ћенеджмент > ≤нформац≥йне забезпеченн¤ в процес≥ управл≥нн¤

¬≥дпов≥дно до мети створенн¤ документи можуть бути розпор¤дливими (наказ, вказ≥вка); орган≥зац≥йними (положенн¤, статут, ≥нструкц≥¤, протокол); ≥нформац≥йно-дов≥дковими (дов≥дка, допов≥дна або по¤снювальна записка, акт, службовий лист, телеграма, - телефонограма, факсограма, командировочний посв≥дченн¤); особистими (автоб≥ограф≥¤, за¤ва, дов≥рен≥сть).

≤ншою вимогою до документа Ї ч≥тке визначенн¤ його зм≥сту ≥ об'Їму. ќб'Їм документа звичайно пов'¤заний з характером ≥ ≥нтерпретац≥Їю в≥домостей, що м≥ст¤тьс¤ в йому. ÷е можуть бути в≥д≥бран≥ ≥ класиф≥кован≥ за тим або ≥ншим принципом факти; обгрунтован≥ думки; висновки ≥ рекомендац≥њ, спонукаюч≥ людей (виконавц≥в ≥ кер≥вник≥в) до необх≥дних д≥й.

¬с¤ ≥нформац≥¤, що Ї в документ≥ звичайно не включаЇтьс¤, бо в≥н не повинен бути дуже великим; при необх≥дност≥ вона в≥дбиваЇтьс¤ в додатку або запитуЇтьс¤ додатково. —ам≥ питанн¤ осв≥тлюютьс¤ в текст≥ в пор¤дку убуванн¤ в≥дносноњ важливост≥, а малозначн≥ не включаютьс¤ зовс≥м. ” той же час документ повинен бути досить повним ≥ м≥стити всю основну ≥нформац≥ю, необх≥дну дл¤ розум≥нн¤ сут≥ проблеми. —п≥рних питань в документах звичайно стараютьс¤ не зач≥пати, або в крайньому випадку давати њх, ¤к ≥ роз'¤сненн¤ в додатку

ўе одна вимога до документа визначен≥сть в≥дносно одержувача, тобто адресата. Ќеобх≥дно добре у¤вл¤ти соб≥, ¤кою ≥нформац≥Їю в≥н маЇ в своЇму розпор¤дженн≥ з питань, що м≥ст¤тьс¤ в документ≥ ≥ ¤кий в≥дношенн¤ до них ≥ до в≥дправника (згода, дов≥р'¤, п≥дтримка, байдуж≥сть, сумн≥в, упередженн¤, оп≥р ≥ . ¬се це дозволить правильно в≥д≥брати ≥нформац≥ю, що включаЇтьс¤ в документ, ≥ в≥дпов≥дним образом розставити акценти в н≥й, а також сформулювати пропорц≥йн≥ можливост¤м одержувача задач≥.

«м≥ст документа викладаЇтьс¤ зрозум≥лою, лакон≥чною мовою, що виключаЇ подв≥йне тлумаченн¤ його значенн¤, по певн≥й схем≥. ” заголовку ≥ перших фразах розкриваЇтьс¤ суть проблеми; дал≥ формулюютьс¤ причини по¤ви документа, робл¤тьс¤ висновки ≥ рекомендац≥њ (треба мати на уваз≥, що це не одне ≥ те ж!). Ќарешт≥, на зак≥нченн¤ привод¤тьс¤ необх≥дн≥ обгрунтуванн¤ њњ р≥шенн¤.

ѕрим≥щенн¤ на перше м≥сце в текст≥ документа самоњ важливоњ ≥нформац≥њ дозвол¤Ї зац≥кавити адресата, отримати у нього необх≥дну п≥дтримку, так ≥ взагал≥ допомогти йому в≥дразу ж ухвалити р≥шенн¤ про те, ¤к з даним документом поступити: п≥дтримати чи н≥; займатис¤ њм або в≥дправити в арх≥в; працювати над ним самост≥йно або передати ≥ншим (п≥длеглим, колегам з ≥нших п≥дрозд≥л≥в по приналежност≥).

