ƒ≥ловодство > ќрган≥зац≥¤ документооб≥гу на п≥дприЇмств≥

ѕри зм≥н≥ складу документ≥в справи ц≥ зм≥ни в≥дображують в граф≥ "ѕрим≥тки" ≥з посиланн¤м на в≥дпов≥дн≥ акти внутр≥шнього опису, ≥ при необх≥дност≥ складаЇтьс¤ новий ≥тоговий запис. ќформленн¤ обкладинки. ќбкладинки справ пост≥йного, тимчасового (б≥льше 10 рок≥в) збер≥ганн¤ ≥ по особовому складу оформл¤Їтьс¤ наступним образом. Ќа обложц≥ вказуЇтьс¤: найменуванн¤ орган≥зац≥њ та њњ непр¤ма п≥дпор¤дкован≥сть; найменуванн¤ структурного п≥дрозд≥лу; ≥ндекс справи; номер справи (тому, частини) по р≥чному розд≥лу зведеного опису; заголовок справи; анотац≥¤ до документ≥в справи (дл¤ справ пост≥йного збер≥ганн¤, що м≥ст¤ть особливо ц≥нн≥ документи; дата справи; к≥льк≥сть лист≥в у справ≥; строк збер≥ганн¤ справи; арх≥вний шифр справи. Ќа обложц≥ справ пост≥йного збер≥ганн¤ передбачаЇтьс¤ м≥сце дл¤ найменуванн¤ державного арх≥ву, код≥в державного арх≥ва та орган≥зац≥њ. јрх≥вний шифр на обложц≥ справ пост≥йного збер≥ганн¤ ставитьс¤ чорнилом т≥льки п≥сл¤ включенн¤ цих справ в р≥чн≥ розд≥ли зведених опис≥в. јрх≥вн≥ шифри на обкладинках справ тимчасового збер≥ганн¤ та по особовому складу проставл¤ютьс¤ чорнилом п≥сл¤ включенн¤ справ в р≥чн≥ розд≥ли зведених опис≥в справ, схвалених ÷≈  орган≥зац≥њ, узгоджених з ≈ѕ  в≥дпов≥дноњ арх≥вноњ установи та затверджених кер≥вником орган≥зац≥њ. ѕри оформленн≥ справ найменуванн¤ орган≥зац≥њ вказуЇтьс¤ повн≥стю, в називному в≥дм≥нку, з вказанн¤м повного найменуванн¤ орган≥зац≥њ, ¤к≥й вона безпосередньо п≥дпор¤дковуЇтьс¤. якщо орган≥зац≥¤ маЇ оф≥ц≥йно прийн¤те скорочене найменуванн¤, то воно вказуЇтьс¤ в дужках п≥сл¤ повного найменуванн¤. ѕри зм≥н≥ найменуванн¤ орган≥зац≥њ впродовж пер≥оду, охоплюваного документами справи, або при передан≥ в ≥ншу орган≥зац≥ю, на обложц≥ дописуЇтьс¤ нове найменуванн¤ ц≥Їњ орган≥зац≥њ, а попереднЇ заключаЇтьс¤ в дужки. 4.1.27. «аголовок справи на обкладинц≥ переноситьс¤ з номенклатури справ орган≥зац≥њ, узгодженоњ з ≈ѕ  в≥дпов≥дноњ арх≥вноњ установи. ¬ необх≥дних випадках в заголовок справи внос¤ть додатков≥ в≥домост≥ ≥ уточненн¤ (проставл¤ютьс¤ номера наказ≥в, протокол≥в та ≥н.) ¬ тих -випадках, коли справа складаЇтьс¤ з к≥лькох том≥в, на обкладинку кожного тома виноситьс¤ загальний заголовок справи та заголовок кожного тома. 4.1.28. ¬ заголовках справ, що м≥ст¤ть коп≥њ документ≥в, вказуЇтьс¤ њх коп≥йн≥сть. ƒата справи 4.1.29. Ќа обкладинц≥ справи обов'¤зково вказуЇтьс¤ дата справи роки заведенн¤ ≥ зак≥нченн¤ справи в д≥ловодств≥. якщо в справу включен≥ документи (наприклад, додатки ≥ т.п.), дата ¤ких не зб≥гаЇтьс¤ з датою справи, то п≥д датою з новоњ строчки робитьс¤ про це запис: Ђ” справ≥ Ї документи за ... роки. ƒата справи може не вказуватис¤ т≥льки на обкладинках справ, що м≥ст¤ть р≥чн≥ плани ≥ зв≥ти, тому що њхн≥ дати в≥дбиваютьс¤ в заголовках справ. 