥зновид≥в документ≥в, встановленн¤ певного кола д≥лових папер≥в з допомогою ¤ких зд≥йснюЇтьс¤ управл≥нська д≥¤льн≥сть.

—пец≥альне д≥ловодство Ц це робота з документами, специф≥чними дл¤ кожноњ ≥з функц≥й управл≥нн¤, а також дл¤ таких областей д≥¤льност≥ ¤к транспорт, звТ¤зок, статистика, юриспруденц≥¤, в≥йськова справа. —еред спец≥ального д≥ловодства розр≥зн¤ють: бухгалтерське, нотар≥альне, в≥йськове, д≥ловодство по особовому складу установи та ≥н.

ƒ≥ловодство в установах орган≥зовуЇтьс¤ в залежност≥ в≥д њх виду, особливостей роботи, обТЇму документооб≥гу. ќбТЇм документооб≥гу визначаЇтьс¤ к≥льк≥стю вх≥дних, вих≥дних, внутр≥шн≥х документ≥в за р≥к. ¬ залежност≥ в≥д обТЇму документооб≥гу установи под≥л¤ютьс¤ на чотири категор≥њ: з обТЇмом документооб≥гу понад 100000 документ≥в на р≥к; в≥д 25000 до 100000 документ≥в; 10000-25000 документ≥в на р≥к; до 10000 документ≥в на р≥к.

¬ залежност≥ в≥д структури установи ≥ обТЇму документооб≥гу система веденн¤ д≥ловодства може бути: а) централ≥зована Ц застосовуЇтьс¤ в установах з документооб≥гом до 10000 документ≥в на р≥к, з невеликою к≥льк≥стю структурних п≥дрозд≥л≥в; б) децентрал≥зована Ц в установах з територ≥ально в≥докремленими структурними п≥дрозд≥лами ≥ документооб≥гом понад 100000 документ≥в на р≥к.

3. ¬≥дпов≥дно до д≥ючого законодавства органи управл≥нн¤ створюють:

 аб≥нет м≥н≥стр≥в Ц постанови ≥ розпор¤дженн¤;

м≥н≥стерства Ц накази, ≥нструкц≥њ, вказ≥вки;

державн≥ ком≥тети ≥ ком≥с≥њ Ц постанови, ≥нструкц≥њ, вказ≥вки;

головн≥ управл≥нн¤ та управл≥нн¤ при  ћ” Ц накази, ≥нструкц≥њ, вказ≥вки;

виконкоми –ад народних депутат≥в, њх управл≥нн¤ та в≥дд≥ли Ц р≥шенн¤ (виконкоми), розпор¤дженн¤ (виконкоми), накази (управл≥нн¤ та в≥дд≥ли виконком≥в);

власники промислових та виробничих обТЇднань, ф≥рм, трест≥в Ц накази, ≥нструкц≥њ, вказ≥вки;

власники, п≥дприЇмств, установ, орган≥зац≥й Ц накази, ≥нструкц≥њ, розпор¤дженн¤ (п≥дприЇмства), вказ≥вки.

”правл≥нськ≥ документи мають своњ особливост≥:

створюютьс¤ ≥ використовуютьс¤ органами управл≥нн¤ у в≥дпов≥дност≥ ≥з встановленою компетенц≥Їю ≥ поставленими завданн¤ми;

служать засобом закр≥пленн¤ функц≥й орган≥в управл≥нн¤;

м≥ст¤ть ≥нформац≥ю дов≥дкового ≥ правового характеру, в≥дображають природу виконавчоњ ≥ розпор¤дчоњ д≥¤льност≥ певного органу управл≥нн¤;

процес њх створенн¤, форма, зм≥ст, меж≥ д≥њ регулюютьс¤ правовими нормами, що надаЇ њм загальнообовТ¤зков≥сть виконанн¤.

—укупн≥сть д≥й орган≥в управл≥нн¤ по створенню ≥ використанню документ≥в називаЇтьс¤ документуванн¤м управл≥нськоњ д≥¤льност≥.

ќргани управл≥нн¤ з найб≥льш важливих питань видають постанови, р≥шенн¤, накази; а з менш важливих Ц розпор¤дженн¤, вказ≥вки.

1

Ќазва: ѕон¤тт¤ ≥ завданн¤ д≥ловодства
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (1871 прочитано)