ƒ≥ловодство > ќрган≥зац≥¤ документооб≥гу на п≥дприЇмств≥

ќрган≥зац≥¤ документооб≥гу на п≥дприЇмств≥

1. ѕон¤тт¤ документооб≥гу. —хеми руху документ≥в.

2. ≈тапи документооб≥гу. ѕрийманн¤, розгл¤д ≥ реЇстрац≥¤документ≥в.

3. ѕор¤док обробки та в≥дправленн¤ вих≥дноњ документац≥њ

4. ќрган≥зац≥¤ контролю за виконанн¤м документ≥в.

5. —истематизац≥¤ документ≥в. —права. Ќоменклатура справ.

6. «бер≥ганн¤ справ.

7. ѕ≥дготовка та передача справ у в≥домчий арх≥в.

1. ѕон¤тт¤ документооб≥гу. —хеми руху документ≥в ƒокументооб≥г - рух документ≥в з орган≥зац≥њ з моменту њх отриманн¤ чи утворенн¤ до завершенн¤ виконанн¤ чи в≥дправки. ¬≥рна орган≥зац≥¤ документооб≥гу спри¤Ї оперативному проходженню документ≥в в апарат≥ управл≥нн¤, пропорц≥йному завантаженню п≥дрозд≥л≥в та посадових ос≥б, що показуЇ позитивний вплив на процес управл≥нн¤ в ц≥лому. ƒокументооб≥г на п≥дприЇмств≥ зд≥йснюЇтьс¤ у вигл¤д≥ поток≥в документ≥в, що циркулюють м≥ж пунктами обробки (кер≥вники установи та п≥дрозд≥л≥в, спец≥ал≥сти, службовц≥) та пунктами техн≥чноњ обробки самих документ≥в (експедиц≥¤, друкарське бюро та ≥н.). ¬имоги до поток≥в документ≥в: 1) рух документ≥в повинен бути пр¤моточним, тобто виключати непр¤м≥ маршрути; 2) принцип однократного перебуванн¤ документа в одному структурному п≥дрозд≥л≥ чи в одного виконувача. –≥зн≥ операц≥њ по обробц≥ документ≥в сл≥д виконувати паралельно, щоб скоротити час перебуванн¤ у сфер≥ д≥ловодства та п≥двищити оперативн≥сть виконанн¤. ѕри проектуванн≥ рац≥ональних документопоток≥в на п≥дприЇмств≥ складають схеми руху основних груп та вид≥в документ≥в. ÷е дозвол¤Ї встановити рац≥ональн≥ маршрути руху та етапи обробки документ≥в, ун≥ф≥кувати шл¤хи руху, пор¤док обробки р≥зних њх категор≥й. —хема документооб≥гу представлена на рис. 1 дл¤ п≥дприЇмства з обс¤гом документооб≥гу в≥д 25 до 100 тис. документ≥в на р≥к. д≥ловодства. —хеми розробл¤ютьс¤ дл¤ р≥зних категор≥й документ≥в (вх≥дних, вих≥дних, внутр≥шн≥х, наказ≥в по основн≥й д≥¤льност≥ , особовому складу). ќбс¤г документооб≥гу - к≥льк≥сть вх≥дних, вих≥дних та внутр≥шн≥х документ≥в п≥дприЇмства за певний пер≥од часу. 2. ≈тапи документооб≥гу. ѕрийманн¤, розгл¤д ≥ реЇстрац≥¤ документ≥в ƒокументооб≥г включаЇ в себе дек≥лька етап≥в прийманн¤, обробка, розпод≥л, реЇстрац≥¤, передача, доставка, контроль виконанн¤. ѕрийманн¤ документ≥в. ¬с¤ кореспонденц≥¤, що надходить до установи, приймаЇтьс¤ канцел¤р≥Їю. ѕрийманню п≥дл¤гаЇ також ≥ доплатна кореспонденц≥¤, оплата ¤коњ зд≥йснюЇтьс¤ на п≥дстав≥ конверт≥в, де зазначена њњ сума. ¬ канцел¤р≥њ розкриваютьс¤ вс≥ конверти за вин¤тком тих, що мають напис Ђособистої чи адресован≥ громадським орган≥зац≥¤м установи (профкому, ж≥ноч≥й рад≥ тощо). ѕри розкритт≥ конверт≥в перев≥р¤Їтьс¤ њх ц≥л≥сн≥сть, а