ƒ≥ловодство > ƒ≥ловодство ¤к функц≥¤ управл≥нн¤

ƒ≥ловодство ¤к функц≥¤ управл≥нн¤

1. ѕон¤тт¤ д≥ловодства ¤к функц≥њ управл≥нн¤. «наченн¤ д≥ловодства у зд≥йсненн≥ процесу управл≥нн¤.

2. ≤стор≥¤ розвитку д≥ловодства.

3. ƒокумент - матер≥альний нос≥й ≥нформац≥њ.  ласиф≥кац≥¤ документ≥в.

1. ѕон¤тт¤ д≥ловодства ¤к функц≥њ управл≥нн¤. «наченн¤ д≥ловодства у зд≥йсненн≥ процесу управл≥нн¤ ‘ункц≥¤ у переклад≥ з латинськоњ означаЇ д≥¤льн≥сть. ‘ункц≥¤ управл≥нн¤ - вид д≥¤льност≥, що заснований на розд≥л≥ та кооперац≥њ управл≥нськоњ прац≥ та характеризуЇтьс¤ певною однор≥дн≥стю, складн≥стю, стаб≥льн≥стю впливу на об'Їкт та суб'Їкт управл≥нн¤. ‘ункц≥њ, що вид≥л¤ютьс¤ за станом управл≥нн¤ називають загальними. ‘ункц≥њ, що вид≥л¤ютьс¤ по сферах д≥¤льност≥ називають конкретними чи спец≥альними. ƒо конкретних належать ≥нформац≥йне забезпеченн¤ управл≥нн¤. ≤нформац≥йне забезпеченн¤ управл≥нн¤ складаЇтьс¤ з орган≥зац≥њ пошуку, збору, збер≥ганн¤ та передач≥ ≥нформац≥њ з метою њњ використанн¤ у процес≥ р≥шенн¤ управл≥нських задач. ¬ орган≥зац≥њ ≥нформац≥йного забезпеченн¤ центральна роль належить документуванню. —укупн≥сть управл≥нських орган≥зац≥й з утворенн¤, реЇстрац≥њ, руху, орган≥зац≥њ контролю виконанн¤ документ≥в, формуванню справ, п≥дготовки документ≥в до збер≥ганн¤ називаЇтьс¤ - д≥ловодством. ƒ≥ловодство - в≥д старовинного Ђвиробництво справї - процес прийн¤тт¤ р≥шень на п≥дстав≥ документ≥в. «адач≥ д≥ловодства:

Х забезпеченн¤ ефективного процесу управл≥нн¤;

Х утворенн¤ документ≥в;

Х збер≥ганн¤, забезпеченн¤ доступу до документ≥в.

ƒ≥ловодство включаЇ так≥ пон¤тт¤:ƒокументуванн¤ - запис за встановленими формами управл≥нських р≥шень та д≥й у ц≥л¤х њх закр≥пленн¤ та передач≥. ƒокументооб≥г - це рух документ≥в в орган≥зац≥њ з моменту њх отриманн¤ чи утворенн¤ до завершенн¤ виконанн¤ чи в≥дправки. —права - сукупн≥сть документ≥в чи документ, що в≥дноситьс¤ до певного питанн¤ чи галуз≥ д≥¤льност≥ орган≥зац≥њ. ƒокумент - ≥нформац≥¤, що записана на любому матер≥ал≥, що видана чи отримана будь-¤кою ф≥зичною чи юридичною особою, у люб≥й орган≥зац≥њ дл¤ використанн¤ у своњй д≥¤льност≥.

2. ≤стор≥¤ розвитку д≥ловодства ƒ≥ловодство у своЇму розвитку пройшло дек≥лька етап≥в ≤ етап : ѕриказне д≥ловодство (XV - ’VII ст.). ќсобливост≥ д≥ловодства у цей пер≥од:

1. ƒокументи - у вигл¤д≥ стовпц≥в - текст на смугах паперу шириною 15-17 сантиметр≥в. «воротна сторона використовувалас¤ дл¤ адреси, резолюц≥њ, пом≥ток. ƒокумент маЇ форму сувоњ.

2. ƒ≥ловодство починалос¤ з моменту отриманн¤ документу, на ¤кому ставилас¤ дата отриманн¤. ѕот≥м - п≥дготовка до докладу. ќбговоренн¤ - приговори наказу. —кладавс¤ документ - в≥дпов≥дь.

3. ѕ≥дпис д'¤ка, що в≥дпов≥дав за складанн¤ документу ставивс¤ на склейках документу. јвтор документу - та людина, що виконувала записи тексту.

4. ƒокументи систематизувалис¤ за певними ознаками.

5. ¬иди документ≥в - накази цар¤, приреченн¤ бо¤рськоњ думи, указн≥ книги. ѕрикази слали один одному Ђпам'¤т≥ї, формою звертанн¤ до державних установ були чолобитн≥.

6. ЌалагоджуЇтьс¤ арх≥в, документи збер≥гаютьс¤ в приказних хатах.

