ƒ≥ловодство > ќсобливост≥ створенн¤ документ≥в

ќсобливост≥ створенн¤ документ≥в

“ема: ќсобливост≥ створенн¤ документ≥в

ѕлан

¬ступ

–озд≥л ≤. ƒокументуванн¤ управл≥нськоњ д≥¤льност≥ установ.

 ласиф≥кац≥¤ документ≥в.

¬имоги до бланк≥в документ≥в.

¬имоги до текст≥в службових документ≥в.

–озд≥л ≤≤. —кладанн¤ та оформленн¤ службових документ≥в.

2.1. —кладанн¤ документ≥в.

ќформленн¤ документ≥в.

ќформленн¤ додатк≥в до документ≥в.

–озмноженн¤ документ≥в.

ƒодатки

—писок використаноњ л≥тератури

¬ступ

ƒ≥ловодство Ч це д≥¤льн≥сть, ¤ка охоплюЇ питанн¤ документуванн¤ та орган≥зац≥њ роботи з документами в процес≥ управл≥нськоњ д≥¤льност≥.

ќсобливост≥ сучасного д≥ловодства пол¤гають, насамперед, у пе≠реведенн≥ його на державну мову, широкому застосуванн≥ ком≠п'ютерних систем обробленн¤ та друкуванн¤ документ≥в, необх≥д≠ност≥ дотриманн¤ вимог чинних державних стандарт≥в у ц≥й галуз≥, впровадженн¤ рац≥ональних прийом≥в роботи.

ƒотриманн¤ стандарт≥в з д≥ловодства у практичн≥й робот≥ орган≥в управл≥нн¤ та документуванн¤ спри¤Ї .встановленню ч≥ткого орган≥зац≥йно-техн≥чного пор¤дку, викор≥ненню бюрократизму й т¤≠ганини. ќпануванн¤ прийом≥в рац≥ональноњ роботи з документами даЇ змогу скоротити час на њх складанн¤, обробленн¤ й пошук, орган≥зувати ч≥ткий контроль за проходженн¤м та виконанн¤м до≠кумент≥в. «рештою, правильно п≥дготовлений ≥ належним чином оформлений документ Ч це св≥дченн¤ культури виконавц¤.

Ќа сучасному етап≥ д≥¤льн≥сть будь-¤кого закладу, установи, ф≥рми, орган≥зац≥њ без секретар¤ неможлива. —екретар - перший, з ким зустр≥чаЇтьс¤ в≥дв≥дувач в установ≥. ¬≥д нього багато в чому залежить, ¤к розпочне св≥й робочий день кер≥вник. ¬≥д повед≥нки секретар¤ залежить престиж ф≥рми, в ¤к≥й в≥н працюЇ, зрештою, настр≥й партнер≥в ≥ кл≥Їнт≥в ф≥рми, установи, орган≥зац≥њ. —екретар - це пом≥чник, ¤кий основну роботу з документами бере на себе, даючи змогу кер≥вников≥ творчо працювати в суто виробничому план≥.

ƒокументи зТ¤вились разом з писемн≥стю, спочатку ¤к зас≥б закр≥пленн¤ майнових в≥дносин, а пот≥м, ≥з розвитком писемност≥, стали засобом сп≥лкуванн¤, передаванн¤ ≥нформац≥њ. ƒокументи Ї одним з важливих сховищ людськоњ пам'¤т≥.

–озд≥л ≤. ƒокументуванн¤ управл≥нськоњ д≥¤льност≥ установ.

2.1. ƒокументуванн¤ управл≥нськоњ д≥¤льност≥ пол¤гаЇ у ф≥ксац≥њ за встановленими пра≠вилами на паперових або магн≥тних нос≥¤х управл≥нських д≥л, тобто у створенн≥ документ≥в.

ѕ≥дставою дл¤ створенн¤ документ≥в в установах Ї необх≥дн≥сть засв≥дченн¤ на¤в≠ност≥ та зм≥сту управл≥нських д≥л, передаванн¤, збер≥ганн¤ ≥ використанн¤ ≥нформац≥њ прот¤гом певного часу або пост≥йно.

2.2. ¬ установах визначаЇтьс¤ конкретний комплекс документ≥в, передбачений но≠менклатурою справ та необх≥дний ≥ достатн≥й дл¤ документуванн¤ њх д≥¤льност≥.

2.3. ”правл≥нська д≥¤льн≥сть установ зд≥йснюЇтьс¤ шл¤хом виданн¤ розпор¤дчих документ≥в.

¬иданн¤ розпор¤дчих документ≥в установ визначаЇтьс¤ актами законодавства, по≠ложенн¤ми (статутами) про них.

« питань, що становл¤ть взаЇмний ≥нтерес ≥ належать до компетенц≥њ р≥зних уста≠нов, можуть прийматис¤ сп≥льн≥ розпор¤дч≥ документи.