також в≥дпов≥дн≥сть номер≥в на документах ≥ конвертах. ” раз≥ в≥дсутност≥ документа або додатк≥в до нього, нев≥дпов≥дност≥ номера на конверт≥ номеру документа, складаЇтьс¤ акт у двох прим≥рниках, один з ¤ких надсилаЇтьс¤ в≥дправнику, а другий залишаЇтьс¤ в канцел¤р≥њ. якщо ви¤влено пошкодженн¤ конверта необх≥дно зробити в≥дпов≥дну позначку в поштовому реЇстр≥. «бер≥гати конверти ≥ додавати њх до документ≥в необх≥дно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси в≥дправник≥в, час в≥дправленн¤ ≥ одержанн¤ документ≥в, коли у конверт≥ в≥дсутн≥ окрем≥ документи чи номери документ≥в не в≥дпов≥дають номерам на конвертах.  онверти додаютьс¤ також до судових, арб≥тражних справ, позовних за¤в ≥ касац≥йних скарг та лист≥в, за¤в та скарг громад¤н. Ќеправильно оформлен≥ (не п≥дписан≥, незасв≥дчен≥), пошкоджен≥ або над≥слан≥ не за адресою документи повертаютьс¤ в≥дправнику чи пересилаютьс¤ за належн≥стю. –озгл¤д документ≥в. ѕопередн≥й розгл¤д документ≥в зд≥йснюЇ кер≥вник канцел¤р≥њ, установи або ≥нша, призначена дл¤ цього особа в≥дпов≥дно до розпод≥лу функц≥ональних обов'¤зк≥в. ћетою попереднього розгл¤ду документ≥в Ї розпод≥л њх на т≥, що потребують обов'¤зкового розгл¤ду кер≥вництвом (власником) установи або безпосередньо виконавц¤ми в≥дпов≥даю до њх функц≥ональних обов'¤зк≥в, визначенн¤ необх≥дност≥ њх реЇстрац≥њ, а також встановленн¤ терм≥ну виконанн¤. «д≥йснюЇтьс¤ в≥н у день одержанн¤ документ≥в або у перший робочий день у раз≥ њх надходженн¤ у неробочий час. ƒорученн¤ вищих орган≥в правл≥нн¤, телеграми ≥ телефонограми необх≥дно розгл¤дати негайно. ” ход≥ попереднього розгл¤ду документ≥в варто керуватис¤ положенн¤м про установу та њњ структурн≥ п≥дрозд≥ли, посадовими ≥нструкц≥¤ми, класиф≥каторами д≥л¤нок та питань д≥¤льност≥ установи, номенклатурами справ, схемами руху документ≥в.  ер≥вництву або власнику установи насамперед передаютьс¤ документи ур¤дових або ≥нших вищих орган≥в, а також найважлив≥ш≥ документи, що м≥ст¤ть ≥нформац≥ю з принципових питань д≥¤льност≥ установи та потребують њх вир≥шенн¤. ≤нш≥ документи передаютьс¤ структурним п≥дрозд≥лам ≥ виконавц¤м за призначенн¤м. Ќасл≥дки розгл¤ду документ≥в ф≥ксуютьс¤ в резолюц≥њ. « метою забезпеченн¤ ритм≥чност≥ роботи канцел¤р≥¤ за погодженн¤м з кер≥вництвом установи чи њњ власником розробл¤Ї граф≥ки доставки кореспонденц≥њ п≥дрозд≥лам. –еЇстрац≥¤ документ≥в. –еЇстрац≥¤ документ≥в пол¤гаЇ у ф≥ксац≥њ факту створенн¤ або надходженн¤ документа шл¤хом проставленн¤ на ньому умовних позначень - реЇстрац≥йних ≥ндекс≥в з подальшим записом у реЇстрац≥йних формах необх≥дних в≥домостей про документ. –еЇструютьс¤ документи з метою забезпеченн¤ њх обл≥ку, контролю виконанн¤ ≥ оперативного використанн¤ на¤вноњ в них ≥нформац≥њ. як