4.1.30. ƒатою справ, що м≥ст¤ть розпор¤дницьку, творчу й ≥ншу документац≥ю (допов≥д≥, листи, стенограми ≥ т.д.), дл¤ котроњ точне датуванн¤ маЇ важливе значенн¤, а також дл¤ справ, що складаютьс¤ ≥з дек≥лькох том≥в (частин), Ї крайн≥ дати документ≥в справи, тобто дати (число, м≥с¤ць, р≥к) реЇстрац≥њ (упор¤дкуванн¤) самого раннього ≥ самого п≥знього документ≥в, включених у справу. 4.1.31. якщо справою Ї журнал наказ≥в, розпор¤джень ≥ т. п., то датою справи будуть точн≥ календарн≥ дати першого й останнього запису в журнал≥. 4.1.32. ƒатою справи, що м≥стить протоколи зас≥дань, Ї дати затвердженн¤ (¤кщо вони затверджуютьс¤) або упор¤дкуванн¤ першого й останнього протоколу, що складають справу. 4.1.33. ƒатою особистоњ справи Ї дати п≥дписанн¤ наказ≥в про прийом ≥ зв≥льненн¤ особи, на ¤ку воно заведено. 4.1.34. ѕри позначенн≥ дати документа спочатку вказуЇтьс¤ число, пот≥м м≥с¤ць ≥ р≥к. „исло ≥ р≥к позначаютьс¤ арабськими цифрами, назва м≥с¤ц¤ пишетьс¤ словами. ѕриклад: 9 травн¤ 1945 року. ѕри позначенн≥ дати документа допускаЇтьс¤ њњ скорочене цифрове написанн¤, у том випадку ¤кщо це не приводить до неоднозначност≥ тлумаченн¤ дати. ѕриклад: 09.05.45р. якщо дата документа або окремих њњ елемент≥в визначаЇтьс¤ приблизно, на п≥дстав≥ анал≥зу вм≥сту документа, то меж≥ коливанн¤ обмовл¤ютьс¤, а дата або окрем≥ њњ елементи заключаютьс¤ в квадратн≥ дужки ѕовн≥ або окрем≥ њњ елементи, не абсолютно достов≥рн≥, супроводжуютьс¤ знаком питанн¤. ѕриклад: [не ран≥ше 1961 р].; [не ран≥ше кв≥тн¤ - не п≥зн≥ше травн¤ 1940 р.]; [22 вересн¤ 1952р.?]. 4.1.35. ќбов'¤зковими рекв≥зитами обкладинки справи Ї вказ≥вка к≥лькост≥ лист≥в у справ≥, що вказуЇтьс¤ на п≥дстав≥ зав≥р¤ючого напису справи, ≥ терм≥на збереженн¤ справи (на справах пост≥йного збереженн¤ пишетьс¤: "Ѕерегти пост≥йно"), ўќ переноситьс¤ на обкладинку справи з в≥дпов≥дноњ номенклатури справ орган≥зац≥њ п≥сл¤ зв≥р¤нн¤ його по в≥домчому перел≥ку документ≥в ≥з указ≥вкою терм≥н≥в њхнього збереженн¤. 4.2. ”пор¤дкуванн¤ й оформленн¤ опис≥в справ у д≥ловодств≥ орган≥зац≥њ 4.2.1. Ќа вс≥ завершен≥ в д≥ловодств≥ орган≥зац≥њ справи пост≥йного ≥ тимчасового (понад 10 рок≥в) збереженн¤ ≥ справи по особистому складу, що пройшли експертизу ц≥нност≥, сформован≥ й оформлен≥ в≥дпов≥дно до вимог ≈ƒ—ƒ ≥ п≥дрозд≥л≥в, сисних правил, складаютьс¤ описи справ. 4.2.2. ќпис справ - це арх≥вний дов≥дник, що представл¤Ї собою систематизований перел≥к заголовк≥в справ ≥ призначений дл¤ розкритт¤ складу й утриманн¤ справ, закр≥пленн¤ њхньоњ систематизац≥њ усередин≥ фонду й обл≥ку справ. ќдночасно описуванн¤ справ Ї обл≥ковим документом ≥ основним видом науково-дов≥дкового апарата до документ≥в, що забезпечують оперативний пошук справ. 4.2.3. ќписи складаютьс¤ окремо на: - справи пост≥йного збереженн¤; - справи тимчасового (понад 10 рок≥в) збереженн¤; - справи по особовому складу й ≥нш≥ однотипн≥ справи; - на справи, що складаютьс¤ т≥льки ≥з специф≥чних, характерних т≥льки дл¤ даноњ орган≥зац≥њ, документ≥в (рац≥онал≥заторськ≥ пропозиц≥њ, судов≥ ≥ сл≥дч≥ справи, науков≥ зв≥ти по темах ≥ т.