2.4. ѕ≥дставами дл¤ прийн¤тт¤ розпор¤дчих документ≥в в установах Ї:

Х  онституц≥¤ ≥ закони ”крањни, постанови ¬ерховноњ –ади ”крањни, укази ≥ роз≠пор¤дженн¤ ѕрезидента ”крањни, декрети, постанови ≥ розпор¤дженн¤  аб≥не≠ту ћ≥н≥стр≥в ”крањни, р≥шенн¤ та постанови ¬ерховноњ –ади јвтономноњ –ес≠публ≥ки  рим, акти –ади м≥н≥стр≥в јвтономноњ –еспубл≥ки  рим;

Х провадженн¤ виконавчоњ ≥ розпор¤дчоњ д≥¤льност≥ з метою виконанн¤ устано≠вою покладених на нењ завдань ≥ функц≥й;

Х потреба у правовому регулюванн≥ д≥¤льност≥.

2.5. –озпор¤дч≥ документи, що надход¤ть до установи в≥д орган≥в вищого р≥вн¤, до≠вод¤тьс¤ до орган≥зац≥й, що належать до сфери њњ управл≥нн¤. ”станова маЇ право розси≠лати ксерокоп≥њ документ≥в орган≥в вищого р≥вн¤ орган≥зац≥¤м, що належать до сфери њњ управл≥нн¤, разом ≥з супров≥дним листом.

2.6. ƒокументи, що видаютьс¤ на п≥дстав≥ розпор¤дчих документ≥в орган≥в вищого р≥вн¤, повинн≥ мати посиланн¤ на них ≥з зазначенн¤м найменуванн¤ цих документ≥в, дат, номер≥в ≥ заголовк≥в.

2.7. ’≥д обговоренн¤ питань ≥ р≥шенн¤, що приймаютьс¤ в колег≥альних органах, на зборах, зас≥данн¤х, нарадах ф≥ксуютьс¤ в протоколах. ѕротоколи оформл¤ютьс¤ на п≥дстав≥ запис≥в ≥ стенограм, зроблених у ход≥ зас≥дань.

” раз≥ коли зас≥данн¤ стенографуЇтьс¤, зм≥ст виступ≥в до протоколу не заноситьс¤. –озшифрована та оформлена належним чином стенограма додаЇтьс¤ до протоколу.

якщо х≥д зас≥данн¤ ф≥ксуЇтьс¤ на магн≥тн≥й пл≥вц≥ шл¤хом запису на магн≥тофон чи диктофон, п≥сл¤ зас≥данн¤ записан≥ на н≥й тексти виступ≥в передруковуютьс¤ ≥ занос¤ть≠с¤ до протоколу.

2.8. –≥шенн¤ колег≥альних орган≥в доводитьс¤ до виконавц≥в ≥ орган≥зац≥й, що нале≠жать до сфери управл≥нн¤ установи, шл¤хом надсиланн¤ њм р≥шень.

–≥шенн¤ колег≥й установ провад¤тьс¤ в житт¤ наказами установи (кер≥вника установи).

2.9. ”станова п≥д час зд≥йсненн¤ оперативних зв'¤зк≥в з орган≥зац≥¤ми, що належать до сфери њњ управл≥нн¤, ≥ншими установами та орган≥зац≥¤ми, окремими громад¤нами може надсилати листи.

як правило, листи складаютьс¤ у раз≥, коли неможливо або важко зд≥йснити бездо≠кументний обм≥н ≥нформац≥Їю, дати усн≥ роз'¤сненн¤, вказ≥вки (особист≥ або по телефо≠ну), провести ≥нструктуванн¤ тощо.

2.10. якщо службовий документ потребуЇ негайного виконанн¤, передача тексту до≠кумента може зд≥йснюватис¤ по телефону, телеграфу або телефаксу.

1.1.  ласиф≥кац≥¤ документ≥в.

" Ћј—»‘≤ ј÷≤я ƒќ ”ћ≈Ќ“≤¬ - це под≥л њх на класи за найб≥льш загальними ознаками схожост≥ та в≥дм≥нност≥. ћета кла≠сиф≥кац≥њ пол¤гаЇ в п≥двищенн≥ оперативност≥ роботи апарату управл≥нн¤ та в≥дпов≥дальност≥ виконавц≥в. ” поточн≥й робот≥ кла≠сиф≥кац≥ю документ≥в зд≥йснюють на етап≥ групуванн¤ њх у справи.

ƒокументи класиф≥кують за такими ознаками: * спос≥б ф≥ксац≥њ ≥нформац≥њ; * зм≥ст; * назва; * вид; * складн≥сть; * м≥сце складанн¤; * терм≥н виконанн¤; * походженн¤; * гласн≥сть; * юридична сила; * стад≥¤ виготовленн¤; * терм≥н збер≥ганн¤; * р≥д д≥¤льност≥ та ≥н.

