ƒ≥ловодство > ќрган≥зац≥¤ документооб≥гу на п≥дприЇмств≥

” граф≥ "Ћист з пов≥домленн¤м" - документ ф≥ксуЇтьс¤ у тому випадку, ¤кщо ми в≥дправл¤Їмо лист з пов≥домленн¤м. “од≥ необх≥дно в≥дм≥тити номер, ¤кий отримав лист на пошт≥, а також дату, коли отримано пов≥домленн¤ з п≥дписом адресату. 3. ѕор¤док обробки та в≥дправленн¤ вих≥дноњ документац≥њ. ”с¤ вих≥дна кореспонденц≥¤ мусить обробл¤тис¤ та в≥дправл¤тис¤ централ≥зовано канцел¤р≥Їю п≥дприЇмства. як правило, вона в≥дправл¤Їтьс¤ у день одержанн¤ в≥д структурних п≥дрозд≥л≥в або наступного дн¤. ¬≥дправленн¤ або передача прац≥вникам п≥дприЇмства документ≥в без њх реЇстрац≥њ в канцел¤р≥њ неприпустима. ѕ≥д час прийманн¤ в≥д виконавц≥в вих≥дних документ≥в необх≥дно перев≥р¤ти: - правильн≥сть оформленн¤ документа, розм≥щенн¤ на ньому рекв≥зит≥в; - правильн≥сть зазначенн¤ адреси кореспондента; - на¤вн≥сть ус≥х необх≥дних п≥дпис≥в на документ≥ та додатках до нього; - на¤вн≥сть в≥д на коп≥¤х документ≥в, що залишаютьс¤ у справах; - на¤вн≥сть на документ≥ позначки про додатки; - в≥дпов≥дн≥сть к≥лькост≥ прим≥рник≥в к≥лькост≥ адресат≥в. ƒокументи, що надсилаютьс¤ водночас одному ≥ тому ж адресату, вкладаютьс¤ в один конверт. Ќа конверт≥ проставл¤ютьс¤ реЇстрац≥йн≥ номери вс≥х документ≥в, ¤к≥ знаход¤тьс¤ в конверт≥. якщо ориг≥нал документа п≥дл¤гаЇ поверненню, то на верхньому пол≥ першоњ стор≥нки проставл¤Їтьс¤ штамп "ѕ≥дл¤гаЇ поверненню". ќриг≥нали наказ≥в, план≥в, протокол≥в тощо необх≥дно залишати в установах - авторах цих документ≥в. ѕ≥дрозд≥лам надсилаютьс¤ њх друг≥ прим≥рники. ƒокументи, ¤к≥ адресують пост≥йним кореспондентам, рекомендуЇтьс¤ в≥дправл¤ти у конвертах з адресою одержувача та в≥дправника, що виготовл¤ютьс¤ заздалег≥дь друкарським способом. ” випадку надсиланн¤ кореспонденц≥њ до ≥нших м≥ст, кр≥м найменуванн¤ установи посади та пр≥звища адресата, сл≥д зазначати точну поштову адресу (поштовий ≥ндекс, м≥сто, область, вулиц¤, номер будинку.). 4. ќрган≥зац≥¤ контролю за виконанн¤м документ≥в «авданн¤ контролю - забезпеченн¤ своЇчасного та ¤к≥сного виконанн¤ документ≥в.  онтролю п≥дл¤гають зареЇстрован≥ документи, в ¤ких встановлено завданн¤. ќбов'¤зковий контроль виконанн¤: закон≥в ”крањни, постанов ¬ерховноњ –ади ”крањни, указ≥в, розпор¤джень президента ”крањни; постанов ≥ розпор¤джень  аб≥нету ћ≥н≥стр≥в ”крањни. ¬≥дпов≥дальн≥сть за виконанн¤ документа несуть особи, зазначен≥ у розпор¤дчому документ≥ (наказ≥, розпор¤дженн≥), резолюц≥њ кер≥вника, безпосередн≥ виконавц≥.  