≤нформац≥¤, що вм≥щуЇтьс¤ в документ≥, складаЇтьс¤ з окремих елемент≥в, званих рекв≥зитами. ƒ≥ючими в цей час стандартами передбачений 31 рекв≥зит; частина рекв≥зит≥в Ї обов'¤зковими, ≥ на њх основ≥ в≥дбуваЇтьс¤ ≥дентиф≥кац≥¤ документ≥в. ƒо обов'¤зкових рекв≥зит≥в в≥дноситьс¤, наприклад текст назва, заголовок до тексту, п≥дпис, друк, ≥ндекс, найменуванн¤ автора (орган≥зац≥њ або ф≥зичноњ особи) ≥

Ќезважаючи на лавинопод≥бне зростанн¤ обс¤гу письмовоњ ≥нформац≥њ, що не в останню чергу пов'¤зано з бюрократизац≥Їю управл≥нн¤, вир≥шальну роль в процес≥ управл≥нн¤, особливо оперативного, граЇ обм≥н усною ≥нформац≥Їю. ¬≥н буваЇ односторонн≥м ≥ багатосторонн≥м ≥ зд≥йснюЇтьс¤ в процес≥ р≥зного роду збор≥в, нарад ≥ бес≥д, що носить ¤к оф≥ц≥йний, так ≥ неоф≥ц≥йний характер.

6. «≥бранн¤ ≥ наради ¤к форма обм≥ну управл≥нською ≥нформац≥Їю.

Ќаради ≥ збори ¤вл¤ють собою форму колективного обм≥ну ≥нформац≥Їю, що зак≥нчуЇтьс¤ прийн¤тт¤м конкретних р≥шень. «вичайно вони розр≥знюютьс¤ довкола учасник≥в (на нарад≥ присутн≥ фах≥вц≥ або зац≥кавлен≥ особи; на зборах весь персонал орган≥зац≥њ або його представники); довкола проблем (, що обговорюютьс¤ на нарадах розгл¤даютьс¤ конкретн≥ поточн≥ питанн¤; на зборах б≥льш загальн≥, що нагромадилис¤ за певний пер≥од); метою (наради мають оперативний характер ≥ покликан≥ внести коректива в д≥¤льн≥сть п≥дприЇмства; на зборах передус≥м п≥двод¤тьс¤ п≥дсумки ≥ визначаютьс¤ плани на майбутнЇ ≥, звичайно, ефективн≥сть под≥бного роду заход≥в невелика: ¤к вважають фах≥вц≥, вона не перевищуЇ 10%, одн≥Їю з основних причин чого Ї невм≥нн¤ переважноњ б≥льшост≥ людей працювати за допомогою ц≥Їњ орган≥зац≥йноњ форми д≥¤льност≥. Ќавр¤д чи знайдетьс¤ ≥нший вигл¤д комун≥кац≥й, на зд≥йсненн¤ ¤кого тратилос¤ б ст≥льки часу ≥ кошт≥в, в≥двол≥калос¤ б в≥д повс¤кденних справ ст≥льки людей, ск≥льки дл¤ проведенн¤ збор≥в ≥ нарад, тому ≥снуЇ в чимал≥й м≥р≥ справедлива думка про те, що кращими з них Ї т≥, ¤к≥ взагал≥ не треба провести. јле ≥нод≥, незважаючи н≥ на що, робити це все ж доц≥льно.

«окрема, збори ≥ нарада скликаютьс¤ в тих випадках, коли треба зробити важливе пов≥домленн¤, ¤ке може породити значну к≥льк≥сть питань, що вимагають негайного обговоренн¤ ≥ уточненн¤ на м≥сц≥; коли треба добитис¤ узгодженого розв'¤занн¤ принциповоњ проблеми, отримати схваленн¤ тих або ≥нших важливих ≥ серйозних д≥й; про≥нструктувати групу людей по методах ≥ процедур≥ виконанн¤ ¤коњсь важливоњ роботи; коли потр≥бно публ≥чно викрити або спростувати ¤кусь помилкову ≥нформац≥ю, слух. јле нав≥ть ≥ в цих випадках необх≥дно подумати, чи не краще ухвалити одноос≥бне р≥шенн¤ або обм≥н¤тис¤ думками заочно, наприклад по телефону.

ѕ≥дготовка збор≥в ≥ нарад починаЇтьс¤ з розробки пор¤дку денного, ¤ка узгоджуЇтьс¤ з вс≥ма учасниками, а пот≥м уточнюЇтьс¤ ≥ коректуЇтьс¤ ≥ в остаточному вар≥ант≥ лунаЇ њм перед початком заходу.

