ƒ≥ловодство > ќрган≥зац≥¤ документооб≥гу на п≥дприЇмств≥

ƒокумент може бути вит¤гнутий ≥з справи особою, що в≥дпов≥даЇ за формуванн¤ справ та њх збер≥ганн¤. Ќа його м≥сце вкладаЇтьс¤ аркуш - зам≥нювач, в ¤кому вказуЇтьс¤ кому, кош≥ та на - ¤кий строк виданий документ п≥д розпис. Ќаприклад: "–озпор¤дженн¤ про ≥нвентаризац≥ю видано заступнику директора по господарськ≥й частин≥ ќмельчуку ќ.ѕ. 10 с≥чн¤ 1999 року. ѕ≥дл¤гаЇ поверненню 15 с≥чн¤ 1999 року. «аступник директора ќмельчук ќ.ѕ. (п≥дпис)" ” випадку видач≥ справи ц≥лком, робитьс¤ в≥дм≥тка у "–еЇстр≥ видач≥ справ". ќперативне збер≥ганн¤. ƒокументи з часу заведенн¤ (надходженн¤) њх у д≥ловодств≥ ≥ до передач≥ у в≥домчий арх≥в збер≥гаютьс¤ за м≥сцем формуванн¤ у справи (у невеликих установах доц≥льне централ≥зоване збер≥ганн¤ справ у канцел¤р≥њ). « метою п≥двищенн¤ оперативност≥ пошук≥в документ≥в справи розм≥шують в≥дпов≥дно до њх номенклатури. Ќа кор≥нц¤х обкладинок справ зазначаютьс¤ ≥ндекси за номенклатурою. ” раз≥ збер≥ганн¤ справ у структурних п≥дрозд≥лах збереженн¤ документ≥в ≥ справ забезпечують њх кер≥вники ≥ сп≥вроб≥тники, в≥дпов≥дальн≥ за документац≥ю. —прави повита знаходитись у робочих к≥мнатах або спец≥ально в≥дведених дл¤ ц≥й мети прим≥щенн¤х у шафах ≥ столах, що замикаютьс¤, чим забезпечуЇтьс¤ повне збереженн¤ документ≥в. ћагн≥тн≥ стр≥чки з фонограмами зас≥дань колег≥ального органу збер≥гаютьс¤ у в≥дпов≥дального секретар¤. Ќа стр≥чц≥ ≥ коробц≥ робитьс¤ в≥дм≥тка про дату зас≥данн¤ ≥ час запису, секретар колег≥ального органу несе в≥дпов≥дальн≥сть за њх збер≥ганн¤. ƒокументи, створен≥ засобами обчислювальноњ техн≥ки, збер≥гаютьс¤ на загальних п≥дставах. ¬идача справ у тимчасове користуванн¤ сторонн≥м установам проводитьс¤ з дозволу кер≥вника установи. Ќа видану справу заводитьс¤ картка-зам≥нник справи, у ¤к≥й зазначають: структурний п≥дрозд≥л, номер справи, дату видач≥, кому видано, поверненн¤. ѕередбачають графи дл¤ розписок в одержанн≥ та прийманн≥ справи. –ег≥стр видач≥ справ ≤ндекс справи ƒата, коли видано ƒата, до ¤коњ видано справу  ому видано –озписка в отриманн≥ ѕрим≥тки 3.1.1. 05.01.98 06.01.98 ƒиректору Ѕендеру ќ.≤. ѕ≥дпис

¬илученн¤ документ≥в з≥ справ пост≥йного строку збер≥ганн¤ заборон¤Їтьс¤. ” виключних випадках вилученн¤ документа допускаЇтьс¤ з дозволу кер≥вника установи з обов'¤зковим залишенн¤м у справ≥ засв≥дченоњ копи документа. «ак≥нчен≥ д≥ловодством справи пост≥йного ≥ тривалого (понад 10 рок≥в) строк≥в збер≥ганн¤ мають здаватис¤ у в≥домчий арх≥в дл¤ наступного збер≥ганн¤ та використанн¤. —прави тимчасового