ƒ≥ловодство > —лужбов≥ листи

—лужбов≥ листи

ѕлан

¬имоги до тексту та рекв≥зити службових лист≥в.

¬иди службових лист≥в.

1. —лужбов≥ листи належать до основних засоб≥в обм≥ну ≥нформац≥Їю м≥ж п≥дприЇмствами, установами, орган≥зац≥¤ми. —лужбов≥ листи рекомендуЇтьс¤ оформл¤ти тод≥, коли неможливо вир≥шити питанн¤ в усному сп≥лкуванн≥.

“екст листа складаЇтьс¤ з двох частин: вступноњ та основноњ. ” вступн≥й частин≥ зазначають факти, под≥њ, обставини, що спричинили написанн¤ листа, а також посилаютьс¤ на факти, документи, дати нормативних чи ≥нших матер≥ал≥в.

¬ основн≥й частин≥ тексту листа викладають його головну мету у форм≥ пропозиц≥њ, в≥дмови, гарант≥њ, зауваженн¤, висновк≥в тощо. ƒл¤ актив≥зац≥њ й сприйн¤тт¤ ≥нформац≥њ рекомендуЇтьс¤ починати текст службового листа з основноњ частини, а докази та п≥дстави викладати нижче. —лужбов≥ листи з нескладних питань можуть м≥стити т≥льки одну частину. —лужбов≥ листи можна починати такими зверненн¤ми: УЎановний ≤ване ¬асильовичу!Ф, Уѕане √арат!Ф, УЎановний пане √уцул¤к!Ф, УЎановн≥ панове!Ф.

ѕродовжують б≥льш≥сть лист≥в такими словами: У” звТ¤зку з...Ф, У¬≥дпов≥дно до ...Ф, Уяк в≥домо...Ф, Уѕрошу...Ф.

—лужбовий лист оформл¤ють на бланку дл¤ службового листа або на чистому аркуш≥ паперу. ¬икористовують аркуш≥ формату ј4 або ј5.

–екв≥зити службового листа: дата (проставл¤ють у день п≥дписанн¤); ≥ндекс (проставл¤ють у день п≥дписанн¤); посиланн¤ на ≥ндекс ≥ дату вх≥дного документа (у листах-в≥дпов≥д¤х); гриф обмеженн¤ доступу до документа (у раз≥ потреби); адресат; резолюц≥¤; заголовок до тексту; позначка про контроль; текст; позначка про на¤вн≥сть додатка; п≥дпис; гриф погодженн¤; в≥зи; в≥дбиток печатки; пр≥звище виконавц¤ та номер його телефону; позначка про виконанн¤ документа ≥ направленн¤ його до справи; позначка про перенесенн¤ даних на машинний нос≥й; позначка про надходженн¤ (проставл¤Ї адресат у день надходженн¤ документа).

2. ≤нформац≥йн≥ листи Ц це службов≥ листи, в ¤ких адресант ≥нформуЇ адресата про ¤к≥сь факти чи заходи. як правило, адресат пропонуЇ своњ вироби чи послуги. ≤нформац≥¤, наведена в такому лист≥, повинна бути ¤комога ширшою.

–екламн≥ листи Ц це р≥зновид ≥нформац≥йних лист≥в. ¬они м≥ст¤ть детальний опис товар≥в чи послуг ≥ надсилаютьс¤ конкретним адресатам, щоб спонукати њх скористатис¤ запропонованим. Ќезважаючи на те, що рекламн≥ листи оформл¤ють на ф≥рмових бланках, поштову адресу, номери телефон≥в, розрахункових рахунк≥в зазначають також у текст≥.

Ћисти-запрошенн¤ Ц це так≥ службов≥ листи, в ¤ких адресатов≥ пропонують вз¤ти участь у ¤кихось заходах. Ћисти-запрошенн¤ адресують конкретним особам, п≥дприЇмствам, установам, орган≥зац≥¤м. ѕочинати ц≥ слова можна з таких зворот≥в: Уѕросимо вз¤ти участь у...Ф, «апрошуЇмо...Ф та ≥н. ƒал≥ розкривають характер заход≥в, умови участ≥ в них, зазначають строки њх проведенн¤.

—упров≥дн≥ листи Ц це так≥ службов≥ листи, в ¤ких адресата ≥нформують про направленн¤ йому документ≥в, що додаютьс¤ до листа. —упров≥дн≥ листи складають, коли потр≥бно доповнити чи розТ¤снити основн≥ документи. —упров≥дн≥ листи сл≥д починати словами: УЌадсилаЇмо...Ф, УЌаправл¤Їмо...Ф. ” текстах повинн≥ зазначатис¤ заголовки, ≥ндекси ≥ дати документ≥в, що направл¤ютьс¤.

Ћисти-пов≥домленн¤ Ц це так≥ службов≥ листи, в ¤ких пов≥домл¤Їтьс¤ про щось чи стверджуЇтьс¤ ¤кийсь факт. ѓх направл¤ють конкретному адресатов≥.

Ћисти-п≥дтвердженн¤ Ц це службов≥ листи, в ¤ких п≥дтверджуЇтьс¤ той або ≥нший факт, наприклад одержанн¤ переказ≥в, вантаж≥в, ц≥нних папер≥в тощо. “екст таких лист≥в починаЇтьс¤ словами, утвореними в≥д д≥Їслова Уп≥дтверджуватиФ.

Ћисти-нагадуванн¤ Ц це службов≥ листи, в ¤ких нагадуЇтьс¤ про наближенн¤ чи зак≥нченн¤ терм≥ну ¤кихось завдань, проведенн¤ заход≥в ≥ необх≥дн≥сть внасл≥док цього вжити в≥дпов≥дних заход≥в. “ексти таких лист≥в можуть складатис¤ з одного-двох речень ≥ починаютьс¤ словами, утвореними в≥д д≥Їслова УнагадуватиФ.

√арант≥йн≥ листи Ц це так≥ службов≥ листи, в ¤ких гарантуЇтьс¤ виконанн¤ чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. якщо гарант≥йний лист м≥стить в≥домост≥ ф≥нансового чи матер≥ального характеру, то, незважаючи на те, що банк≥вськ≥ рекв≥зити адресанта Ї на ф≥рмовому бланков≥, необх≥дно продублювати њх у текст≥. √арант≥йн≥ листи п≥дписують кер≥вник ≥ головний бухгалтер п≥дприЇмства.

≤н≥ц≥ативн≥ листи Ц це так≥ службов≥ листи, що спонукають адресата дати в≥дпов≥дь адресантов≥. «алежно в≥д викладеного в лист≥ в≥дпов≥дь може бути позитивна чи негативна. ” раз≥ негативноњ в≥дпов≥д≥ даЇтьс¤ обірунтуванн¤.

Ћисти-в≥дпов≥д≥ Ц це так≥ службов≥ листи, в ¤ких дають в≥дпов≥дь на ≥н≥ц≥ативн≥ листи. якщо в ≥н≥ц≥ативному лист≥ викладено к≥лька питань, то в листах-в≥дпов≥д¤х в≥дпов≥дають на кожне з них.

1

Ќазва: —лужбов≥ листи
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (1323 прочитано)