 оло учасник≥в наради повинне бути максимально вузьким; запрошуютьс¤ т≥льки т≥ люди, без ¤ких зовс≥м не можна об≥йтис¤: сп≥вроб≥тники, безпосередньо пов'¤зан≥ з р≥шенн¤ми, що приймаютьс¤, конкретн≥ њх виконавц≥, фах≥вц≥ у в≥дпов≥дн≥й област≥, а також особи, що мають досв≥д д≥й в ситуац≥њ, з приводу ¤коњ скликаЇтьс¤ нарада.

якщо кандидат≥в дл¤ присутност≥ на нарад≥ набираЇтьс¤ дуже багато, краще запросити представник≥в, оск≥льки зах≥д може ви¤витис¤ некерованим ≥ не дати оч≥куваних результат≥в.

Ќарада повинно починатис¤ в точно призначений терм≥н, що визначаЇтьс¤ часом, зручним б≥льшост≥ учасник≥в (а не т≥льки кер≥вництву!). «вичайно мова йде про другу половину дн¤, що зумовлено чисто практичним п≥дходом: збуджен≥ учасники навр¤д чи зможуть продовжувати нормальну роботу на своњх м≥сць п≥сл¤ бурхливих дебат≥в, ≥ њх краще в≥дразу ж в≥дпустити додому.

“ривал≥сть нарад, за вин¤тком надзвичайних випадк≥в, не повинна перевищувати двох годин, ≥ це не випадкове. ѕсихологи зазначили, що вже через 30 40 хвилин у людей спостер≥гаютьс¤ ознаки ослабленн¤ уваги; через 70 80 з'¤вл¤Їтьс¤ ф≥зична втома; через 80 90 розвиваЇтьс¤ негативна активн≥сть розмови, зан¤тт¤ сторонн≥ми справами; через 2 часи безперервноњ роботи њњ учасники готов≥ п≥ти на все, щоб швидше роз≥йтис¤ по будинках. «розум≥ло, що тут вже не до конструктивноњ пл≥дноњ роботи.

ѕри проведенн≥ збор≥в ≥ нарад необх≥дно суворо дотримуватис¤ регламенту: зах≥д починаЇтьс¤ в точно призначений терм≥н без оч≥куванн¤ що зап≥знюютьс¤, ≥ ¤кщо не трапл¤Їтьс¤ непередбачених под≥й, повинне бути зак≥нчене в передбачений час.

«розум≥ло, виробнич≥ Ђоперативкиї, де в≥дбуваЇтьс¤ Ђнакачкаї п≥длеглих, заслуханн¤ њх коротких пов≥домленн≥ ≥ ≥нформуванн¤ про прийн¤т≥ Ђвгор≥ї р≥шенн¤ не вимагаЇ такого жорсткого дотриманн¤ перерахованих вище умов, однак ≥ тут необх≥дно берегти час ≥ сили учасник≥в.

”сп≥х будь-¤коњ наради або збор≥в багато в чому залежить в≥д вм≥лост≥ його кер≥вника. ќстанн≥й, ¤кщо мова не йде про Ђоперативкуї, зовс≥м не обов'¤зково повинен бути Ђбосомї, але неодм≥нно користуватис¤ авторитетом ≥ повагою що з≥бралис¤ ≥ особисто знати достоњнства ≥ нестач≥ б≥льшост≥ присутн≥х.

ѕершим обов'¤зком кер≥вника Ї психолог≥чне розвантаженн¤ учасник≥в заходу, виведенн¤ њх ≥з звичайного рутинного стану ≥ включенн¤ в активну роботу. ÷ього в≥н дос¤гаЇ, створивши доброзичливу обстановку ≥ налагодивши неформальн≥ в≥дносини, що дозвол¤Ї надал≥ забезпечити в≥льний обм≥н ≥нформац≥Їю, повн≥стю використати досв≥д, знанн¤ ≥ компетенц≥ю людей.

 омфортна обстановка багато в чому зумовлюЇтьс¤ тим, що присутн≥м надаЇтьс¤ можлив≥сть в≥льно висловлювати свою думку, коментувати р≥зн≥ точки зору ≥ ≥дењ, спок≥йно готуватис¤ до виступ≥в ≥ в≥дпов≥дей на поставлен≥ питанн¤, безперешкодно м≥н¤ти свою точку зору в зв'¤зку з по¤вою додатковоњ ≥нформац≥њ. ќдночасно кладутьс¤ край пустопорожн≥ дебати, голе критиканство, монопол≥зац≥¤ часу наради дл¤ затвердженн¤ права на ≥стину, ведетьс¤ боротьба з однодумн≥стю, бо при ньому нарада ви¤витьс¤ некорисним.