збер≥ганн¤ њх (до 10 рок≥в включно) можуть передаватис¤ у в≥домчий арх≥в за погодженн¤м з кер≥вниками установ. ѕ≥дготовка документ≥в до наступного збер≥ганн¤ ≥ використанн¤ включаЇ так≥ види роб≥т: -експертиза ц≥нност≥ документ≥в; - оформленн¤ справ; - складанн¤ опис≥в справ; - передача справ до в≥домчого арх≥ву ≥ забезпеченн¤ схоронност≥ документ≥в. ≈кспертиза ц≥нност≥ документ≥в пол¤гаЇ у визначенн≥ њх ц≥нност≥ з метою встановленн¤ строк≥в збер≥ганн¤ та в≥дбору на державне збер≥ганн¤. ƒл¤ орган≥зац≥њ ≥ проведенн¤ експертизи ц≥нност≥ документ≥в, а також контролю за д≥¤льн≥стю експертних служб п≥дв≥домчих установ, у м≥н≥стерствах ≥ в≥домствах створюютьс¤ пост≥йно д≥юч≥ центральн≥ експертн≥ ком≥с≥њ (÷≈ ). ¬ ≥нших установах ≥ структурних п≥дрозд≥лах м≥н≥стерств ≥ в≥домств створюютьс¤ пост≥йно д≥юч≥ експертн≥ ком≥с≥њ (≈ ). ≈кспертиза ц≥нност≥ документ≥в проводитьс¤ на п≥дстав≥ номенклатури справ ≥ перел≥к≥в (типових, в≥домчих) документ≥в ≥з зазначенн¤м строк≥в збер≥ганн¤. «а результатами експертизи ц≥нност≥ документ≥в складаютьс¤ описи документ≥в пост≥йного ≥ тимчасового строк≥в збер≥ганн¤ та акти вид≥ленн¤ документ≥в ≥ справ дл¤ знищенн¤. ¬≥дб≥р документ≥в, дл¤ знищенн¤ ≥ складанн¤ на них акта проводитьс¤ п≥сл¤ п≥дготовки опис≥в справ пост≥йного ≥ тривалого збер≥ганн¤ за цей же пер≥од; акти про вид≥ленн¤ документ≥в дл¤ знищенн¤ розгл¤даютьс¤ на зас≥данн¤х експертноњ ком≥с≥њ одночасно з описами справ. ƒл¤ установ, що передають документи на державне збер≥ганн¤, акти затверджують кер≥вники установ п≥сл¤ затвердженн¤ опис≥в справ пост≥йного збер≥ганн¤ експертно-перев≥рною ком≥с≥Їю (≈ѕ ) в≥дпов≥дного державного арх≥ву. ѕ≥сл¤ затвердженн¤ акт≥в документи ≥ справи, вид≥лен≥ дл¤ знищенн¤, здаютьс¤ прац≥вниками служби документац≥њ або в≥домчого арх≥ву орган≥зац≥њ господарч≥й служб≥ установи або конторам з загот≥вл≥ вторинноњ сировини. ƒокументи установи формуютьс¤ у справи, ¤к≥ п≥дл¤гають оформленню при њх заведенн≥ ≥ п≥сл¤ зак≥нченн¤ року. —прави пост≥йного ≥ тривалого збер≥ганн¤ п≥дл¤гають повному оформленню, ¤ке передбачаЇ: п≥дшиванн¤ в обкладинку з твердого картону; нумерац≥ю аркуш≥в у справ≥; складанн¤ п≥дсумкового напису; складанн¤ внутр≥шнього опису документ≥в; оформленн¤ обкладинки справи. —формован≥ у справи документи тимчасового збер≥ганн¤ оформл¤ютьс¤ спрощено: вони не п≥дшиваютьс¤, аркуш≥ не нумеруютьс¤, уточненн¤ елемент≥в оформленн¤ обкладинки не проводитьс¤. ќкрем≥ групи справ пост≥йного збер≥ганн¤, найменуванн¤ ¤ких не повн≥стю розкривають зм≥ст (справи з постановами, наказами, розпор¤дженн¤ми), повинн≥ мати внутр≥шн≥ описи документ≥в. ќпис подаЇтьс¤ на початку справи ≥ м≥стить ≥ндекси документ≥в, њх короткий зм≥ст, дати ≥ номери аркуш≥в у справ≥. ќбкладинка справ пост≥йного ≥ тривалого збер≥ганн¤ оформл¤Їтьс¤ за встановленою формою. ѕ≥сл¤ зак≥нченн¤ д≥ловодного року до напис≥в на обкладинках справ пост≥йного ≥ тривалого збер≥ганн¤ внос¤ть необх≥дн≥ уточненн¤, перев≥р¤ють в≥дпов≥дн≥сть заголовк≥в справ на обкладинц≥ зм≥сту п≥дшитих документ≥в, у раз≥ необх≥дност≥ до заголовку справи внос¤тьс¤ додатков≥ в≥домост≥ (проставл¤ють номери наказ≥в, протокол≥в, вказують види ≥ форми зв≥тност≥ тощо). ƒата на обкладинц≥ маЇ в≥дпов≥дати року заведенн¤ ≥зак≥нченн¤ справи; у справ≥, що м≥стить документи рок≥в, щопередували роков≥ утворенн¤ справи, п≥д датою робитьс¤ запис : Їдокументи за ___роки). Ќа обкладинках справ, що складаютьс¤ з к≥лькох том≥в (част≥ш), проставл¤ютьс¤ крайн≥ дати документ≥в кожного тому (частини) . ѕозначенн¤ дати включаЇ число, м≥с¤ць ≥ р≥к. „исло ≥ р≥к записують арабськими цифрами, назва м≥с¤ц¤ Ч словом. Ќа обкладинц≥ проставл¤Їтьс¤ номер справи за описом, ≥ за погодженн¤м з в≥домчим арх≥вом, номер опису ≥ фонду. ” раз≥ зм≥ни назви установи (њњ структурного п≥дрозд≥лу) прот¤гом пер≥оду, охопленого документами справи, або п≥д час передаванн¤ справи до ≥ншоњ установи (структурного п≥дрозд≥лу), на обкладинц≥ дописуЇтьс¤ нова назва. Ќаписи на обкладинках справ пост≥йного ≥ тимчасового збер≥ганн¤ виконуютьс¤ чорним св≥тлост≥йким чорнилом або пастою. «а результатами експертизи ц≥нност≥ документ≥в складають описи справ пост≥йного, тривалого збер≥ганн¤ ≥ з особового складу ¤к установи в ц≥лому (дл¤ установ з централ≥зованим формуванн¤м ≥ збер≥ганн¤м справ), так ≥ кожного структурного п≥дрозд≥лу (дл¤ установ з≥ складною структурою) за встановленою формою. ќписи справ структурного п≥дрозд≥лу складаЇ особа, в≥дпов≥дальна за стан д≥ловодства у структурному п≥дрозд≥л≥, за методичною допомогою арх≥ву установи. —кладаючи опис справ структурного п≥дрозд≥лу, варто дотримуватис¤ таких правил: номер опису структурного п≥дрозд≥лу повинен складатис¤ з цифрового позначенн¤ останнього за номенклатурою справ з додаванн¤м великоњ початковоњ л≥тери найменуванн¤ категор≥њ документ≥в, що складають опис, та останн≥х двох цифр року, в ¤кому заведен≥ включен≥ до нього справи. “ак, описи справ пост≥йного, тривалого збер≥ганн¤ ≥ з особового складу структурного п≥дрозд≥лу 5, ≤до значатьс¤ за номенклатурою ≥ заведен≥ у 1994 р, будуть мати номери: 5 ѕ-94, 5 “-94, 5ќ/—-94. графи опису