п.); службов≥ в≥домч≥ виданн¤. ќкреме опис ¤вл¤Ї собою перел≥к справ ≥з самост≥йноњ валовоњ (пор¤дковоњ) зак≥нченоњ нумерац≥њ. —кладанн¤ опису справ структурного п≥дрозд≥лу 4.2.4. ” д≥ловодств≥ описи зазначених категор≥й справ складаютьс¤ на справи кожного п≥дрозд≥лу орган≥зац≥њ (у безструктурн≥й орган≥зац≥њ - на вс≥ справи, що утворилис¤ в процес≥ њњ д≥¤льност≥) ≥ кожноњ громадськоњ орган≥зац≥њ, заведен≥ в кожному календарному роц≥ або за вибраний терм≥н (на справи громадських орган≥зац≥й ≥ виборних орган≥в). ѕрим≥тка. ѕри на¤вност≥ в структурних п≥дрозд≥лах неописаних справ за дек≥лька рок≥в за узгодженн¤м ≥з в≥домчим арх≥вом на них може складатис¤ одне описуванн¤ (усередин≥ ж справи розташовуютьс¤ по роках њх заведенн¤). 4.2.5. ќписи справ структурних п≥дрозд≥л≥в складаютьс¤ в залежност≥ в≥д пор¤дку, встановлюваного ≥нструкц≥Їю з д≥ловодства орган≥зац≥њ, прац≥вниками служби д≥ловодства орган≥зац≥њ або особами, в≥дпов≥дальними за веденн¤ д≥ловодства в структурних п≥дрозд≥лах п≥д методичним кер≥вництвом в≥домчого арх≥ву. 4.2.6. ќписи справ структурних п≥дрозд≥л≥в складаютьс¤ по установлен≥й форм≥ ≥ представл¤ютьс¤ у в≥домчий арх≥в через р≥к п≥сл¤ завершенн¤ справ у д≥ловодств≥, за вин¤тком опис≥в справ структурних п≥дрозд≥л≥в м≥н≥стерств ≥ в≥домств, що представл¤ють у в≥домчий арх≥в описи справ через 2 роки. ¬≥дпов≥дальн≥сть за своЇчасне ≥ ¤к≥сне упор¤дкуванн¤ опис≥в справ структурних п≥дрозд≥л≥в несуть кер≥вники цих п≥дрозд≥л≥в. 4.2.7. ѕеред внесенн¤м заголовк≥в справ в опис≥ перев≥р¤ютьс¤ ¤к≥сть формуванн¤ й оформленн¤ справ, в≥дпов≥дн≥сть к≥лькост≥ справ, внесених в опис, к≥лькост≥ заведених справ по номенклатур≥ справ орган≥зац≥њ. ѕри перегл¤д≥ справ перев≥р¤ютьс¤: в≥дпов≥дн≥сть заголовка справи утриманню документ≥в у справ≥; правильн≥сть оформленн¤ й угрупованн¤ документ≥в, включених у справу; ¤к≥сть п≥дшивки або плет≥нн¤ справи; правильн≥сть нумерац≥њ лист≥в справи; на¤вн≥сть у справ≥, у необх≥дних випадках, внутр≥шнього опису справи ≥ њњ правильн≥сть; правильн≥сть оформленн¤ обкладинки справи; на¤вн≥сть ≥ правильн≥сть зав≥р¤ючого напису справи. ” випадку ви¤вленн¤ порушенн¤ встановлених правил формуванн¤ й оформленн¤ справ вони повинн≥ бути усунут≥ ” випадку ви¤вленн¤ в≥дсутност≥ справ, що значатьс¤ по номенклатур≥ справ орган≥зац≥њ, структурним п≥дрозд≥лом приймаютьс¤ заходи дл¤ њхнього розшуку. ¬и¤влен≥ справи включаютьс¤ в опис. якщо вжит≥ заходи не дали результат≥в, то на в≥дсутн≥ справи складаЇтьс¤ дов≥дка про причини в≥дсутност≥ справ, що п≥дписуЇтьс¤ кер≥вником структурного п≥дрозд≥лу ≥ передастьс¤ разом з описом справ структурного п≥дрозд≥лу у в≥домчий арх≥в. 4.2.8. ќписова статт¤ опису справ структурного п≥дрозд≥лу м≥стить у соб≥ наступн≥ елементи: - пор¤дковий номер справи (тому, частини) по опису, - ≥ндекс справи (тому, частини); - заголовок справи (тому, частини), що ц≥лком в≥дпов≥даЇ його заголовку на обкладинц≥ справи; - дата справи (тому, частини); - к≥льк≥сть лист≥в у справ≥ (том, частин≥); - терши збереженн¤ справи. 