7. «'¤вл¤ютьс¤ особлив≥ форми документ≥в -книги: - дл¤ грошових операц≥й - прибутково-расходн≥; - дл¤ обл≥ку пошл≥н - митницьк≥; - дл¤ обл≥ку врожаю - умолотн≥ та ≥нше.

8. ¬ документах ведетьс¤ перерахуванн¤ титул≥в, звань, повноважень.

9. –озр≥зн¤ли тексти лицьовоњ та оборотноњ сторони листа. ѕлоща листа, де розм≥щувавс¤ текст мала своњ назви. ¬ерх листа -Ђголоваї, а частина п≥д основним текстом - Ђ≥сподї.

10. ƒ≥ловодство було засноване на канцел¤рських традиц≥¤х та не регулювалос¤ законодавством.Ќа земл¤х правобережноњ ”крањни, що поступово входили до складу кн¤з≥вства Ћитовського застосовувалис¤ актов≥ книги (з XIII до к≥нц¤ XVIII стол≥тт¤).  ниги под≥л¤лис¤ на: - секретн≥ (крим≥нальн≥ справи); - нотатн≥ (дарч≥, купч≥, боргов≥, контрактн≥ документи); - поточн≥ (дл¤ скарг, св≥дчень, за¤в). ÷ей пер≥од називають актове д≥ловодство.

II пер≥од.  олежське д≥ловодство (з XVIII стол≥тт¤). ’арактерн≥ ознаки д≥ловодства:

1. ѕетро ≤ у 1699 роц≥ вводить гербовий пап≥р, а у 1700 роц≥ зам≥н¤ютьс¤ стовпц≥ зошитами. 28 лютого 1720 року утворений Ђ√енеральний регламент державноњ колегаї, де оформлена система документуванн¤ та д≥ловодства колег≥њ - колежське д≥ловодство. ÷е система норм по документуванню внутр≥шньоњ д≥¤льност≥ колег≥й та њх листуванню з ≥ншими установами.

2. ”пор¤дкована система реЇстрац≥њ, введен≥ журнали. –озроблена система дов≥дкового апарату - наст≥льний реЇстр. ∆урнали ј ≥ ¬ - дл¤ реЇстрац≥њ вих≥дних документ≥в, а — ≥ ƒ - дл¤ реЇстрац≥њ вх≥дних документ≥в. ¬ документах обов'¤зково проставл¤лас¤ дата ≥ номер.

3. «акладен≥ основи обл≥ку та збер≥ганн¤ документ≥в: Ђарх≥вї. ”творюютьс¤ арх≥ви, колег≥њ, поточн≥ арх≥ви, державн≥ арх≥ви. √рупуванн¤ справ в арх≥вах. √рупуванн¤ документ≥в у справах за зм≥стом, географ≥чною ознакою.

4. ƒокументи, що оберталис¤ листи, доношенн¤, рел¤ц≥њ, проханн¤, вимоги. ” вс≥х установах утворюютьс¤ документи за грошовою та матер≥альною зв≥тн≥стю. ƒл¤ оформленн¤ угод у XVIII стол≥тт≥ був утворений письмовий пор¤док њх зд≥йсненн¤.

5. „астина документ≥в складаЇтьс¤ за генеральними формул¤рами.

6. Ќайб≥льш важлив≥ документи складалис¤ секретарем. III етап. ¬иконавче д≥ловодство. ’арактерн≥ ознаки д≥ловодства:

1. —перанський √. —. запропонував Ђќбщее учреждение министерствї де була розроблена система веденн¤ д≥ловодства та зв≥тност≥.

2. ƒокументи цього пер≥оду: донос, рапорт, рел¤ц≥¤, рескрипти, циркул¤ри.

3. «астосовуютьс¤ бланки з кутовими штампами, що м≥ст¤ть дан≥ про орган≥зац≥ю.

4. ѕор¤док проходженн¤ документ≥в по ≥нстанц≥¤м в регламентуЇтьс¤.

5. ƒокументи складн≥ за зм≥стом складаютьс¤ ≥з 3-х частин: - вступ ≥з вкладенн¤м справи; - обгрунтуванн¤ ≥з посилками на законодавство; - заключенн¤ ≥з висновками, пропозиц≥¤ми.

6. —прави, що вир≥шуютьс¤ под≥л¤ютьс¤ на три категор≥њ: - нев≥дкладн≥; - терм≥нов≥; - поточн≥. ≤V етап. –ад¤нський пер≥од розвитку д≥ловодства. ’арактерн≥ ознаки д≥ловодства:

1. ”досконаленн¤ систем д≥ловодства, обл≥ку, сформован≥ ÷—”.

2. ¬провадженн¤ принцип≥в науковоњ орган≥зац≥њ прац≥, у систему д≥ловодства,

3. ”творен≥ системи стандарт≥в з документац≥њ, Їдина державна система документац≥њ (™ƒ—ƒ), загальносоюзн≥ класиф≥катори, ун≥ф≥кован≥ системи документац≥њ, спец≥альн≥ системи документац≥њ.

4. ”творено √оловне арх≥вне управл≥нн¤ при –ад≥ ћ≥н≥стр≥в —–—–, що контролювало документац≥йну частину д≥ловодства установ.

5. –озроблена ƒержавна система документац≥йного забезпеченн¤ управл≥нн¤.–≥шенн¤ проблем управл≥нн¤ документац≥Їю у сучасний пер≥од пройшло у розвинутих крањнах два основних етапи. 1-й - 1970-80 рр. Ѕ≥льш≥сть вважали, що традиц≥йн≥ методи роботи з документами застар≥ли, що паперов≥ документи будуть усунен≥ документами на електронних нос≥¤х. 2-й - з середини 80-х рр. ÷е етап сп≥в≥снуванн¤ традиц≥йного д≥ловиробництва з обробкою ≥нформац≥њ на ≈ќћ буде тривалим. ¬ —Ўј рекомендуЇтьс¤ збер≥гати на невизначений строк паперовий документ пор¤д з машинним нос≥Їм.

3. ƒокумент - матер≥альний нос≥й ≥нформац≥њ.  ласиф≥кац≥¤ документ≥вƒокумент - це матер≥альний об'Їкт, що м≥стить у заф≥ксованому вигл¤д≥ ≥нформац≥ю, оформлений у зведеному пор¤дку ≥ маЇ в≥дпов≥дно до чинного законодавства юридичну силу (ƒ—“” 2732 - 94 Ђƒ≥ловодство та арх≥вна справа. “ерм≥ни та визначенн¤ї).  ласиф≥кац≥¤ документ≥в - це под≥л њх на класи за найб≥льш загальними ознаками схожост≥ та в≥дм≥нност≥. ћета класиф≥кац≥њ пол¤гаЇ в п≥двищенн≥ оперативност≥ роботи апарату управл≥нн¤ та в≥дпов≥дальност≥ виконавц≥в. ” поточн≥й робот≥ класиф≥кац≥ю документ≥в зд≥йснюють на етап≥ групуванн¤ њх у справи. ƒокументи класиф≥куютьс¤ за такими ознаками: - спос≥б ф≥ксац≥њ ≥нформац≥њ; - зм≥ст; - назва; вид; складн≥сть; м≥сце складанн¤; терм≥н виконанн¤; походженн≥; гласн≥сть; юридична сипа; стад≥¤ виготовленн¤; терм≥н збер≥ганн¤; р≥д д≥¤льност≥ та ≥нше. «а способом ф≥ксац≥њ ≥нформац≥њ розр≥зн¤ють так≥ документи: письмов≥, до ¤ких належать ус≥ рукописн≥ та машинописн≥ документи, виготовлен≥ за допомогою друкарськоњ та розмножувальноњ оргтехн≥ки; граф≥чн≥, в ¤ких зображенн¤ об'Їкт≥в передано за допомогою л≥н≥й, штрих≥в, св≥тлот≥н≥. ÷е граф≥ки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. ¬они ц≥нн≥ своЇю ≥люстративн≥стю; фото - й к≥нодокументи - так≥, що створен≥ способами фотографуванн¤ й к≥нематограф≥њ. ÷е к≥но - та фотопл≥вки та фотокартки. Ќа них можна заф≥ксувати т≥ ¤вища, ¤к≥ ≥ншим способом заф≥ксувати важко чи неможливо; фонодокументи - так≥, що створюютьс¤ за допомогою будь-¤коњ системи звукозаписуванн¤ й в≥дтворюють звукову ≥нформац≥ю (наприклад, записану п≥д час проведенн¤ зас≥дань, збор≥в, нарад тощо). «а зм≥стом документи под≥л¤ють на: орган≥зац≥йно-розпор¤дч≥;

Х ф≥нансово-розрахунков≥;

Х постачально-збутов≥ та ≥нше. ќрган≥зац≥йно-розпор¤дч≥ документи (ќ–ƒ) - це управл≥нська документац≥¤, що слугуЇ способом зд≥йсненн¤ та регулюванн¤ процес≥в управл≥нн¤. ƒокументи, ¤к≥ належать до ќ–ƒ, можна умовно под≥лити на так≥ групи:

Х орган≥зац≥йн≥ (положенн¤, ≥нструкц≥њ, правила, статути, тощо);

Х розпор¤дч≥ (постанови, р≥шенн¤, розпор¤дженн¤, вказ≥вки тощо);

Х дов≥дково-≥нформац≥йн≥ (дов≥дки, протоколи, акти, по¤снювальн≥ та службов≥ записки, службов≥ листи, в≥дгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, зв≥ти, допов≥д≥ тощо);

Х з кадрових питань (за¤ви, накази по особовому складу, особов≥ картки, трудов≥ книжки, характеристики тощо);

1	2

Ќазва: ƒ≥ловодство ¤к функц≥¤ управл≥нн¤
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (6114 прочитано)