заповнюютьс¤ зг≥дно з в≥домост¤ми, винесеними на обкладинку справи. ќпис на справи тривалого збер≥ганн¤ мусить мати додаткову графу "—трок збер≥ганн¤, статт¤ за перел≥ком"; графа опису "ѕрим≥тка" використовуЇтьс¤ дл¤ позначок про особливост≥ ф≥зичного стану справ, про передаванн¤ справ ≥ншим п≥дрозд≥лам установи, про на¤вн≥сть коп≥й тощо; систематизац≥¤ справ структурного п≥дрозд≥лу, що вноситьс¤, маЇ в≥дпов≥дати систематизац≥њ за номенклатурою справ ¤к п≥дрозд≥лу, так ≥ установи в ц≥лому; кожна справа вкоситьс¤ до опису л≥д самост≥йним пор¤дковим номером. якщо справа складаЇтьс¤ з к≥лькох том≥в (частин), то кожний том (частина) вноситьс¤ до опису п≥д самост≥йним номером; у раз≥ внесенн¤ до опису п≥др¤д справ з однаковими заголовками повн≥стю записуЇтьс¤ т≥льки заголовок першоњ справи; справи з особо його складу внос¤тьс¤ до опису за алфав≥том, тематикою, хронолог≥Їю. ќписи ведутьс¤ прот¤гом к≥лькох рок≥в з Їдиною суц≥льною нумерац≥Їю справ. —прави кожного року становл¤ть р≥чний розд≥л опису. ¬ к≥нц≥ опису робитьс¤ п≥дсумковий запис, в ¤кому вказуЇтьс¤ (цифрами ≥ л≥терами) к≥льк≥сть справ, що значатьс¤ за ним, перший ≥ останн≥й номери справ, обумовлюютьс¤ особливост≥ нумерац≥њ (л≥терн≥ ≥ пропущен≥ номери). ” р≥чний розд≥л опису внос¤тьс¤ також справи, не завершен≥ д≥ловодством прот¤гом року. ¬ таких випадках у к≥нц≥ розд≥л≥в опису кожного наступного року, прот¤гом ¤кого справи продовжувалис¤, зазначаЇтьс¤ "ƒокументи з даного питанн¤ див. також у розд≥л≥ за __ р≥к, є". ќпис справ структурного п≥дрозд≥лу п≥дписуЇтьс¤ укладачем ≥з зазначенн¤м його посади, погоджуЇтьс¤ з начальником канцел¤р≥њ ≥ затверджуЇтьс¤ кер≥вником структурного п≥дрозд≥лу. ” раз≥ на¤вност≥ в структурному п≥дрозд≥л≥ установи експертноњ ком≥с≥њ (≈ ), опис розгл¤даЇтьс¤ ≥ затверджуЇтьс¤ нею. ќпис справ структурного п≥дрозд≥лу установи складаЇтьс¤ у двох прим≥рниках. якщо цей структурний п≥дрозд≥л маЇ експертну ком≥с≥ю, опис складаЇтьс¤ у трьох прим≥рниках, оск≥льки один з них додаЇтьс¤ ¤к п≥дстава до протоколу ≈ . ќписи справ структурних п≥дрозд≥л≥в Ї п≥дставою дл¤ складанн¤ р≥чного розд≥лу зведеного опису справ установи, за ¤ким справи передаютьс¤ ,≤ на збер≥ганн¤ до державних арх≥в≥в ”крањни. «ведений), ≥ опис справ пост≥йного збер≥ганн¤ установи складаЇтьс¤ у чотирьох прим≥рниках ≥ п≥дл¤гаЇ обов'¤зковому затвердженню експертно-перев≥рною ком≥с≥Їю в≥дпов≥дного державного арх≥ву через два роки п≥сл¤ завершенн¤ справ у д≥ловодств≥. Ќа затвердженн¤ державного арх≥ву надсилають ус≥ 4 прим≥рники опис≥в, один з ¤ких п≥сл¤ затвердженн¤ залишаЇтьс¤ у державному арх≥в≥, а решта повертаЇтьс¤ установ≥. ¬≥дпов≥дно до затверджених опис≥в установа зобов'¤зана передавати своњ справи у державний арх≥в в установлен≥ строки. «веден≥ описи справ тривалого збер≥ганн¤ складаютьс¤ у двох прим≥рниках ≥ оформл¤ютьс¤ так само ¤к ≥ описи справ пост≥йного збер≥ганн¤. ќписи справ тривалого збер≥ганн¤ на затвердженн¤ арх≥ву не надсилаютьс¤. «ак≥нчен≥ д≥ловодством справи пост≥йного ≥ тривалого збер≥ганн¤ разом з реЇстрац≥йними журналами, контрольне -обл≥ковими картками на документи передаютьс¤ в арх≥в установи через два роки п≥сл¤ завершенн¤ њх у д≥ловодств≥ (наприклад, справи за 1999 р. передаютьс¤ арх≥в у 2002 р.). —прави тимчасового збер≥ганн¤ передаютьс¤ арх≥в за розсудом кер≥вника установи. ѕередаванн¤ справ в арх≥в установи зд≥йснюЇтьс¤ за граф≥ком, складеним арх≥вом, погодженим з кер≥вниками структурних п≥дрозд≥л≥в ≥ затвердженим кер≥вником установи. якщо окрем≥ справи необх≥дно залишити у д≥ловодств≥ дл¤ поточноњ роботи, арх≥в установи оформл¤Ї њх видачу у тимчасове користуванн¤. ѕрийманн¤ (передаванн¤) кожноњ справи зд≥йснюЇ зав≥дуючий - спец≥альний сп≥вроб≥тник в≥домчого арх≥ву -, в присутност≥ прац≥вника д≥ловодноњ служби лише п≥сл¤ проведенн¤ експертизи науково-≥сторичноњ ц≥нност≥, повного впор¤дкуванн¤ та оформленн¤. —прави пост≥йного ≥ тривалого збер≥ганн¤ передаютьс¤ в арх≥в за описами. ѕри цьому на вс≥х прим≥рниках навпроти кожноњ справи робитьс¤ позначка про њњ на¤вн≥сть. ” к≥нц≥ кожного прим≥рника опису зав≥дуючий арх≥вом або особа, в≥дпов≥дальна за арх≥в установи, розписуЇтьс¤ у прийн¤тт≥ справ з обов'¤зковим зазначенн¤м цифрами ≥ л≥терами к≥лькост≥ переданих до арх≥ву справ, проставл¤Ї дату. ќдин прим≥рник опису повертаЇтьс¤ структурному п≥дрозд≥лу, а решта залишаЇтьс¤ в арх≥в≥. —прави тимчасового збер≥ганн¤ можуть передаватис¤ в арх≥в установи за номенклатурою. 7. ѕ≥дготовка та передача справ у в≥домчий арх≥в «ак≥нчен≥ д≥ловодством справи пост≥йного та тимчасового збер≥ганн¤ (б≥льше 10 рок≥в) збер≥ганн¤ п≥сл¤ зак≥нченн¤ календарного року, в ¤кому вони були заведеш, дл¤ п≥дготовки њх до передач≥ в в≥домчий арх≥в п≥дл¤гають оформленню, опису в в≥дпов≥дност≥ з вимогами д≥ючих нормативних документ≥в. 4.1. ќформленн¤ справ. 4.1.1. ќформленн¤ справ проводитьс¤ роб≥тниками служби д≥ловодства орган≥зац≥њ та структурних п≥дрозд≥л≥в, в веденн≥ ¤ких знаходились заведенн¤ та формуванн¤ справ, з методичною допомогою та п≥д контролем в≥домчого арх≥ву. ѕовне чи часткове оформленн¤ справ. 4.1.2. ¬ залежност≥ в≥д строку збер≥ганн¤ проводитьс¤ повне чи часткове оформленн¤ справ. 