4.2.9. ѕри складанн≥ опису справ структурного п≥дрозд≥лу необх≥дно дотримуватись наступних вимог: - кожна справа вноситьс¤ в описуванн¤ п≥д самост≥йним пор¤дковим номером. .якщо справа складаЇтьс¤ з дек≥лькох том≥в (частин), то кожний том (частина) вноситьс¤ в опису п≥д самост≥йним номером; - систематизац≥¤ справ в опис≥ ≥ присвоЇнн¤ номера опису структурного п≥дрозд≥лу встановлюЇтьс¤ в≥домчим арх≥вом. як правило, систематизац≥¤ справ в опис≥ структурного п≥дрозд≥лу в≥дпов≥даЇ њхн≥й систематизац≥њ в номенклатур≥ справ орган≥зац≥њ, а номер опису структурного п≥дрозд≥лу складаЇтьс¤ з цифрового позначенн¤ структурного п≥дрозд≥лу по штатному розкладу з додаванн¤м прописноњ початковоњ л≥тери найменуванн¤ категор≥њ документ≥в, що складають опис, ≥ останн≥х двох цифр року, у ¤кому заведен≥ справи, включен≥ в опис. “ак, опис справ пост≥йного, тимчасового збереженн¤ ≥ по особовому склад≥ структурного п≥дрозд≥лу є5, що значатьс¤ по номенклатур≥ ≥ заведен≥ в 1981 р., будуть мати номери: 5п-81, 5в-81 ≥ 5 л/с-81; - графи опису заповнюютьс¤ у точн≥й в≥дпов≥дност≥ з тими в≥домост¤ми, що винесен≥ на обкладинку справи; - при внесенн≥ в опис п≥др¤д справ з однаковими заголовками пишетьс¤ ц≥лком заголовок першоњ справи, а вс≥ ≥нш≥ однотипн≥ справи позначаютьс¤ словами Ђте ж самеї, при цьому ≥нш≥ в≥домост≥ про справи внос¤тьс¤ в опис ц≥лком (на кожному новому лист≥ опису заголовок в≥дтворюЇтьс¤ ц≥лком); - графа опису Ђѕрим≥ткаї використовуЇтьс¤ дл¤ в≥дм≥ток про особливост≥ ф≥зичного ст≥шу справ, про передачу справ ≥ншим структурним п≥дрозд≥лам орган≥зац≥њ, про на¤вн≥сть коп≥й ≥ т.п. ќформленн¤ опису справ структурного п≥дрозд≥лу 4.2.10. Ќаприк≥нц≥ опису сл≥дом за останньою описувальною статтею робитьс¤ п≥дсумковий запис, у ¤кому вказуЇтьс¤ (цифрами ≥ прописом) к≥льк≥сть справ, що значатьс¤ по опису, перший ≥ останн≥й номера справ по опису, а також обумовлюють особливост≥ нумерац≥њ справ в опис≥ (л≥терн≥ номери справ ≥ пропущен≥ номери). 4.2.11. ќпис справ структурного п≥дрозд≥лу п≥дписуЇтьс¤ укладачем ≥з вказ≥вкою його посади, погоджуЇтьс¤ з кер≥вником служби д≥ловодства орган≥зац≥њ ≥ затверджуЇтьс¤ кер≥вником структурного п≥дрозд≥лу. ѕри на¤вност≥ в структурному п≥дрозд≥л≥ орган≥зац≥њ експертноњ ком≥с≥њ (≈ ), опис до њњ утвердженн¤ повинен бути розгл¤нутий ≥ схвалений ≈ . «а вимогою в≥домчого арх≥ву до опису можуть складатис¤ окрем≥ види науково-дов≥дкових оправок (зм≥ст, список скорочень, покажчики). 