ƒ≥ловодство > ќсобливост≥ створенн¤ документ≥в

«а походженн¤м документи под≥л¤ють на:

Х службов≥, що стосуютьс¤ д≥¤льност≥ п≥дприЇмства (орган≥зац≥њ, установи, ф≥рми);

Х оф≥ц≥йно-особист≥, ¤к≥ стосуютьс¤ конкретних ос≥б, тобто ≥менн≥ (скарги, за¤ви тощо).

«а гласн≥стю документи бувають:

Х звичайн≥,

Х дл¤ службового користуванн¤ (ƒ— );

Х таЇмн≥;

Х конф≥денц≥йн≥ та ≥н.

«а юридичною силою документи под≥л¤ють на так≥:

Х справжн≥ (≥стинн≥), що готуютьс¤ в установленому законом пор¤дку за вс≥ма правилами. —воЇю чергою, справжн≥ документи бувають: Х чинн≥; Х нечинн≥. ƒокумент стаЇ нечинним, коли втрачаЇ юридичну силу з будь-¤ких причин;

Х фальшив≥ (п≥дроблен≥), в ¤ких зм≥ст чи оформленн¤ не в≥дпов≥даЇ ≥стин≥.

«а стад≥¤ми виготовленн¤ розр≥зн¤ють та≠к≥ документи:

Х ориг≥нали Ч перш≥ або Їдин≥ прим≥рники оф≥ц≥йних документ≥в;

Х коп≥њ Ч документи, в ¤ких точно в≥дтворено ≥нформац≥ю ≥нших документ≥в, а також ус≥ њхн≥ зовн≥шн≥ ознаки чи частину њх ≥ в≥д≠пов≥дним чином оформлен≥. ≤снують так≥ р≥зновиди коп≥й: Х в≥дпуск (повна коп≥¤ вих≥дного документа, виготовлена водночас з ори≠г≥налом через коп≥ювальний пап≥р); Х вит¤г (коп≥¤ оф≥ц≥йного до≠кумента, що в≥дтворюЇ певну його частину ≥ в≥дпов≥дно засв≥дчена); Х дубл≥кат (повторний прим≥рник документа, ¤кий маЇ юридичну силу ориг≥налу).

«а терм≥ном збер≥ганн¤ розр≥зн¤ють:

Х документи пост≥йного збер≥ганн¤;

Х документи тривалого (понад 10 рок≥в) збер≥ганн¤;

Х документи тимчасового (до 10 рок≥в) збер≥ганн¤. «а родом д≥¤льност≥ вид≥л¤ють системи доку≠ментац≥њ, ¤к≥ класиф≥кують таким чином:

- орган≥зац≥йно-розпор¤дча;

- стандарт≥в та техн≥чних умов;

- планова;

- зв≥тно-статистична;

- конструкторська;

- технолог≥чна;

- розрахунково-грошова;

- з ц≥ноутворенн¤ та ≥н.

1.2. ¬имоги до бланк≥в документ≥в.

ЅЋјЌ  ƒќ ”ћ≈Ќ“ј (оф≥ц≥йного) Ч це стандартний apкуш паперу з в≥дтвореною на ньому пост≥йною ≥нформац≥Їю документа й м≥сцем, залишеним дл¤ зм≥нноњ.

¬становлено два види бланк≥в ќ–ƒ (√ќ—“ 6.38Ч90): Х дл¤ службових лист≥в; Х загальний (дл¤ виготовленн¤ наказ≥в, прото≠кол≥в, розпор¤джень, постанов, вказ≥вок та ≥нших ќ–ƒ).

ƒл¤ виготовленн¤ тих чи ≥нших бланк≥в документ≥в встановле≠но два вар≥анти розташуванн¤ рекв≥зи≠т≥в:

Х кутове Ч пост≥йн≥ рекв≥зити розташовуютьс¤ в л≥вому верх≠ньому кут≥ (додатки 1,3);

Х поздовжнЇ Ч пост≥йн≥ рекв≥зити розташовуютьс¤ уздовж верх≠ньоњ частини аркуша (дод. 2, 4Ч7).

—воЇю чергою ≥ кутове, ≥ поздовжнЇ розташуванн¤ рекв≥зит≥в може бути:

Х флаговим Ч кожний р¤док рекв≥зиту починаЇтьс¤ в≥д л≥воњ меж≥ робочоњ площ≥ (дод. 1,3);

Х центрованим Ч початок ≥ к≥нець кожного р¤дка рекв≥зиту однаково в≥ддален≥ в≥д меж в≥дведеноњ робочоњ площ≥ (дод. 2, 4Ч 7).

ѕри виготовленн≥ бланк≥в дл¤ службових лист≥в нанос¤ть рекв≥≠зити 1Ч9 ≥ трафаретн≥ частини рекв≥зит≥в 11Ч13. ќстанн≥ розм≥≠щують л≥воруч, на площ≥, в≥дведен≥й формул¤ром-зразком, неза≠лежно в≥д вар≥анту розташуванн¤ пост≥йних рекв≥зит≥в Ч кутове чи поздовжнЇ.  р≥м зазначених рекв≥зит≥в та трафаретних частин, можуть наноситис¤ також обмежувальн≥ позначки дл¤ рекв≥зит≥в 16, 19, 20, 29-31 (дод. 1-4).

