ƒ≥ловодство > –екв≥зити документ≥в

ѕовна назва устано≠ви, орган≥зац≥њ або п≥дприЇмства Ч автора документа - розташовуЇтьс¤ у верхньому л≥вому кутку. ћоже наноситис¤ за допомогою штампа або друкарським способом.

Ќазва структурного п≥дрозд≥лу - розташовуЇтьс¤ у верхньому л≥вому кутку. ƒозвол¤Їтьс¤ друкувати маши≠нописним способом.

≤ндекс п≥дприЇмства зв'¤зку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, но≠мер телефону, факсу, номер рахунку в банку - розташовуЇтьс¤ у верхньому л≥вому кутку, оформл¤Їтьс¤ в≥дпов≥дно до поштових правил: 252030; м. ињв, вул.ѕирогова,9, т.22 1-99-33. Ќа бланку дл¤ лист≥в вказуЇтьс¤ номер розрахункового рахунку у в≥дд≥ленн≥ банку: розрахунковий рахунок є 11632516 в ”кр≥нбанку м.  иЇва ћ‘ќ є321 518.

Ќазва виду документа - розташовуЇтьс¤ зл≥ва або посередин≥ стор≥нки. ¬ ус≥х документах, кр≥м лис≠т≥в, наводитьс¤ назва його виду. «алежно в≥д ц≥Їњ назви встановлюЇтьс¤ формул¤р, структура тексту, особли≠вост≥ викладу.

ƒата - документ датуЇтьс¤ днем його п≥д≠писанн¤ або затвердженн¤. Ќа бланках дату п≥дписанн¤ документа ставл¤ть у л≥в≥й верхн≥й частин≥ разом ≥з ≥ндексом на спец≥ально в≥дведеному дл¤ цього м≥сц≥. якщо документ складений не на бланку, то дату ставл¤ть п≥д текстом зл≥ва. ¬она записуЇтьс¤ словесно-цифровим способом (24 серпн¤ 1996 р.) або цифровим Ч трьома парами араб≠ських цифр у так≥й посл≥довност≥: день, м≥с¤ць, р≥к Ч 17.06.96 (тобто 17 червн¤ 1996 року). ” документах матер≥ально-ф≥нансового характеру дата оформл¤Їтьс¤ словесно-цифровим способом.

≤ндекс - розташовуЇтьс¤ у верхн≥й частин≥ сто≠р≥нки зл≥ва. ÷ей рекв≥зит дозвол¤Ї забезпечити оперативний дов≥дково-≥нформац≥йний пошук документа, контроль виконанн¤. ≤ндекс документа включаЇ в себе три пари арабських цифр, де перша пара Ч ≥ндекс струк≠турного п≥дрозд≥лу, друга Ч номер справи за номенклатурою дл¤ п≥д≠розд≥лу, трет¤ Ч пор¤дковий номер за журналом обл≥ку. Ќаприклад: є 02-10/36, де 02 Ч шифр структур≠ного п≥дрозд≥лу; 10 Ч номер справи, документа; 36 Ч реЇстрац≥йний номер документа за журналом обл≥ку вх≥дних документ≥в та канцел¤р≥њ.

ѕосиланн¤ на ≥ндекс та дату вх≥дного документа - розташовуЇтьс¤ у верхн≥й частин≥ сто≠р≥нки зл≥ва. ћ≥стить дату та ≥ндекс, вказан≥ у документ≥ орган≥зац≥Їю, ¤ка уклала чи видала документ. Ќаприк≠лад: на N∞ 02-10/135 в≥д 01.03.96, де 02 Ч ≥ндекс структурного п≥дрозд≥лу; 10 Ч номер справи за номенклатурою; 1 35 Ч пор¤дковий номер.

ћ≥сце укладанн¤ чи виданн¤ - розташовуЇтьс¤ у верхн≥й частин≥ сто≠р≥нки зл≥ва. ћ≥стить назву м≥ста чи населеного пункту, де видаЇтьс¤ доку≠мент.

√риф обмеженн¤ до≠ступу до документа - розташовуЇтьс¤ з правого боку п≥д ко≠дом - форми. «аписуЇтьс¤ з середини р¤дка "дл¤ службового користуванн¤", "секретно", "ц≥лком секретно".

јдресат - розташовуЇтьс¤ з правого боку у верхн≥й частин≥ стор≥нки.  ожний елемент Ч назва установи, п≥дрозд≥лу, посада, пр≥звище та ≥н≥ц≥али особи, поштова адреса Ч пишетьс¤ з середини нового р¤дка з великоњ л≥тери. якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказуЇтьс¤ п≥сл¤ назви установи, структурного п≥дрозд≥лу й пр≥звища службовоњ особи; коли приватн≥й особ≥ Ч тод≥ перед њњ пр≥звищем.

Ќаприклад:

ƒрукарн¤ "ѕреса 252030, м. ињв,

”крањни" вул.ѕирогова,

√оловному ре- 12, кв. 6

дакторов≥ Ќиконову ћ.ѕ.