оли документ виконуЇтьс¤ к≥лькома прац≥вниками, в≥дпов≥дальним за орган≥зац≥ю виконанн¤ Ї перший зазначений у резолюц≥њ. Ѕезпосередн≥й контроль за виконанн¤м документ≥в покладаЇтьс¤ на канцел¤р≥ю. ” структурних п≥дрозд≥лах безпосередн≥й контроль за виконанн¤ документ≥в зд≥йснюЇ секретар. ƒокументи можуть бути ≥з зазначенн¤м ≥ без зазначенн¤ строку виконанн¤. —трок - у самому документ≥ чи встановлений актом законодавства. Ќаприклад: листи-дорученн¤ ≥ листи-запити установ вищого р≥вн¤ - до зазначеного в них терм≥ну або прот¤гом «ќ дн≥в, телеграми, в ¤ких порушуютьс¤ питанн¤, що потребують терм≥нового вир≥шенн¤ - до 2 дн≥в. ƒокументи без зазначенн¤ строку виконанн¤ - повинн≥ виконуватись не п≥зн≥ше ¤к за «ќ календарних дн≥в. "“ерм≥ново" - 7 дн≥в.  онтроль за виконанн¤м документ≥в включаЇ так≥ види роб≥т: постановку документ≥в на контроль, формуванн¤ картотеки контрольованих документ≥в; перев≥рку своЇчасного доведенн¤ документ≥в до виконавц≥в; попередн≥ перев≥рки ≥ регулюванн¤ ходу виконанн¤; обл≥к ≥ узагальненн¤ результат≥в контролю за виконанн¤м документ≥в; ≥нформуванн¤ кер≥вника про х≥д та п≥дсумки виконанн¤ документ≥в (на оперативних зборах, зас≥данн¤х колег≥альних орган≥в); зн¤тт¤ документ≥в з контролю; - формуванн¤ картотеки виконаних документ≥в.  онтроль за виконанн¤м документ≥в зд≥йснюЇтьс¤ на реЇстрац≥йно-контрольних картках (–  ). ѕроставл¤ють л≥теру   на л≥вому пол≥ документа, документ передають виконавцю, а додатковий прим≥рник –   ставл¤ть до контрольноњ картотеки. –   групуютьс¤ у контрольну картотеку чи у розд≥л≥ дов≥дковоњ картотеки за терм≥нами виконанн¤ документ≥в, за виконавц¤ми, групами документ≥в (постанови, накази, р≥шенн¤). ¬ установ≥ з обс¤гом документооб≥гу б≥льше 25 тис. документ≥в на р≥к пер≥одично складаютьс¤ перел≥ки не виконаних у встановлений терм≥н документ≥в ≥ надсилаютьс¤ до структурних п≥дрозд≥л≥в. ѕри контрол≥ за допомогою ѕ  пошук необх≥дноњ ≥нформац≥њ зд≥йснюЇтьс¤ за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терм≥ном виконанн¤ ≥ зм≥стом. ѕ≥сл¤ виконанн¤ документ зн≥маЇтьс¤ з контролю, та ж особа робить пом≥тку на документ≥ (–  ) про зн¤тт¤ з контролю. 5. —истематизац≥¤ документ≥в. —кладанн¤ номенклатур справ ƒокументи в≥днос¤тьс¤ до певноњ справи та систематизуютьс¤ у середин≥ њњ. ‘ормуванн¤ справ повинно в≥дпов≥дати таким основним вимогам: оперативн≥сть обробки та пошуку документ≥в; над≥йн≥сть документац≥йного обслуговуванн¤; збер≥ганн¤ документ≥в. ‘ормуванн¤ справ повинно зд≥йснюватис¤ централ≥зовано за м≥сцем реЇстрац≥њ документ≥в. ћоже бути централ≥зоване та децентрал≥зоване формуванн¤ справ. Ќазва справ повинна в≥дпов≥дати фактичному складу та зм≥сту документ≥в у них. ƒо справи п≥дшивають т≥льки виконанн≥ документи (ориг≥нал чи зав≥рен≥ коп≥њ), що оформлен≥ зг≥дно вимог ƒ—“”. ƒокументи пост≥йного збер≥ганн¤ групують в окрем≥ справи (окремо ориг≥нали та коп≥њ, р≥чн≥, квартальн≥, м≥с¤чн≥ плани та зв≥ти та ≥нше). ƒо справи групують документи одного д≥ловодчого року. ¬иключенн¤ складають: справи, що переход¤ть на судов≥ справи; особова документац≥¤, що формуЇтьс¤ на прот¤з≥ всього пер≥оду роботи цього лиц¤ в установ≥; учбова документац≥¤, що утворюЇтьс¤ в учбових закладах; документи пост≥йних ком≥с≥й. ƒодатки великого обс¤гу п≥дшивають в окрем≥ справи; невелик≥ додати додаютьс¤ до документ≥в, до ¤ких вони в≥днос¤тьс¤. ќкремо групують екземпл¤ри документ≥в, що розмноженн≥ масовим тиражем (обзори, сводки та ≥нше), що отримуютьс¤ дл¤ ≥нформац≥њ ≥з ≥нших п≥дприЇмств, де¤к≥ кер≥вн≥ (рахунки, нар¤ди) документи. ” справ≥ маЇ бути не б≥льш ¤к 250 лист≥в (30-40мм). ѕри велик≥й к≥лькост≥ документ≥в з них формують самост≥йн≥ справи з вузьких питань чи за хронолог≥Їю. ƒокументи у середн≥ справ можна розм≥стити: з питань, з хронолог≥чного, алфав≥тного, нумерац≥йного принципу. „аст≥ше всього використовують лог≥чно-запитний спос≥б, тобто документи розм≥щуютьс¤ у справ≥ зг≥дно лог≥чноњ посл≥довност≥ р≥шенн¤ того чи ≥ншого питанн¤. «а алфав≥тною систематизац≥Їю використовують пр≥звища њх автор≥в, назви установ - кореспондент≥в, назви адм≥н≥стративно-територ≥альних одиниць, об'Їкт≥в ≥ тому под≥бне. ” нумерац≥йному пор¤дку групують однор≥дн≥ документи, що мають пор¤дкову нумерац≥ю (квитанц≥њ, накладн≥ ≥ так дал≥). —истематизац≥¤ окремих категор≥й документ≥в –озпор¤дч≥ документи (накази, розпор¤дженн¤, постанови та ≥нше) формують у справи по видах документ≥в та за хронолог≥Їю, додатки, що до них в≥днос¤тьс¤. Ќакази за основною д≥¤льн≥стю та по особовому складу формують окремо. ƒокументи колег≥й формують в окрем≥ справи: протоколи та р≥шенн¤ колег≥њ та документи до зас≥данн¤ колег≥њ (пор¤док денний, допов≥д≥, дов≥дки, проекти р≥шень та ≥нше). ƒорученн¤ вищих орган≥зац≥й групують у справи за направленост¤ми д≥¤льност≥. ” середин≥ справи документи розм≥щують у хронолог≥чн≥й посл≥довност≥. ѕлани, зв≥ти, кошториси, л≥м≥ти групують окремо в≥д њх проект≥в та збер≥гають у справах того року, до ¤кого вони в≥днос¤тьс¤ за своњм зм≥стом. ƒокументи в особових справах розм≥щують у так≥й посл≥довност≥: внутр≥шн≥й опис документ≥в; за¤ва про прийманн¤ на роботу; анкета; листок з обл≥ку кадр≥в; автоб≥ограф≥¤; документи про осв≥ту", вит¤г з наказ≥в про призначенн¤, перем≥щенн¤, зв≥льненн¤.  оп≥њ наказ≥в про ст¤гненн¤, заохоченн¤ - до особовоњ справи не занос¤тьс¤, а записуютьс¤ у доповненн¤ до особового ш≥стка. Ћицьов≥ рахунки роб≥тник≥в та службовц≥в групують в окрем≥ справи у межах року та розм≥щують за алфав≥том. ѕретенз≥њ кл≥Їнт≥в розм≥щують у хронолог≥чному чи в алфав≥тному пор¤дку. Ћистуванн¤ формують у справи за пер≥од календарного року та систематизують у хронолог≥чн≥й посл≥довност≥: документ-в≥дпов≥дь розм≥щуЇтьс¤ за документом-запитом. ’ронолог≥¤ за ≥н≥ц≥ативними документами. ¬идача справ у тимчасове користуванн¤ сторонн≥м установам - з дозволу кер≥вника установи. Ќа видану справу заводитьс¤ карта - зам≥нник, у ¤к≥й зазначаЇтьс¤ структурний п≥дрозд≥л, номер справи, дата видач≥, кому видана, дата њњ поверненн¤. Ќоменклатура справ буваЇ трьох вид≥в: 1. “ипова - передбачаЇ ≥ндексац≥ю справ у галуз≥ та Їнормативним документом дл¤ державних орган≥зац≥й. 2.  