Діловодство > Складання й оформлення службових документів
«Просимо взяти участь у... » «Запрошуємо..» «Запрошуємо Вас..» «Щиро запрошуємо Вас.. » «Ми раді запросити Вас..» Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення. Наприклад:
 Супровідні листи — це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що долаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий, тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату А5. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз'яснити основні документи (наприклад, уточнити термін виконання, роз'яснити складні моменти, пояснити причину затримання тощо). Супровідні листи слід починати словами: «Надсилаємо...», «Направляємо...», «Відправляємо...» і т. п. У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються. Наприклад:   або  Листи-повідомлення — це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт, їх направляють конкретному адресатові. Наприклад: або   Листи-підтвердження — це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, листів, цінних паперів тощо. Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій і т. п. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова «підтверджувати». Наприклад:  або Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки й направляння листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю. Листи-нагадування — це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов'язань), проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова «нагадувати». Наприклад:    Гарантійні листи — це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового або матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства (установи, організації, фірми).  Текст гарантійного листа може бути таким: або Ініціативні листи - це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листі необмежена Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною або негативною. В разі негативної відповіді (відмови дається обґрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися імені керівника, керівництва чи трудового (студентського) колективу. Наприклад:   Листи-відповіді — це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь — позитивна чи негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови — обґрунтованим. Наприклад:  або
Назва: Складання й оформлення службових документів
Дата публікації: 2005-02-14 (3804 прочитано) |
.gif){kind=spacer}