правило, реЇстрац≥¤ документ≥в зд≥йснюЇтьс¤ централ≥зовано. ƒецентрал≥зована реЇстрац≥¤ припускаЇтьс¤ в установах з обс¤гом документооб≥гу понад 10 тис. документ≥в на р≥к, з територ≥ально роз'Їднаними структурними п≥дрозд≥лами та у випадках, викликаних специф≥кою д≥¤льност≥ установи. ћ≥сце реЇстрац≥њ документ ≥з закр≥плюЇтьс¤ в ≥нструкц≥њ з д≥ловодства установи, до ¤коњ додаЇтьс¤ затверджений кер≥вником (власником) установи перел≥к документ≥в, що не п≥дл¤гають реЇстрац≥њ. –еЇстрац≥њ п≥дл¤гають вс≥ документи, що потребують обл≥ку, виконанн¤ ≥ використанн¤ з дов≥дковою метою (розпор¤дч≥, планов≥, зв≥тн≥, обл≥ково-статистичн≥, бухгалтерськ≥, ф≥нансов≥ тощо) ¤к т≥, що створюютьс¤ ≥ використовуютьс¤ в установ≥, так ≥ т≥, що надход¤ть в≥д ≥нших установ та приватних ос≥б.  ожний документ реЇструЇтьс¤ у дан≥й установ≥ лише один раз: вх≥дн≥ - у день надходженн¤ або не п≥зн≥ше наступного дн¤, ¤кщо документ над≥йшов у неробочий час, створюван≥ - у день п≥дписанн¤ або затвердженн¤. ¬ раз≥ передач≥ зареЇстрованого документа з одного структурного п≥дрозд≥лу в ≥нший повторно в≥н не реЇструЇтьс¤. –еЇстрац≥¤ документ≥в проводитьс¤ в межах груп залежно в≥д найменуванн¤, виду, автора ≥ зм≥сту. ќкремо, наприклад, реЇструютьс¤ ур¤дов≥ документи, накази кер≥вника з основноњ д≥¤льност≥, накази щодо особового складу та про в≥др¤дженн¤, р≥шенн¤ колег≥њ, акти рев≥з≥й ф≥нансово-господарськоњ д≥¤льност≥, бухгалтерськ≥ зведенн¤, за¤вки на матер≥ально-техн≥чне постачанн¤. ” процес≥ реЇстрац≥њ документам надаютьс¤ умовн≥ позначенн¤ - реЇстрац≥йн≥ ≥ндекси, ¤к≥ складаютьс¤ з пор¤дкових номер≥в у межах т≥шу документ≥в, що реЇструютьс¤ ≥ доповнюютьс¤ ≥ндексами за номенклатурою справ, питань д≥¤льност≥, кореспондент≥в тощо. ƒл¤ реЇстрац≥њ вс≥х категор≥й вх≥дних ≥ створюваних документ≥в у державних установах застосовуЇтьс¤ реЇстрац≥йно-контрольна картка, придатна дл¤ обробки засобами обчислювальноњ техн≥ки. ” невеликих установах з обс¤гом документообороту до 500-600 документ≥в на р≥к допускаЇтьс¤ застосовувати журнальну форму реЇстрац≥њ. «а картковоњ форми реЇстрац≥њ вид ≥ визначенн¤ к≥лькост≥ картотек залежить в≥д конкретних потреб роботи установи. ¬ установах, де дов≥дков≥ картотеки ведутьс¤ у структурних п≥дрозд≥лах, реЇстрац≥йн≥ картки складаютьс¤ у двох прим≥рниках: дл¤ канцел¤р≥њ та структурного п≥дрозд≥лу, ¤кому картка передастьс¤ разом ≥з документом. ” раз≥ вз¤тт¤ документа на контроль виготовл¤ютьс¤ три прим≥рника картки. ƒл¤ зручност≥ реЇстрац≥йн≥ картки групуютьс¤ в обл≥ково-д≥лов≥ картотеки, ¤к≥ завод¤тьс¤ окремо на кожний календарний р≥к. “ак≥ картотеки, ¤к правило, складаютьс¤ з двох частин : виконаних ≥ невиконаних документ≥в. ѕерша частина використовуЇтьс¤ дл¤ пошуку виконаних документ≥в з певного питанн¤, друга - дл¤ пошуку документ≥в у процес≥ њх виконанн¤ за виконавц¤ми, кореспондентами або строками виконанн¤. якщо реЇстрац≥йних карток багато, њх розкладають по розд≥лах за напр¤мками д≥¤льност≥ установи, покладеними в основу назв њњ структурних п≥дрозд≥л≥в. ” м≥ру виконанн¤ документ≥в картки з розд≥л≥в першоњ частини з проставленими на них необх≥дними позначками переставл¤ютьс¤ у в≥дпов≥дний розд≥л ≥ рубрику другоњ частини картотеки. «а журнальноњ форми реЇстрац≥њ документ≥врекомендуЇтьс¤ вести так≥ журнали реЇстрац≥њ: а) ур¤дових документ≥в; б) наказ≥в кер≥вника установи з основного складу; в) наказ≥в щодо особового складу; г) в≥др¤джень; д) р≥шень колега установи; е) акт≥в рев≥з≥й ф≥нансово-господарськоњ д≥¤льност≥ тощо. јвтоматизована реЇстрац≥¤ документ≥в проводитьс¤ централ≥зовано в м≥сц¤х реЇстрац≥њ документ≥в, обладнаних засобами обчислювальноњ техн≥ки. «апис зд≥йснюЇтьс¤ з реЇстрац≥йно-контрольноњ картки, складеноњ на баз≥ обов'¤зкових рекв≥зит≥в реЇстрац≥њ, що забезпечують сум≥сн≥сть програмно-техн≥чних засоб≥в або шл¤хом пр¤мого вводу з документа рекв≥зит≥в реЇстрац≥њ. ќбов'¤зков≥ рекв≥зити реЇстрац≥њ: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; ≥ндекс документа; заголовок документа або його короткий зм≥ст;резолюц≥¤ (виконавець, зм≥ст дорученн¤, автор, дата);в≥дпов≥дальний виконавець;терм≥н виконанн¤; позначка про виконанн¤ (короткий запис вир≥шенн¤ питанн¤, дата виконанн¤, ≥ндекс документа-в≥дпов≥д≥). —клад обов'¤зкових рекв≥зит≥в у раз≥ необх≥дност≥ може бути доповнений: зазначенн¤м виконавц¤, його розпискою в одержанн≥ документа, ходу виконанн¤, додатками тощо. ѕор¤док розм≥щенн¤ рекв≥зит≥в визначаЇ установа. «а автоматизованоњ реЇстрац≥њ формуЇтьс¤ банк реЇстрац≥йних даних, а за на¤вност≥ с≥тки - центральний банк реЇстрац≥йних даних. јвтоматизован≥ банки даних забезпечують прац≥вник≥в апарату управл≥нн¤ ≥нформац≥Їю про вс≥ документи ≥ м≥сце њх знаходженн¤ за допомогою вводу ≥нформац≥њ на дисплей ≥ виготовленн¤ машинограм. ѕоступаюч≥ документи ф≥ксуютьс¤ в "∆урнал≥ вх≥дноњ кореспонденц≥њ" є п/п ƒата надходженн¤ Ќазва документу  ороткий зм≥ст ¬≥дм≥тка про виконанн¤ ѕрим≥тки 3 03.01.99 Ћист-запит з в≥йськкомату ѕро на¤вн≥сть роб≥тник≥в, ¤к≥ Ї в≥йськовозобов'¤заними „абан ћ.ћ., начальник в≥дд≥лу кадр≥в ¬их. є1 в≥д 05.01.99 —права є07 "¬≥дм≥тка про виконанн¤" - вказують пр≥звище та посаду прац≥вника, що в≥дпов≥даЇ за складанн¤ в≥дпов≥д≥ на вх≥дний документ та дату в≥дпов≥д≥. "∆урнал вих≥дноњ кореспонденц≥њ Ћист з пов≥домленн¤м даний ƒата, ком 1 05.01.98 Ћист ¬≥дпов≥дь на лист-запит в≥д 03.01.98 Ќа пошт≥ 07 Ћист отримано 09.01.98 —права є0

1	2	3	4

Ќазва: ќрган≥зац≥¤ документооб≥гу на п≥дприЇмств≥
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (8648 прочитано)