онкретна - складаЇтьс¤ на п≥дстав≥ типовоњ, причомузаголовки справ можуть бути конкретизован≥ ≥з врахуванн¤мспециф≥ки даноњ орган≥зац≥њ. 3. ѕрим≥рка - встановлюЇ приблизний склад справ, що носитьрекомендац≥йний характер, тобто немаЇ конкретноњ ф≥ксац≥њ унумерац≥њ справ. “ака номенклатура справ застосовуЇтьс¤ уприватних структурах. ƒл¤ приблизноњ номенклатури рекомендуЇтьс¤ розм≥щати заголовки справ у певн≥й посл≥довност≥. Ќаприклад: 1. —прави з орган≥зац≥йно-розпор¤дчою документац≥Їю вищесто¤щих орган≥в (ѕостанови ¬ерховноњ –ади). 2. —прави з орган≥зац≥йно-розпор¤дчою документац≥Їю п≥дприЇмства (—татут, ѕоложенн¤ ≥ так дал≥). 3. –озпор¤дча документац≥¤ по п≥дприЇмству (накази, розпор¤дженн¤). 4. ѕланово-зв≥тн≥ документи (р≥чн≥, м≥с¤чн≥, нед≥льн≥). 5. Ћистуванн¤.  ожна орган≥зац≥¤ незалежно в≥д на¤вност≥ типовоњ чи прим≥рноњ номенклатури повинна мати конкретну (≥ндив≥дуальну). Ќоменклатура справ (Ќ—) орган≥зац≥њ оформлюЇтьс¤ на загальному бланку орган≥зац≥њ. Ќ— складаЇтьс¤ на п≥дстав≥ вивченн¤ складу, зм≥сту та к≥лькост≥ документ≥в, що утворюютьс¤ у процес≥ д≥¤льност≥ орган≥зац≥њ, класиф≥катор≥в документ≥в та кореспондент≥в, типових та в≥домчих перел≥к≥в документ≥в ≥з зазначенн¤м строк≥в збер≥ганн¤ документ≥в. ≤ндив≥дуальний Ќ— складаЇтьс¤ з Ќ— окремих структурних п≥дрозд≥л≥в, ¤к≥ розробл¤ютьс¤ посадовою особою, в≥дпов≥дальною за д≥ловодство у структурному п≥дрозд≥л≥, п≥дписуЇтьс¤ кер≥вником структурного п≥дрозд≥лу, погоджуЇтьс¤ з кер≥вником арх≥вного п≥дрозд≥лу установи. ѕ≥сл¤ виконанн¤ документ≥в вони групуютьс¤ у справи, ¤ким надаютьс¤ заголовки. «аголовок справи складаЇтьс¤ з елемент≥в у наступн≥й посл≥довност≥: - назва виду справи (листуванн¤, журнал ≥ так дал≥) чи виду документ≥в (протоколи, накази...); - назва орган≥зац≥њ чи структурного п≥дрозд≥лу (автор документу); назва адресату кореспондента документа; - короткий зм≥ст документ≥в справи; - назва територ≥њ, з ¤кою пов'¤заний зм≥ст документ≥в справи; - дати (пер≥од) справи; - вказ≥вка та коп≥йн≥сть документ≥в. ” заголовках справ, що м≥ст¤ть документи не пов'¤зан≥ посл≥довн≥стю д≥ловодства застосовуЇтьс¤ терм≥н "документи". Ќаприклад: ƒокументи про проведенн¤ м≥жгалузевих виставок (плани, характеристика експонат≥в...). ƒокументи до протокол≥в зас≥данн¤ колег≥њ м≥н≥стерства. Ћистуванн¤ з "’мельницькгазом" про постачанн¤ газу. ≤ндексац≥¤ справ ≤ндекс справи структурного п≥дрозд≥лу з ≥ндексу структурного п≥дрозд≥лу (за штатним розкладом або класиф≥катором структурних п≥дрозд≥л≥в) та пор¤дкового номеру в межах п≥дрозд≥лу. ” номенклатур≥ справ рекомендуЇтьс¤ збер≥гати однаков≥ ≥ндекси дл¤ однор≥дних