≤ншим обов'¤зком кер≥вника Ї розв'¤занн¤ орган≥зац≥йних проблем: забезпеченн¤ дотриманн¤ регламенту, пор¤дку ≥ дисципл≥ни серед присутн≥х (недопущенн¤ ход≥нн¤, розмов ≥ , веденн¤ протоколу.

Ќарешт≥, трет≥й обов'¤зок складаЇтьс¤ в актив≥зац≥њ аудитор≥њ ≥ орган≥зац≥њ дискус≥њ. ƒл¤ цього йому необх≥дно уважно слухати виступаючих, спостер≥гати за ними, ф≥ксувати розвиток обговоренн¤, його вузлов≥ моменти, пом≥чати ≥ п≥дтримувати нов≥ ≥дењ, управл¤ти конфл≥ктами, знаход¤чи св≥й Ђключї до кожного з тих, що з≥бралис¤. “ак, сперечальник≥в ≥ всезнайок потр≥бно в≥ддавати Ђна розтерзанн¤ї аудитор≥њ, не дозвол¤ти займатис¤ критиканством негатив≥стам, нагадувати про регламент балакучим, зм≥цнювати упевнен≥сть соромливих, адресувати присутн≥м питанн¤ ц≥кавих, торсати Ђсоньї, блокувати спроби великих Ђшишокї нав'¤зати що з≥бравс¤ свою думку, застосовуючи так звану тактику Ђтак, але...ї, тобто, погоджуючись, одночасно робити так≥ обмовки, при ¤ких ц¤ думка втрачаЇ значенн¤.

Ќа думку психолог≥в, усп≥х публ≥чноњ дискус≥њ багато в чому визначаЇтьс¤ застосуванн¤м р¤ду специф≥чних прийом≥в, зокрема, присутн≥стю так званого Ђадвоката ди¤волаї, що спец≥ально захищаЇ ¤вно не правову справу.

ѕ≥дсумки наради оц≥нюютьс¤ к≥льк≥стю ≥ ¤к≥стю вироблених на йому управл≥нських р≥шень, ≥ ¤кщо таких не п≥шло, то воно ви¤вл¤Їтьс¤ некорисним. —аме в ц≥ р≥шенн¤ перетворюютьс¤ Ђзагот≥вл≥ї, зроблен≥ перед початком заходу р≥зного роду дов≥дки, д≥аграми, граф≥ки.

ќстанн≥м часом в зах≥дних ф≥рмах набули поширенн¤ так зван≥ Ђпроблемн≥ нарадиї де в≥дбуваЇтьс¤ сп≥льний пошук розв'¤занн¤ тих або ≥нших важливих проблем в д≥алоз≥ м≥ж р¤довими сп≥вроб≥тниками ≥ кер≥вництвом. «вичайно так≥ наради проход¤ть в три етапи.

Ќа першому етап≥ сп≥вроб≥тники (¤к правило одного р≥вн¤) зустр≥чаютьс¤ з вищими кер≥вниками ≥ висловлюють њм вс≥ Ђнабол≥л≥ї проблеми, що нагромадилис¤ за минулий р≥к. ѕерсональна критика при цьому не допускаЇтьс¤, оск≥льки вважаЇтьс¤, що вона знижуЇ ефективн≥сть под≥бних заход≥в. ќбгрунтован≥сть отриманих в≥домостей ≥ скарг перев≥р¤Їтьс¤ на м≥сц≥.

Ќа другому кер≥вники, базуючись на отриман≥й ≥нформац≥њ, шукають можлив≥ шл¤хи вир≥шенн¤ поставлених проблем.

Ќа третьому етап≥ скликаютьс¤ загальн≥ збори, на ¤ких розроблен≥ на попередньому етап≥ вар≥анти всеб≥чно обговорюютьс¤ ≥ приймаютьс¤ найб≥льш в≥дпов≥дний в≥дпов≥дно до ¤кого все ≥ зобов'¤зан≥ д≥¤ти.

7. ќрган≥зац≥¤ д≥лових бес≥д.

