–≥зне > –еЇстрац≥¤ вх≥дноњ чи вих≥дноњ кореспонденц≥њ

–еЇстрац≥¤ вх≥дноњ чи вих≥дноњ кореспонденц≥њ

–еЇстрац≥¤ вх≥дноњ чи вих≥дноњ кореспонденц≥њ Ц це ф≥ксац≥¤ факту створенн¤ або одержанн¤ документ≥в через присвоЇнн¤ њм пор¤дкових номер≥в та запису необх≥дних в≥домостей, що м≥ст¤тьс¤ в них.

ћета реЇстрац≥њ пол¤гаЇ у забезпеченн≥ обл≥ку, контролю та пошуку документ≥в.

 ожний документ маЇ реЇструватис¤ в дан≥й установ≥ лише один раз. ¬х≥дн≥ документи реЇструють у день надходженн¤, а вих≥дн≥ та внутр≥шн≥ Ц в день п≥дписанн¤.

ќбовТ¤зково повинн≥ реЇструватис¤ документи, що надход¤ть в≥д вищих орган≥зац≥й (установ), ≥ т≥, що надсилаютьс¤ до вищих орган≥зац≥й (установ), важлив≥ внутр≥шн≥ документи (накази, розпор¤дженн¤, протоколи, допов≥дн≥ записки тощо), а також пропозиц≥њ, скарги громад¤н.

Ќе реЇструютьс¤ поздоровч≥ листи, поздоровч≥ телеграми, запрошенн¤, ≥нформац≥њ до в≥дома, документи, що проход¤ть через службу документуванн¤ ≥ п≥ддаютьс¤ оперативному обл≥ку в спец≥альних оперативних формах у галузевих та функц≥ональних структурних п≥дрозд≥лах: бухгалтерськ≥ документи первинного обл≥ку (њх реЇструють у бухгалтер≥њ), щом≥с¤чн≥ та щоквартальн≥ зв≥ти п≥дв≥домчих орган≥зац≥й.

ƒл¤ реЇстрац≥њ документ≥в ус≥х категор≥й (вх≥дних, вих≥дних, внутр≥шн≥х) використовують реЇстрац≥йно-контрольн≥ картки або спец≥альн≥ журнали.

–еЇстрац≥йно-контрольн≥ картки заповнюють машинописним способом (переважно) або в≥д руки.

” раз≥ реЇстрац≥њ службових лист≥в ф≥ксують лише ≥н≥ц≥ативн≥ документи (запити), складен≥ в дан≥й установ≥ чи т≥, що над≥йшли в≥д ≥ншоњ установи, а дан≥ про документ, над≥сланий у в≥дпов≥дь, зазначають ¤к доповненн¤ до реЇстрац≥йних запис≥в у т≥й сам≥й картц≥.

Ѕланки реЇстрац≥йно-контрольних карток виготовл¤ють друкарським способом або за допомогою засоб≥в оперативноњ пол≥граф≥њ на аркушах паперу формату ј5 або ј6.

 алендарну шкалу контрольно-реЇстрац≥йноњ картки використовують дл¤ контролю за терм≥нами виконанн¤ документа. Ќа н≥й позначають число м≥с¤ц¤, до ¤кого документ треба виконати.

” календарн≥й шкал≥ карток формату ј6 зазначають лише непарн≥ дн≥ м≥с¤ц¤. якщо терм≥н виконанн¤ документа припадаЇ на парне число, то в картц≥ позначають попереднЇ число.

” граф≥ У ореспондентФ ф≥ксують назву орган≥зац≥њ, з ¤коњ над≥йшов документ або, ¤кщо документ вих≥дний, - куди його над≥слано (¤к≥й установ≥).  оли реЇструють за¤ви, пропозиц≥њ, скарги, то в ц≥й граф≥ зазначають також пр≥звище, ≥мТ¤ та по батьков≥, м≥сце роботи чи домашню адресу автора.

√рафи УƒатаФ, У≤ндексФ заповнюють лише на вх≥дн≥ документи.

” графу У ороткий зм≥стФ внос¤ть назву документа (¤кщо немаЇ окремоњ графи) та заголовок до тексту документа. якщо реЇстрований документ не маЇ заголовка до тексту, то реЇстратор сам визначаЇ суть документа ≥ записуЇ стисле формулюванн¤ њњ в ц≥й граф≥.

” граф≥ У–езолюц≥¤Ф зазначають повний зм≥ст резолюц≥њ, њњ автора та дату. ÷ю графу заповнюють п≥сл¤ попереднього розгл¤ду документа. якщо на документ≥ немаЇ резолюц≥њ, то реЇстратор зазначаЇ в ц≥й граф≥ пр≥звище, ≥н≥ц≥али, посаду виконавц¤, до ¤кого направлено документ, ≥ дату направленн¤.

«апис про виконанн¤ документа маЇ в≥дображати суть вир≥шенн¤ питанн¤, м≥стити ≥ндекс та дату документа, що його над≥слано у в≥дпов≥дь. якщо письмову в≥дпов≥дь на зареЇстрований документ не передбачено, то в граф≥ Уѕозначка про виконанн¤ документаФ конкретно записують: коли, ким ≥ ¤к вир≥шено питанн¤, викладене в зареЇстрованому документ≥. ¬ ц≥й сам≥й граф≥ зазначають ≥ндекс справи, в ¤ку документ п≥дшито дл¤ збер≥ганн¤.

Ќа зворот≥ реЇстрац≥йно-контрольноњ картки в граф≥ УѕозначкаФ робл¤ть позначки про контроль за терм≥нами виконанн¤ документа ≥з зазначенн¤м конкретних причин затримки виконанн¤ документа.

√рафи У‘онд єФ, Уќпис єФ, У—права єФ заповнюють в арх≥в≥, куди контрольно-реЇстрац≥йн≥ картки здаютьс¤ разом ≥з документами по зак≥нченн≥ роботи з ними.

∆урнальна форма реЇстрац≥њ документ≥в характерна дл¤ п≥дприЇмств, в ¤ких обс¤г документооб≥гу становить близько 600 документ≥в на р≥к.

√рафи журнал≥в реЇстрац≥њ документ≥в заповнюютьс¤ так само, ¤к ≥ графи реЇстрац≥йно-контрольних карток. ∆урнальна форма реЇстрац≥њ документ≥в маЇ недол≥ки: порушуЇтьс¤ принцип одноразовост≥ реЇстрац≥њ документа (його доводитьс¤ окремо реЇструвати в кожному п≥дрозд≥л≥, куди передають на виконанн¤; треба вести к≥лька журнал≥в Ц вх≥дних документ≥в, вих≥дних документ≥в, наказ≥в, скарг ≥ т. ≥н.; пошук ≥нформац≥њ при запитах тривалий ≥ складний, оск≥льки ≥н≥ц≥ативний документ може бути зареЇстрований у журнал≥ вх≥дноњ документац≥њ, в≥дпов≥дь на нього Ц в журнал≥ реЇстрац≥њ вих≥дноњ документац≥њ, а наказ щодо вир≥шенн¤ питанн¤ ≥н≥ц≥ативного документа Ц в журнал≥ реЇстрац≥њ наказ≥в.

1

Ќазва: –еЇстрац≥¤ вх≥дноњ чи вих≥дноњ кореспонденц≥њ
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-03-22 (613 прочитано)