–оманову ¬.ќ.

√риф затвердженн¤ - розташовуЇтьс¤ у верхн≥й прав≥й частин≥ документа. «атвердженн¤ Ч спос≥б засв≥дченн¤ документа п≥сл¤ його п≥дписанн¤, ¤кий санкц≥онуЇ поширенн¤ д≥њ документа на визначене коло структурних п≥дрозд≥л≥в, орган≥зац≥й чи службових ос≥б. ≈лементи грифу затвердженн¤:

Ч слово «ј“¬≈–ƒ∆”ё;

Ч назва посади;

Ч особистий п≥дпис;

Ч ≥н≥ц≥али та пр≥звище особи, що затвердила документ,

Ч дата затвердженн¤.

Ќаприклад: «ј“¬≈–ƒ∆”ё

директор школи

(п≥дпис) JLC. —еменова.

07.10.96

–езолюц≥¤ - розм≥щуЇтьс¤ у правому верхньому кутку. якщо це м≥сце зайн¤те ≥ншим рекв≥зитом, то резолюц≥ю вм≥щують на будь-¤к≥й в≥льн≥й площ≥ лицьового боку стор≥нки документа, кр≥м пол≥в. —кладаЇтьс¤ з таких елемент≥в: Ч пр≥звище та ≥н≥ц≥али виконавц¤, ¤кому в≥дправлений документ; Ч вказ≥вка про пор¤док у характер≥ виконанн¤ документа; Ч терм≥н виконанн¤ документа; Ч особистий п≥дпис кер≥вника; Ч дата. як виконавц≥ у резолюц≥њ зазнача≠ютьс¤ службов≥ особи, а не структурн≥, п≥дрозд≥ли. ¬≥дпов≥дальною за вико≠нанн¤ документа Ї особа, наведена в резолюц≥њ першою.

«аголовок до тексту - друкуЇтьс¤ малими л≥терами, роз≠м≥щуЇтьс¤ п≥д назвою виду документа, в≥дображаЇ головну ≥дею документа ≥, ¤к правило, починаЇтьс¤ з приймен≠ника "про", маЇ бути лакон≥чним ≥ точним, з максимальною повнотою розкривати зм≥ст документа.

¬≥дм≥тка про контроль - розташовуЇтьс¤ з л≥вого боку у верх≠н≥й частин≥ пол¤ першоњ стор≥нки документа, њњ проставл¤ють за формою " " або " онтроль".

“екст - складаЇтьс¤ з таких лог≥чних елемен≠т≥в: Ч вступу; Ч доказу; Ч зак≥нченн¤. –озташовуЇтьс¤ по вс≥й ширин≥ стор≥н≠ки (в≥д пол¤ до пол¤).

¬≥дм≥тка про на¤вн≥сть додатка - розташовуЇтьс¤ л≥воруч у верхн≥й половин≥ стор≥нки. ™ два способи оформленн¤ додатк≥в:!) ¤кщо документ маЇ додатки, згадуван≥ в текст≥, або т≥, що по¤снюють його зм≥ст, то в≥дм≥тку про це оформл¤ють так:

ƒодаток: на 2 стор. у 3 прим.:

2) ¤кщо документ маЇ додатки, не зазначен≥ в текст≥, то њх потр≥бно перел≥чити ≥з зазначенн¤м к≥лькост≥ стор≥нок у кожному додатку й к≥льк≥сть њх прим≥рник≥в:

ƒодаток: "ѕроект реконструкц≥њ д≥л¤нки" на 5 стор. у 2 прим.

якщо додаток залишаЇтьс¤ у справ≥, то зазначаЇтьс¤:

ƒодаток: на 2 стор. лише адресатов≥.

ѕри велик≥й к≥лькост≥ додатк≥в окремо складаЇтьс¤ њх список, а в самому документ≥ п≥сл¤ тексту зазначаЇтьс¤:

ƒодаток: в≥дпов≥дно до списку на 7 стор.

ѕ≥дпис - ѕ≥дписують, ¤к правило, перший прим≥рник документа. ƒо складу п≥дпису вход¤ть:

Ч зазначенн¤ посади (з л≥вого боку);

Ч п≥дпис (з правого боку);

Ч ≥н≥ц≥али й пр≥звище особи, що

п≥дписала документ (праворуч).

ѕ≥дписи к≥лькох службових ос≥б на документах розташовуютьс¤ одна п≥д одною у посл≥довност≥, що в≥дпов≥даЇ займан≥й посад≥. якщо документ п≥дписують к≥лька ос≥б, що займають однакову посаду, њх п≥дписи розташовуютьс¤ на одному р≥вн≥:

ƒиректор ƒиректор

с/ш є277 с/шє282

/п≥дпис/ /п≥дпис/

Ћ.—.—еменова ё.ё.Ќекрасов

–озшифруванн¤ п≥дпису в дужки не беретьс¤.