4.1.3. ѕовному оформленню п≥дл¤гають справи пост≥йного, тимчасового (б≥льше 10 рок≥в) збер≥ганн¤ та по особовому складу. ѕовне оформленн¤ справи передбачаЇ: п≥дшивку справи; нумерац≥¤ аркуш≥в справи; складанн¤ зав≥р¤ючого напису справи; складанн¤ в необх≥дних випадках внутр≥шнього опису документ≥в справи; внесенн¤ необх≥дних уточнень в рекв≥зити обкладинки справи. —прави тимчасового (до 10 рок≥в включно) збер≥ганн¤ п≥дл¤гають частковому оформленню: справи дозвол¤Їтьс¤ збер≥гати в скорозшивачах, не проводити пересистематизац≥ю документ≥в, аркуш справи не нумерувати, зав≥р¤юч≥ написи не складати. ѕ≥дшивка справи. 4.1.4. ƒокументи, що складають справу, п≥дшиваютьс¤ на 4 протоколу в тверду обкладинку з картону або перепл≥таютьс¤ з урахуванн¤м можливост≥ в≥льного чиганн¤ тексту вс≥х документ≥в. 4.1.5. —прави пост≥йного збер≥ганн¤ , що складаютьс¤ з документ≥в особливоњ науково-≥сторичноњ, художньоњ чи ≥ншоњ ц≥нност≥, або неформальних документ≥в, збер≥гаютьс¤ в закритих твердих папках з трьома клапанами чи в картонних футл¤рах (коробках). ѕри на¤вност≥ в справ≥ окремих особо п≥нних документ≥в, а також невикористаних особових документ≥в, ц≥ документи вкладаютьс¤ в конверт, ¤кий пот≥м п≥дшиваЇтьс¤ у справу. ¬ к≥нц≥ кожноњ справи п≥дшиваютьс¤ чист≥ бланки форм дл¤ зав≥р¤ючого напису, а на початку справи - бланки форм дл¤ внутр≥шнього опису документ≥в. Ќумерац≥¤ аркуш≥в. « ц≥ллю забезпеченн¤ збер≥ганн¤ та закр≥пленн¤ пор¤дку м≥сцезнаходженн¤ аркуш≥в, вс≥ листи, кр≥м внутр≥шн≥х опис≥в, нумеруютьс¤ в розвернутому вигл¤д≥ арабськими цифрами валовою нумерац≥Їю в правому верхньому кутку чорним граф≥чним ол≥вцем. ¬икористанн¤ чорнил або кольорових ол≥вц≥в заборон¤Їтьс¤. Ћисти внутр≥шнього опису нумеруютьс¤ окремо. якщо справа складаЇтьс¤ з дек≥лькох том≥в або част≥ш, вона нумеруЇтьс¤ по кожн≥й частин≥ окремо. ‘отограф≥њ, кресленн¤ д≥аграми та ≥нш≥ ≥люстративн≥ матер≥али на самост≥йних аркушах нумеруютьс¤ на зворотн≥й сторон≥ в л≥вому верхньому кутку. —кладений лист розгортаЇтьс¤ та нумеруЇтьс¤ в правому верхньому кутку. јркуш≥ з наглухо наклеЇними документами нумеруютьс¤ ¤к один лист. якщо до документу п≥дклеЇн≥ ≥нш≥ документи, то кожний документ нумеруЇтьс¤ окремо. ѕ≥дшит≥ в справу конверти з вставками нумеруютьс¤ так : спочатку конверт, а пот≥м кожна вставка. ѕ≥дшит≥ в справу документи з власною нумерац≥Їю лист≥в (включаючи друкован≥ виданн¤) можуть нумеруватис¤ в загальному пор¤дку або збер≥гати власну ≥нформац≥ю. ” випадках б≥льшоњ к≥лькост≥ помилок в нумерац≥њ аркуш≥в в д≥ловодств≥ проводитьс¤ њх перенумерац≥¤. ѕри перенумерац≥њ стар≥ номери закреслюютьс¤ одною рискою, а поруч ставитьс¤ новий номер кожного аркуша. ¬ к≥нц≥ справи складаЇтьс¤ новий зав≥р¤ючий напис, при цьому старий напис закреслюЇтьс¤, але збер≥гаЇтьс¤. ѕри на¤вност≥ окремих помилок в нумерац≥њ лист≥в у справах, що готуютьс¤ до передач≥ на державне збер≥ганн¤, дозвол¤Їтьс¤ по узгодженню з державним арх≥вом використанн¤ л≥терних номер≥в аркуш≥в. —кладанн¤ зав≥р¤ючого напису справи. ƒл¤ обл≥ку к≥лькост≥ аркуш≥в в справ≥ ≥ ф≥ксац≥њ особливостей њх нумерац≥њ складаЇтьс¤ зав≥р¤ючий напис справи. «ав≥р¤ючий напис складаЇтьс¤ в справ≥ на окремому листку - зав≥рнику, в книжках - на зворотн≥й сторон≥ останнього чистого листка, в картотец≥ - на окремому чистому листку. «аборон¤Їтьс¤ виносити зав≥р¤ючий напис на обкладинку справи. якщо справа п≥дшита без листка-зав≥рника, в≥н наклеюЇтьс¤ на внутр≥шню сторону обкладинки. ¬ зав≥р¤ючому напис≥ вказуЇтьс¤ цифрами ≥ прописом к≥льк≥сть пронумерованих аркуш≥в ≥ окремо, через знак "+", к≥льк≥сть знак≥в внутр≥шнього опису. ¬ зав≥р¤ючому напис≥ вказуютьс¤ наступн≥ особливост≥ нумерац≥њ документ≥в: на¤вн≥сть л≥терних номер≥в аркуш≥в та пропущених номер≥в; номера аркуш≥в з наклеЇними фотограф≥¤ми, документами, вир≥зками з газет; номера крупноформатних аркуш≥в; номера конверт≥в з вкладками та к≥льк≥сть вкладених в них аркуш≥в. «ав≥р¤ючий напис п≥дписуЇтьс¤ тим, ким складений, вказуЇтьс¤ посада та дата. ¬с≥ наступн≥ зм≥ни (зам≥на ориг≥нал≥в коп≥¤ми, п≥д'Їднанн¤ нових документ≥в ≥ т.д.) в≥дм≥чаютьс¤ в зав≥р¤ючому напис≥ з посиланн¤м на в≥дпов≥дний акт. —кладанн¤ внутр≥шнього опису: 4.1.21. ƒл¤ обл≥ку документ≥в окремих категор≥й справ пост≥йного та тимчасового (б≥льше 10 рок≥в) збер≥ганн¤, обл≥к ¤ких викликаний специф≥кою документац≥њ (особливо ц≥нн≥, особов≥, судов≥ та сл≥дч≥ справи, справи про присудженн¤ наукових ступен≥в) складаЇтьс¤ внутр≥шн≥й опис документ≥в. ¬нутр≥шн≥й опис необх≥дно також складати у справах, сформованих по типам документ≥в. Ќеобх≥дн≥сть складанн¤ опису визначаЇтьс¤ ≥нструкц≥Їю по веденню д≥ловодства в установ≥. ¬нутр≥шн≥й опис складаЇтьс¤ на окремому листку за формою, ¤ка м≥стить в≥домост≥ про пор¤дков≥ номери документ≥в, њх ≥ндекси, дати, заголовки. ƒо внутр≥шнього опису складаЇтьс¤ ≥тоговий запис, в ¤кому вказуЇтьс¤ цифрами та прописом к≥льк≥сть документ≥в та к≥льк≥сть листк≥в внутр≥шнього опису.

1	2	3	4

Ќазва: ќрган≥зац≥¤ документооб≥гу на п≥дприЇмств≥
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (8648 прочитано)