—творюючи документ ≥ноземною мовою, рекв≥зити бланка (у межах площ≥, в≥дведеноњ формул¤ром-зразком) треба продублювати ц≥Їю мовою. Ќа бланках з кутовим розташуванн¤м рекв≥зит≥в спочатку друкують рекв≥зити 6Ч9 державною мовою, а нижче Ч ≥но≠земною (дод. 3). Ќа бланках з поздовжн≥м розташуванн¤м рекв≥зит≥в зазначен≥ рекв≥зити друкують л≥воруч державною мовою, а право≠руч Ч ≥ноземною (дод. 4).

ѕри виготовленн≥ загальних бланк≥в обов'¤зково нанос¤тьс¤ рек≠в≥зити 1Ч3, 6Ч 8, а також можуть наноситис¤ трафаретн≥ частини рекв≥зит≥в 11, 12, 14 ≥ обмежувальн≥ позначки дл¤ рекв≥зит≥в 4, 5, 17, 19, 20.

Ќа основ≥ загального бланка можуть виготовл¤тис¤ бланки дл¤ окремих вид≥в документ≥в Ч наказ≥в (дод. 5), розпор¤джень, вказ≥≠вок, дов≥док тощо. ¬ цьому раз≥ загальний бланк доповнюють рекв≥≠зитами 4, 5, 10.

ќрган≥зац≥њ, п≥дприЇмства, установи, в ¤ких загальна к≥льк≥сть вих≥дних документ≥в не перевищуЇ 200 на р≥к, оформл¤ючи доку≠менти, можуть користуватис¤ гумовим чи виготовленим на спе≠ц≥альн≥й основ≥ штемпелем. —клад ≥ розташуванн¤ рекв≥зит≥в у штем≠пел≥ мають в≥дпов≥дати вимогам √ќ—“ 6.38Ч90.

«г≥дно з нормативними документами дозвол¤Їтьс¤ виготовл¤ти посадов≥ бланки. —клад цих бланк≥в ≥ розташуванн¤ рекв≥зит≥в на них мають в≥дпов≥дати вимогам √ќ—“ 6.38Ч 90 до бланк≥в службових лист≥в. ” посадових бланках увод¤ть-додатковий рекв≥зит ЂЌазва посадиї, ¤кий розташовують нижче в≥д рекв≥зиту 7 (дод. 6).

«ображенн¤ державного герба на бланках з кутовим та поздовж≠н≥м розташуванн¤м рекв≥зит≥в ум≥щують на верхньому берез≥ бланка над серединою рекв≥зит≥в. «ображенн¤ маЇ вписуватис¤ в коло д≥а≠метром до 20 мм.

¬иготовл¤ючи бланки документ≥в, ¤к емблему орган≥зац≥њ (рекв≥≠зит 3) використовують товарний знак (знак обслуговуванн¤), за≠реЇстрований у встановленому пор¤дку. «ам≥нювати назву орган≥зац≥њ њњ емблемою не можна. «ображенн¤ емблеми розташовують на л≥вому берез≥ аркуша на р≥вн≥ рекв≥зиту 7.

”станови, об'Їднанн¤, орган≥зац≥њ, в≥йськов≥ частини, ¤к≥ мають ур¤дов≥ нагороди (ордени), можуть ум≥щувати зображенн¤ њх на бланках службових документ≥в чи включати назви нагород до своњх назв або робити те й ≥нше разом.

«ам≥сть повноњ назви вищого органу Ч м≥н≥стерства чи в≥домства (рекв≥зит 6) Ч можна наносити його скорочену назву, визначену в≥дпов≥дним правовим актом (наприклад, Ђћ≥нхарчопромї зам≥сть Ђћ≥н≥стерство харчовоњ промисловост≥ї). –екв≥зит 8 у раз≥ потреби вдруковують.

≤ндекс п≥дприЇмства зв'¤зку, поштову та телеграфну адресу, но≠мер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу (рекв≥зит 9) зазначають в≥дпов≥дно до Ђѕоштових правил ћ≥н≥стер≠ства зв'¤зкуї. Ѕанк≥вськ≥ дан≥ навод¤ть таким чином, щоб њх можна було використати при виконанн≥ розрахунково-грошових операц≥й.

Ќа бланках дл¤ недержавних п≥дприЇмств (дод. 7) рекв≥зити 1, 3, 6 не зазначають. –екв≥зит 2 допускаЇтьс¤ розташовувати на м≥сц≥ рекв≥зиту 1, а рекв≥зит 9 Ч на нижньому берез≥. –екв≥зити 29, 31 в такому раз≥ розташовуватимутьс¤ вище за рекв≥зит 9.

Ѕланки документ≥в сл≥д виготовл¤ти на б≥лому папер≥ чи папер≥ св≥тлих тон≥в фарбами насиченого кольору.

1.3. ¬имоги до текст≥в службових документ≥в.