ƒ≥лова бес≥да це форма обм≥ну ≥нформац≥Їю м≥ж двома або дек≥лькома особами у Ђвузькому колуї. ¬≥д нарад ≥ збор≥в вона в≥др≥зн¤Їтьс¤ не т≥льки к≥льк≥стю учасник≥в, але ≥ б≥льш в≥льним характером, ¤к в≥дносно проблематики, так ≥ насл≥дк≥в: оф≥ц≥йн≥ р≥шенн¤ по п≥дсумках бес≥д приймаютьс¤ не завжди, але при цьому дл¤ них створюЇтьс¤ необх≥дний грунт (учасники отримують ≥нформац≥ю дл¤ роздум≥в, за ¤кими можуть п≥ти, а можуть ≥ не п≥ти в≥дпов≥дн≥ д≥њ).

Ѕес≥ди Ї необх≥дним складовим елементом таких управл≥нських процедур, ¤к оформленн¤ на роботу або зв≥льненн¤ сп≥вроб≥тник≥в; атестац≥¤ прац≥вник≥в; прийом в≥дв≥дувач≥в; консультуванн¤; д≥лов≥ переговори; неоф≥ц≥йн≥ зустр≥ч≥ ≥

ѕо характеру бес≥ди можуть бути оф≥ц≥йними ≥ неоф≥ц≥йними, так званими Ђроб≥тникамиї; по спр¤мованост≥ ц≥льовими (пересл≥дуючими конкретн≥ задач≥) ≥ в≥льними (наприклад, ознайомлювальний); регламентованими, що тобто зд≥йснюютьс¤ за певними правилами ≥ в наказан≥й посл≥довност≥ (анкетуванн¤) ≥ нерегламентованими, безсистемними (дружн¤ розмова).

Ќа в≥дм≥ну в≥д ≥нших форм обм≥ну ≥нформац≥Їю бес≥ди характеризуютьс¤ високою м≥рою т≥сноти контакт≥в, безпосередн≥стю сп≥лкуванн¤, обовТ¤зков≥стю зворотного зв'¤зку. ” результат≥ бес≥ди створюють спри¤тлив≥ умови дл¤ розвитку неформальних, особистих в≥дносин.

÷икл д≥ловоњ бес≥ди складаЇтьс¤ з трьох етап≥в: п≥дготовчого, основного ≥ заключного. –озгл¤немо њх б≥льш детально.

ѕ≥дготовка бес≥ди починаЇтьс¤ з визначенн¤ мети, ¤ку з њњ допомогою необх≥дно дос¤гнути, ≥ в≥дпов≥дно кола питань, що обговорюютьс¤ в зв'¤зку з цим з урахуванн¤м ≥нтерес≥в партнера.

ƒругий крок на цьому етап≥ (¤кщо це необх≥дне) складанн¤ попереднього портрета партнера на основ≥ даних про його службове положенн¤, пол≥тичних погл¤дах, в≥дношенн≥ до навколишн≥х, сусп≥льн≥й д≥¤льност≥ ≥ заслугах, любимих ≥ заборонних темах дл¤ розмов. “аку ≥нформац≥ю звичайно отримують у знайомих, партнер≥в, кл≥Їнт≥в, журнал≥ст≥в ≥ т. п. ¬ те. же час до нењ необх≥дно в≥дноситис¤ обережно, оск≥льки вона перебуваЇ п≥д впливом р¤ду суб'Їктивних обставин, зокрема: м≥ри знайомства з тим, про кого йде мова; незалежн≥сть або залежн≥сть в≥д нього; передвз¤тост≥ або непередвз¤тост≥ по в≥дношенню до нього;

ћ≥ри розвитку у того, що характеризуЇ т≥ ¤кост≥, про ¤к≥ в≥н говорить (бо кожний м≥р¤Ї ≥нших передус≥м, ор≥Їнтуючись на себе); ситуац≥Їю, в ¤к≥й ц≥ ¤кост≥ спостер≥галис¤.

“рет≥й крок буде перебувати у виробленн≥ стратег≥њ бес≥ди ≥ њњ плану, а також р≥зних тактичних Ђзагот≥вельї, потреба в ¤ких може виникнути по ходу справи. ѕлан бес≥ди включаЇ схему викладу матер≥алу, зумовлюючу багато в чому њњ структуру; причому, ц≥Їю схемою допустимо користуватис¤ в≥дкрито. ќднак наск≥льки близько њй сл≥дувати, визначаЇтьс¤, виход¤чи ≥з значущост≥ бес≥ди, числа њњ учасник≥в, запасу часу, а також досв≥ду проведенн¤ под≥бного роду заход≥в.