«а способом ф≥ксац≥њ ≥нформац≥њ розр≥зн¤ють так≥ документи:

Х письмов≥, до ¤ких належать ус≥ рукописн≥ й машинописн≥ до≠кументи, виготовлен≥ за допомогою друкарськоњ та розмножувальноњ оргтехн≥ки;

Х граф≥чн≥, в ¤ких зображенн¤ об'Їкт≥в передано за допомогою л≥н≥й, штрих≥в, св≥тлот≥н≥. ÷е граф≥ки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. ¬они ц≥нн≥ своЇю ≥люстративн≥стю;

Х фото- й к≥нодокументи Ч так≥, що створен≥ способами фо≠тографуванн¤ й к≥нематограф≥њ. ÷е к≥но- та фотопл≥вки, фотокартки. Ќа них можна заф≥ксувати т≥ ¤вища й процеси, ¤к≥ ≥ншим способом заф≥ксувати важко чи неможливо;

Х фонодокументи Ч так≥, що створюютьс¤ за допомогою будь-¤коњ системи звукозаписуванн¤ й в≥дтворюють звукову ≥нформац≥ю (наприклад, записану п≥д час проведенн¤ зас≥дань, збор≥в, нарад тощо).

«а зм≥стом документи под≥л¤ють на: Х орган≥зац≥йно-розпор¤дч≥; Х ф≥нансово-розрахунков≥; Х постачально-збутов≥ та ≥н.

ќрган≥зац≥йно-розпор¤дч≥ документи (ќ–ƒ) Ч це управл≥нська документац≥¤, що слугуЇ засобом зд≥йсненн¤ та регулюванн¤ про≠цес≥в управл≥нн¤. ƒокументи, ¤к≥ належать до ќ–ƒ, можна умовно под≥лити на так≥ групи:

Х орган≥зац≥йн≥ (положенн¤, ≥нструкц≥њ, правила, статути тощо);

Х розпор¤дч≥ (постанови, р≥шенн¤, розпор¤дженн¤, вказ≥вки тощо);

Х дов≥дково-≥нформац≥йн≥ (дов≥дки, протоколи, акти, по¤снювальн≥ та службов≥ записки, службов≥ листи, в≥дгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, зв≥ти, допов≥д≥ тощо);

Х з кадрових питань (за¤ви, накази по особовому складу, особов≥ картки, трудов≥ книжки, характеристики тощо);

Х особов≥ оф≥ц≥йн≥ (пропозиц≥њ, за¤ви, скарги, автоб≥ограф≥њ, розписки, дорученн¤ тощо).

«а назвою розр≥зн¤ють:

Х накази; Х положенн¤; Х протоколи; Х розпор¤дженн¤; Х вказ≥вки; Х ≥нструкц≥њ; Х правила; Х статути; Х зв≥ти; Х ордери; Х плани; Х службов≥ листи; Х за¤ви тощо.

«а видами документи под≥л¤ють на:

Х типов≥, що розробл¤ютьс¤ вищими органами дл¤ п≥дв≥домчих ≥ орган≥зац≥й з однор≥дними функц≥¤ми ≥ мають обов'¤зковий характер;

Х трафаретн≥, котр≥ виготовл¤ютьс¤ друкарським способом: не≠зм≥нювана частина тексту документа друкуЇтьс¤ на пол≥граф≥чних машинах, а дл¤ зм≥нноњ ≥нформац≥њ залишаютьс¤ в≥льн≥ м≥сц¤. “ак≥ документи зараз найпоширен≥ш≥, оск≥льки на њх складанн≥ та об≠робленн≥ економитьс¤ час;

Х ≥ндив≥дуальн≥, ¤к≥ створюютьс¤ кожного разу по-новому. ÷е допов≥дн≥, службов≥, по¤снювальн≥ записки, автоб≥ограф≥њ тощо. «а складн≥стю документи бувають:

Х прост≥, що м≥ст¤ть ≥нформац≥ю з одного питанн¤;

Х складн≥, ¤к≥ м≥ст¤ть ≥нформац≥ю щодо двох ≥ б≥льше питань. —л≥д ураховувати, що прост≥ документи легше оброблювати, кон≠тролювати њх виконанн¤, зд≥йснювати пошук.

«а м≥сцем складанн¤ розр≥зн¤ють так≥ доку≠менти:

Х внутр≥шн≥, що стосуютьс¤ внутр≥шн≥х питань п≥дприЇмства (орган≥зац≥њ, установи, ф≥рми) ≥ не виход¤ть за його меж≥;

Х зовн≥шн≥, тобто вх≥дна та вих≥дна кореспонденц≥¤.

«а терм≥ном виконанн¤ документи бувають:

Х терм≥нов≥, що виконуютьс¤ у строки, встановлен≥ законом, в≥дпов≥дним правовим актом, кер≥вником, а також документи з по≠значкою Ђ“ерм≥нової;

Х нетерм≥нов≥, ¤к≥ виконуютьс¤ в строки, визначен≥ кер≥вництвом п≥дприЇмства (орган≥зац≥њ, установи, ф≥рми).

1	2	3	4

Ќазва: ќсобливост≥ створенн¤ документ≥в
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (4111 прочитано)