√риф узгодженн¤ - –озр≥зн¤ють дв≥ форми узгодженн¤ документ≥в Ч внутр≥шнЇ (з п≥дрозд≥лами та службовими особами установи) ≥ зовн≥шнЇ (з п≥дв≥домчими та неп≥дв≥домчими орган≥зац≥¤ми). √риф узгодженн¤ ставитьс¤ на зовн≥шн≥й форм≥. ÷ей рекв≥зит складаЇтьс¤ ≥з:

Ч слова "”«√ќƒ∆≈Ќќ";

Ч назви посади службовоњ особи (включаючи назву установи), з ¤кою узгоджуЇтьс¤ документ;

Ч особистого п≥дпису;

Ч його розшифруванн¤;

Ч дати.

√рифи узгодженн¤ розташовуютьс¤ нижче в≥д рекв≥зиту "ѕ≤ƒѕ»—" або на окрем≥й стор≥нц≥.

Ќаприклад:

”«√ќƒ∆≈Ќќ:

ƒиректор с/ш є 246

/п≥дпис/  .—.  ущаЇва

01.09.96

¬≥за - ¬нутр≥шнЇ узгодженн¤ проекту документа Ч це його в≥зуванн¤. ¬≥за складаЇтьс¤ з:

Ч особистого п≥дпису особи, що в≥зуЇ,

Ч дати.

” раз≥ потреби зазначаЇтьс¤ посада особи, що в≥зуЇ, ≥ розшифровуЇтьс¤ њњ п≥дпис (зазначаютьс¤ ≥н≥ц≥али ≥ пр≥звище):

«ав≥дувач кафедри (п≥дпис) Ѕ.ћ.—айко

28.08.96

Ќевелик≥ зауваженн¤ (1 Ч 2 р¤дки) розташовуютьс¤ перед в≥зою. ѕри внутр≥шньому узгодженн≥ в≥зи ставл¤тьс¤ на першому прим≥рнику документа, а листи чи ≥нш≥ вих≥дн≥ документи в≥зуютьс¤ на прим≥рнику, ¤кий лишаЇтьс¤ в установ≥.

ѕечатка - печатка прикладаЇтьс¤ до документ≥в, що вимагають особливого засв≥дченн¤. ѕечатки Ї гербов≥ та прост≥. √ербова печатка прикладаЇтьс¤ до документ≥в, що засв≥дчують юридичн≥ або ф≥зичн≥ права ос≥б; до статут≥в, положень, ¤к≥ вимагають в≥дбитка печатки, та ≥нших. ѕрост≥ печатки мають р≥зну форму: круглу, квадратну, трикутну. √ерб на них не зображуЇтьс¤. ѕросту печатку прикладають до документ≥в, що вихо≠д¤ть за меж≥ орган≥зац≥њ, до розмно≠жених прим≥рник≥в розпор¤дчих документ≥в при њх розсиланн≥, до до≠в≥док з м≥сц¤ роботи ≥ т.д.

¬≥дм≥тка про засв≥д≠ченн¤ коп≥й - у правому верхньому кутку пишетьс¤ слово "коп≥¤"; п≥д рекв≥зитом "п≥дпис" слово "правильно"; дата; посада виконавц¤; п≥дпис ≥ його розшифруванн¤. ѕри потреб≥ п≥дпис зав≥р¤Їтьс¤ печаткою.

ѕр≥звище виконавц¤ та номер його теле≠фону - цей рекв≥зит обов'¤зковий на вих≥д≠них документах (листах, дов≥дках, висновках). —кладаЇтьс¤ з: Ч пр≥звища виконавц¤; Ч номера його службового телефону. ¬они ставл¤тьс¤ в нижньому л≥вому кутку зворотнього або лицьового боку останньоњ стор≥нки документа.

¬≥дм≥тка про вико≠нанн¤ документа й направленн¤ його до справи - цей рекв≥зит розм≥щуЇтьс¤ в л≥в≥й або центральн≥й частин≥ нижнього пол¤ першоњ стор≥нки документа ≥ м≥стить у соб≥ так≥ дан≥: Ч стислу дов≥дку про виконанн¤; Ч слова "ƒќ —ѕ–ј¬»" та номер справи, до ¤коњ маЇ бути п≥дшитий до≠кумент, Ч дату скеруванн¤ документа до справи; Ч п≥дпис кер≥вника структурного п≥д≠розд≥лу або виконавц¤.

¬≥дм≥тка про перенесенн¤ даних на машинний нос≥й - розм≥щуЇтьс¤ п≥сл¤ тексту в нижн≥й частин≥ документа. ћ≥стить:

Ч запис "≤нформац≥¤ перенесена на машинний нос≥й";

Ч п≥дпис особи, в≥дпов≥дальноњ за перенесенн¤ даних;

Ч дату перенесенн¤.

1	2	3

Ќазва: –екв≥зити документ≥в
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (4799 прочитано)