 р≥м плану на п≥дготовчому етап≥ складаЇтьс¤ попередн≥й текст виступу, що складаЇтьс¤ з набору ключових пон¤ть ≥ сл≥в, а також детально розробл¤ютьс¤, освоюютьс¤ його окрем≥ фрагменти, що включають повн≥ формулюванн¤ д≥лових пропозиц≥й, ¤к≥ повинн≥ бути зроблен≥ партнерам.

„етвертим кроком п≥дготовчого етапу бес≥ди може бути њњ репетиц≥¤ спочатку в≥ч-на-в≥ч з собою, а пот≥м, можливо, з ким-небудь з колег. –епетиц≥њ передуЇ осмисленн¤ матер≥алу, запам'¤товуванн¤ черговост≥ його викладу ≥ окремих фрагмент≥в тексту, так щоб њм можна було б в≥льно оперувавї ≥ при необх≥дност≥ точно в≥дтворювати по пам'¤т≥ (особливо це торкаЇтьс¤ цифрових даних ≥ цитат).

ѕ'¤тий крок п≥дготовчого етапу бес≥ди складаЇтьс¤ у визначенн≥ часу ≥ м≥сц¤ њњ проведенн¤; при цьому необх≥дно враховувати њх можливий вплив на њњ результат (вдома, ¤к говоритьс¤ р≥дн≥ ст≥ни допомагають). ≤ все це обов'¤зково узгоджуЇтьс¤ з партнерами.

якщо учасниками бес≥ди Ї сп≥вроб≥тники одн≥Їњ орган≥зац≥њ, то м≥сце бес≥ди залежить лише в≥д того, де прост≥ше встановлюютьс¤ контакти. ÷е може бути каб≥нет кер≥вника, робоче м≥сце п≥длеглого, спец≥альна к≥мната дл¤ зас≥дань, а також позаслужбова обстановка, аж до домашньоњ. « сторонн≥ми особами бес≥ди провод¤тьс¤ або в каб≥нет≥ що запросив њх, або в спец≥альн≥й к≥мнат≥ дл¤ гостей.

” будь-¤кому випадку бажано, щоб прим≥щенн¤ дл¤ бес≥ди було св≥тлим, з теплим забарвленн¤м ст≥н. ќсв≥тленн¤ добре мати регульоване, чого можна добитис¤ за рахунок застосуванн¤ дек≥лькох вид≥в св≥тильник≥в (в к≥нц≥ дн¤ наприклад, ¤скраве осв≥тленн¤ не рекомендуЇтьс¤). Ѕес≥ду краще провести, сид¤чи в кр≥слах у невеликих столик≥в (велик≥ столи розд≥л¤ють, а не зближують партнер≥в, особливо при розм≥щенн≥ один проти одного, а на ст≥льц≥ неможливо прийн¤ти розслаблену позу. ѕри неспри¤тливому розвитку бес≥ди некомфортна обстановка може привести це учасник≥в в агресивний стан).  р≥сла (або ст≥льц≥) повинн≥ бути однаковою висоти, що п≥дкреслюЇ р≥вн≥сть стор≥н. ”часники повинн≥ мати в≥льний доступ до ол≥вц≥в, паперу дл¤ запис≥в, а також до поп≥льнички (але курити можна т≥льки ≥з згоди вс≥х присутн≥х). «агалом вс¤ обстановка повинна настроювати на дружн≥й д≥ловий лад.

ƒругий етап циклу, сама бес≥да, починаЇтьс¤ з прив≥танн¤ ≥ осмисленн¤ перших вражень про партнер≥в, включаючи њх настр≥й, багато в чому що зумовлюЇ результат. ќснови сприйн¤тт¤ партнер≥в, ¤к вже було показано, закладаютьс¤ на попередньому етап≥ ≥ загалом формуютьс¤ п≥сл¤ першого контакту п≥д впливом таких обставин, ¤к "гало-ефектї (ц≥л≥сна оц≥нка людини ¤к приЇмного або неприЇмного), стереотипи, настр≥й в момент зустр≥ч≥, дом≥нуюча потреба, захисн≥ механ≥зми ≥

ѕри цьому треба враховувати, що б≥льш≥сть людей, що ц≥лком з'¤совно, намагаютьс¤ тими або ≥ншими способами приховати своЇ Ђяї. „аст≥ше за все, ¤к показують досл≥дженн¤, це робитьс¤ шл¤хом використанн¤ р≥зного роду Ђмасокї.