4.2.12. ќпис справ структурного п≥дрозд≥лу орган≥зац≥њ складаЇтьс¤ в двох екземпл¤рах, один ≥з ¤ких передаЇтьс¤ разом ≥з справами у в≥домчих арх≥в, а другий залишаЇтьс¤ в ¤кост≥ контрольного екземпл¤ра в структурному п≥дрозд≥л≥. ѕри на¤вност≥ в структурному п≥дрозд≥л≥ ≈ , опис складаЇтьс¤ в трьох екземпл¤рах, тому що один екземпл¤р опису повинний бути прикладений у ¤кост≥ п≥дстави до протоколу зас≥данн¤ ≈ , на ¤кому вона була розгл¤нута ≥ схвалена. 4.2.13. Ќа обкладинках справ, внесених в опис структурного п≥дрозд≥лу, за узгодженн¤м ≥з в≥домчим арх≥вом, м'¤ким чорним граф≥тним ол≥вцем робитьс¤ тимчасова шифровка справ. 4.2.14. ќписи структурних п≥дрозд≥л≥в Ї основою дл¤ упор¤дкуванн¤ р≥чного розпод≥лу зведеного опису справ орган≥зац≥њ, п≥дготовка ¤кого покладаЇтьс¤ на в≥домчий арх≥в (особа, в≥дпов≥дальна за арх≥в). 4.3. ѕередача справ у в≥домчий арх≥в. 4.3.1. ” в≥домчий арх≥в передаютьс¤ справи пост≥йного, тимчасового (понад 10 рок≥в) збереженн¤ ≥ по особовому складу, њхн¤ передача робитьс¤ т≥льки по описам. 4.3.2. —прави тимчасового (до 10 рок≥в включно) збереженн¤ передач≥ у в≥домчий арх≥в, ¤к правило, не п≥дл¤гають, вони збер≥гаютьс¤ централ≥зовано службою д≥ловодства або в структурних п≥дрозд≥лах ≥ п≥сл¤ зак≥нченн¤ терм≥н≥в збереженн¤ п≥дл¤гають знищенню у встановленому пор¤дку. ¬они можуть передаватис¤ в арх≥в т≥льки у вин¤ткових випадках за р≥шенн¤м кер≥вника орган≥зац≥њ. ѕередача њх може зд≥йснюватис¤ по розсуд≥ в≥домчого арх≥ву або по описам чи номенклатурам справ. 4.3.3. ѕередача справ у в≥домчий арх≥в зд≥йснюЇтьс¤ за граф≥ком, складеним арх≥вом, погодженим з кер≥вниками структурних п≥дрозд≥л≥в (громадських орган≥зац≥й) ≥ орган≥зац≥й, що передають документи в арх≥в, ≥ затвердженим кер≥вником орган≥зац≥њ. 4.3.4. ¬ пер≥од п≥дготуванн¤ справ структурним п≥дрозд≥лом (громадською орган≥зац≥Їю) до передач≥ у в≥домчий арх≥в сп≥вроб≥тником арх≥ву попередньо перев≥р¤Їтьс¤ правильн≥сть њх формуванн¤, оформленн¤ ≥ в≥дпов≥дн≥сть к≥лькост≥ справ, включених в опис, к≥лькост≥ справ, заведених в≥дпов≥дно до номенклатури справ орган≥зац≥њ. ¬с≥ ви¤влен≥ при перев≥рц≥ недол≥ки у формуванн≥ й оформленн≥ справ прац≥вники структурного п≥дрозд≥лу (громадськоњ орган≥зац≥њ) зобов'¤зан≥ усунути. ѕри ви¤вленн≥ в≥дсутност≥ справ складаЇтьс¤ дов≥дка. 4.3.5. ѕрийом кожноњ справи робитьс¤ зав≥дуючим (спец≥альним сп≥вроб≥тником) в≥домчого арх≥ву (особою, в≥дпов≥дальною за арх≥в) у присутност≥ прац≥вника структурного п≥дрозд≥лу. ѕри цьому на обох екземпл¤рах опису проти кожноњ справи, включеноњ в нењ, робитьс¤ в≥дм≥тка про на¤вн≥сть справи. Ќаприк≥нц≥ кожного екземпл¤ра опису вказуЇтьс¤ цифрами ≥ прописом к≥льк≥сть фактично прийн¤тих в арх≥в справ, номера в≥дсутн≥х справ, дата прийому-передач≥ справ, а також п≥дписи сп≥вроб≥тника в≥домчого арх≥ву й особи, що передала справи.

1	2	3	4

Ќазва: ќрган≥зац≥¤ документооб≥гу на п≥дприЇмств≥
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (8648 прочитано)