“≈ —“ належить до основних рекв≥зит≥в документа. ¬≥н маЇ бути стислим, конкретним, об'Їктивним, юридичне бездоганним. “екст ќ–ƒ (рекв≥зит 21) оформл¤ють у вигл¤д≥: * складного тексту; * анкети; * таблиц≥; * поЇднанн¤ цих форм.

“екст под≥л¤ють на абзаци Ч пов'¤зан≥ за зм≥стом частини тексту в≥д одного в≥дступу до ≥ншого. ƒоц≥льно, щоб к≥льк≥сть речень в абзацах ќ–ƒ не перевищувала двохЧчотирьох.

Ѕажано, щоб тексти службових документ≥в складалис¤ з двох частин: вступноњ та основноњ. ” вступн≥й частин≥ викладають п≥дстави дл¤ виготовленн¤ документа, в основ≠н≥йЧ р≥шенн¤, розпор¤дженн¤, висновки, пропозиц≥њ, проханн¤. “акий самий пор¤док викладанн¤ маЇ збер≥гатис¤ ≥ в тому раз≥, коли текст документа складаЇтьс¤ з одн≥Їњ фрази.

якщо документ створюЇтьс¤ на п≥дстав≥ ≥ншого документа, то це зазначають, наприклад, так: Ђ¬≥дпов≥дно до ”казу прези≠дента ”крањни в≥д 12.09.97 є 123 Уѕро...Ф.

якщо текст документа маЇ великий обс¤г або м≥стить к≥лька р≥шень, висновк≥в, то його сл≥д под≥л¤ти на розд≥ли, п≥дрозд≥ли, пункти, п≥дпункти, ¤к≥ нумеруютьс¤ арабськими цифрами.  рапка м≥ж номером ≥ назвою, а також у к≥нц≥ назви не ставитьс¤, наприклад:

1 Ќазва розд≥лу .

1.1 Ќазва п≥дрозд≥лу

1.1.1 Ќазва пункту

1.1.1.1 Ќазва п≥дпункту

јбзаци всередин≥ пункт≥в не нумерують. ” службових листах, факсах використовують так≥ форми викладу:

Х в≥д першоњ особи однини, наприклад: Ђ¬важаю за потр≥б≠не...ї, Ђѕрошу надати...ї;

Х в≥д першоњ особи множини, наприклад: Ђѕросимо надати... ї;

Х в≥д третьоњ особи однини, наприклад: Ђм≥н≥стерство не за≠перечуЇ...ї, Ђ”правл≥нн¤ вважаЇ...ї.

” розпор¤дчих документах орган≥зац≥й, що д≥ють на принципах Їдиноначальност≥, а також у документах, адресованих кер≥вництву, текст належить викладати в≥д першоњ особи однини, наприклад:

ЂЌј ј«”ё:ї, Ђѕ–ќѕќЌ”ё:ї, Ђѕ–ќЎ”... ї. ” сп≥льних розпор¤дчих документах текст викладають в≥д першоњ особи множини, наприклад: ЂЌј ј«”™ћќ:ї, Ђ”’¬јЋ»Ћ»:ї, Ђ¬»–≤Ў»Ћ»:ї.

“ексти допов≥дей, ≥нформац≥й, виступ≥в у протоколах викладають в≥д першоњ особи однини (цитують), а ключов≥ слова Ђ—Ћ”’јЋ»:ї, Ђ¬»—“”ѕ»Ћ»:ї, Ђ”’¬јЋ»Ћ»:ї, Ђ¬»–≤Ў»Ћ»:ї под≥ють у множин≥ минулого часу.

” документах, ¤к≥ визначають права та обов'¤зки (положенн¤, ≥нструкц≥њ), а також, що м≥ст¤ть анал≥з чи оц≥нку факт≥в (акт, до≠в≥дка), використовують форму викладу тексту в≥д третьоњ особи од≠нини чи множини, Ќаприклад: Ђв≥дд≥л зд≥йснюЇ функц≥њї, Ђдо складу об'Їднанн¤ вход¤тьї, Ђком≥с≥Їю ви¤вленої.

“екст, що м≥стить словесну чи цифрову характеристику одного об'Їкта за низкою ознак, оформл¤ють у вигл¤д≥ анкети, ¤ка маЇ пост≥йну та зм≥нну ≥нформац≥ю. ƒо пост≥йноњ ≥нформац≥њ належить перел≥к ознак, наведений у певн≥й посл≥довност≥, а до зм≥нноњ Ч конкретна характеристика цих ознак.

“екст, ¤кий становить зразок, що його надто часто насл≥дують, оформл¤ють у вигл¤д≥ трафарету. ” трафаретних документах пост≥й≠ну частину тексту виготовл¤ють друкарським способом або за до≠помогою ѕ  (друкарськоњ машини), а зм≥нну Ч вписують в≥д руки або вдруковують.

÷ифровий матер≥ал, ¤к правило, оформл¤ють у вигл¤д≥ таблиць:

1	2	3	4

Ќазва: ќсобливост≥ створенн¤ документ≥в
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (4111 прочитано)