ќдн≥ стають Ђчерепахамиї, що ховають за непробивним панцирем св≥й внутр≥шн≥й св≥т в≥д навколишн≥х; ≥нш≥ дикобразамиї, що нањжувалис¤ Ђ, об голки ¤ких легко вколотис¤; трет≥ левамиї, що гр≥зно гарчать Ђ, прагнучими вс≥х нал¤кати; четверт≥ Ђхамелеонамиї, що швидко пристосовуютьс¤ до сп≥врозмовника ≥ зм≥ни обстановки; п'¤т≥ ви¤вл¤ютьс¤ зовс≥м Ђбезбарвнимиї, так що ≥дентиф≥кувати њх взагал≥ неможливо. Ќаступним кроком п≥сл¤ прив≥танн¤ ≥ оц≥нки партеров Ї з'¤суванн¤ реального запасу часу, ¤ким маЇ в своЇму розпор¤дженн≥ кожний учасник бес≥ди, щоб по ходу справи внести необх≥дну коректива в њњ передбачуваний х≥д ≥ зм≥ст.

ѕ≥сл¤ цього у випадку, ¤кщо бес≥да проводитьс¤ з сторонн≥ми зазделег≥дь запрошеними особами, можуть бути подан≥ кава, чай, суха вип≥чка.

¬ласне бес≥да починаЇтьс¤ з вступноњ частини, об'Їм ¤коњ може займати до 15% загального часу. ѓњ задача складаЇтьс¤ в зн¤тт≥ психолог≥чноњ напруженост≥ ≥ встановленн≥ контакт≥в з сп≥врозмовниками. ƒос¤гаЇтьс¤ це шл¤хом створенн¤ атмосфери взаЇморозум≥нн¤, ви¤ву щирого сп≥вчутт¤ до особистост≥ ≥ справ партнер≥в, п≥дкресленн¤ пр≥оритетност≥ ≥нтерес≥в останн≥х, одночасно привертаючи њх увагу до своњх. «вичайно ≥н≥ц≥атива тут належить господарев≥ або старшому за в≥ком.

ѕ≥сл¤ зн¤тт¤ психолог≥чного напруженн¤ переход¤ть безпосередньо до самоњ бес≥ди. ÷ей перех≥д може бути пр¤мим, без вступу, ≥ починатис¤ з короткого викладу сут≥ справи, що в основному властиво короткочасним малозначним контактам м≥ж кер≥вником ≥ п≥длеглим. ¬≥н може починатис¤ з постановки р¤ду проблемних питань, що в≥днос¤тьс¤ до теми бес≥ди. ¬≥н може, нарешт≥, в≥дштовхуватис¤ в≥д згаданих в розмов≥ на загальну тему факт≥в ≥ под≥й, ¤к≥ пр¤мо або непр¤мо пов'¤зан≥ з проблематикою, що обговорюЇтьс¤.

” головн≥й частин≥ бес≥ди активною стороною звичайно Ї ≥н≥ц≥атор (виключенн¤ складаЇ зв≥тна бес≥да з п≥длеглим). ¬≥н стараЇтьс¤ в≥д початку до к≥нц¤ дотримуватис¤ вибраного основного напр¤му, ведучого до нам≥ченоњ мети. ÷е дос¤гаЇтьс¤ посл≥довною постановкою питань в зазделег≥дь певному пор¤дку ≥ проведенн¤м власноњ основноњ думки.

¬исловлюватис¤ ≥ формулювати питанн¤ в процес≥ бес≥ди треба в ¤сних, простих виразах, одночасно уважно вслухуючись в значенн¤ сл≥в сп≥врозмовника ≥ намагаючись зрозум≥ти, що за ними стоњть.

” процес≥ бес≥ди важливо з'¤сувати, чому сп≥врозмовник сприймаЇ ситуац≥ю саме так, а не ≥накше, тому йому необх≥дно дати можлив≥сть повн≥стю виговоритис¤, в потр≥бн≥ моменти робл¤чи зауваженн¤ або задаючи питанн¤, однак уникаючи при цьому вступу в дискус≥ю.

ѕ≥сл¤ того, ¤к сп≥врозмовник висловитьс¤, йому необх≥дно продемонструвати власний погл¤д на реч≥, показавши проблему з ≥ншого боку. –обити це треба спок≥йно, доброзичливо, аргументуванн¤, не викриваючи його в помилках ≥ не напол¤гаючи беззастережно на власн≥й думц≥ чим б≥льше чолов≥к хоче в чомусь переконати ≥ншого, тим менше в≥н повинен затверджувати, особливо на початку розмови. Ѕес≥ду необх≥дно вести так, щоб партнер м≥г в к≥нцевому результат≥ сам спростувати своњ помилков≥ думки.

” к≥нц≥ бес≥ди господар або ≥н≥ц≥атор п≥дводить њњ п≥дсумки, показуЇ, ¤к може бути використана отримана в њњ процес≥ ≥нформац≥¤, закликаЇ сп≥врозмовник≥в до њњ осмисленн¤ ≥ подальших активних д≥й.

якщо час бес≥ди спец≥ально не регламентувавс¤ (що част≥ше за все маЇ м≥сце при прийом≥ в≥дв≥дувач≥в), це Ї сигналом дл¤ завершенн¤ зустр≥ч≥. ƒл¤ нет¤мущих партнер≥в розроблений спец≥альний комплекс прийом≥в вил вв≥чливост≥ дати њм зрозум≥ти, що бес≥да завершена ≥ у господар¤ Ї ≥нш≥ справи..

“рет≥м етапом циклу бес≥ди Ї њњ критичний розб≥р на основ≥ зроблених запис≥в, що дозвол¤Ї в≥дпов≥сти на питанн¤: наск≥льки ч≥ткими були формулюванн¤; чи все було сказане; чи завжди вдавалос¤ отримати задов≥льн≥ в≥дпов≥д≥; чи не ≥нсп≥рован≥ були останн≥ бажанн¤м догодити господарев≥; чи могли бути сп≥врозмовники б≥льш в≥двертими; чи не ви¤вл¤лос¤ на них зайвий психолог≥чний тиск; наск≥льки невимушено, комфортно вони себе в≥дчували; чи можна вважати результати бес≥ди задов≥льними; чи необх≥дно, а ¤кщо так, то коли, продовжити обговоренн¤ даних питань.

8. “еор≥¤ ≥нформац≥њ.

—истема управл≥нн¤ виробництвом ¤вл¤Ї собою сукупн≥сть взаЇмопов'¤заних елемент≥в (≥нформац≥¤, техн≥чн≥ засоби, фах≥вц≥, функц≥њ управл≥нн¤), що забезпечують при њх скоординован≥й взаЇмод≥њ реал≥зац≥ю поставлених ц≥лей.

“еор≥¤ ≥нформац≥њ це наука, що вивчаЇ комерц≥йн≥ законом≥рност≥, пов'¤зан≥ з отриманн¤м, передачею, обробкою ≥ збер≥ганн¤м ≥нформац≥њ. ѓњ основн≥ положенн¤ були сформульован≥ —енноном в 40-х роках н.е. “еор≥¤ ≥нформац≥њ Ї необх≥дним складовим управл≥нн¤ ≥ граЇ важливу роль в науковому менеджмент≥.

≤нформац≥¤ на¤вн≥сть де¤ких в≥домостей про стан об'Їкта ≥ навколишнЇ зовн≥шнЇ середовище. Ѕудь-¤ка ≥нформац≥¤, щоб бути переданою, повинна бути закодована. —игналами можуть бути св≥тлов≥ або св≥тлов≥ ≥мпульси, сигнали ≥ т.д. ўоб вир≥шити задач≥ ≥нформац≥њ, треба навчитис¤ вим≥рювати к≥льк≥сть обс¤гу ≥нформац≥њ, що передаЇтьс¤, пропускну спроможн≥сть каналу.

ќтримала назву ≈нтроп≥њ м≥ри невизначеного стану ф≥зичноњ системи.

Ѕудь-¤ке пов≥домленн¤ ¤вл¤Ї собою сукупн≥сть в≥домостей про де¤ку ф≥зичну систему. ћ≥ра невизначеност≥ ф≥зичноњ системи визначаЇтьс¤ не т≥льки числом його можливих стан≥в, але ≥ числом його ≥мов≥рностей.

–озгл¤немо де¤ку величину X, ¤ке характеризуЇ стан системи. “од≥

Pi = –(X~xi) ≥мов≥рн≥сть того, що система при стан≥ xi буде визначатис¤ цим вираженн¤м

1	2	3	4	5

Ќазва: ≤нформац≥йне забезпеченн¤ в процес≥ управл≥нн¤
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-03-03 (4755 прочитано)