справ у межах р≥зних структурних п≥дрозд≥л≥в. –озм≥щенн¤ справ у номенклатур≥ структурного п≥дрозд≥лу повинно в≥дпов≥дати ступеню важливост≥ справ за ун≥ф≥кованою формою. ѕершою - група справ, що включаЇ документи орган≥в вищого р≥вн¤, дал≥ група ќ–ƒ установи (накази, розпор¤дженн¤, р≥шенн¤), планово-зв≥тна документац≥¤, листуванн¤ (тут першими справи, що м≥ст¤ть листуванн¤ з вищими органами). √рафа 3 - (к≥льк≥сть справ, том≥в) заповнюЇтьс¤ на к≥нц≥ року. √рафа 4 - строк збер≥ганн¤ ≥з вказ≥вкою на перел≥к (типовий, в≥домчий). √рафа 5- перел≥ки документ≥в ≥з строками њх збер≥ганн¤, пом≥тки про заведенн¤ справ до знищенн¤, про передачу справ. ” к≥нц≥ д≥лового року Ќ— структурного п≥дрозд≥лу обов'¤зково зав≥р¤Їтьс¤ п≥дсумковим записом, в ¤кому вказуЇтьс¤ к≥льк≥сть ≥ категор≥њ фактично заведених за р≥к справ. ѕ≥дписуЇ особа, в≥дпов≥дальна за д≥ловодство. ѕор¤док складанн¤ та затвердженн¤ в установ≥ Ќ— Ќ— структурного п≥дрозд≥лу складаЇтьс¤ у 3-х прим≥рниках на кожному заповнюЇтьс¤ гриф погодженн¤ експертною ком≥с≥Їю структурного п≥дрозд≥лу ≥ зав≥дуючим арх≥вом установи. 1-й- збер≥гаЇтьс¤ в структурному п≥дрозд≥л≥; 2-й- передаЇтьс¤ в канцел¤р≥ю установи; 5-й- використовуЇтьс¤ дл¤ формуванн¤ справ ≥ пошуку документ≥в. Ќ— структурних п≥дрозд≥л≥в звод¤тьс¤ канцел¤р≥Їю в Їдину (зведену) Ќ— установи. ѕ≥д час складанн¤ зведеноњ Ќ— може використовуватис¤ структурний або функц≥ональний принцип њњ побудови. —труктурний - п≥дзаголовки справ - назва структурного п≥дрозд≥лу. ѕерший - канцел¤р≥¤, орган≥зац≥йний в≥дд≥л, плановий в≥дд≥л, в≥дд≥л реал≥зац≥њ та збуту... ‘ункц≥ональний - за напр¤мком д≥¤льност≥. –озд≥ли ≥ п≥дрозд≥ли в≥дображають управл≥нськ≥ функц≥њ ≥ розм≥шуютьс¤ за ступенем важливост≥: плануванн¤, ф≥нансуванн¤ ≥ так дал≥. ƒо Ќ— включають не зак≥нчен≥ справи, що над≥лити в≥д ≥нших установ. —прави питань, вир≥шенн¤ ¤ких триваЇ б≥льше одного року (перех≥дн≥) внос¤ть до Ќ— кожного року прот¤гом терм≥ну њх. вир≥шенн¤. —прави громадських орган≥зац≥й розм≥щуютьс¤ в к≥нц≥ Ќ—. ƒо Ќ— не включають друкован≥ виданн¤, брошури, дов≥дники, бюлетен≥ та ≥нше. «ведена Ќ— погоджуЇтьс¤ з експертною ком≥с≥Їю установи та експертно-перев≥рною ком≥с≥Їю державного арх≥ву, затверджуЇтьс¤ кер≥вником установи. «ведена Ќ— («Ќ—) складаЇтьс¤ з 5-ти прим≥рник≥в: 1-й- в канцел¤р≥њ; 2-й- до арх≥ву установи; 3-й- направл¤Їтьс¤ до в≥дпов≥дноњ державноњ арх≥вноњ установи; 4-й- у поточн≥й робот≥ канцел¤р≥њ; 5-й- структурним п≥дрозд≥лам дл¤ роботи. «Ќ— ¤к ≥ Ќ— структурного п≥дрозд≥лу щороку (листопад-грудень) перегл¤даЇтьс¤, уточнюЇтьс¤, передруковуЇтьс¤, затверджуЇтьс¤ кер≥вництвом. ѕовторному перегл¤ду ≥ затвердженню з арх≥вними органами Ќ— п≥дл¤гають один раз на п'¤ть рок≥в або у раз≥ зм≥н у структур≥, функц≥¤х установи. ќстанн¤ графа "ѕрим≥тки" служить дл¤ прим≥ток про знищенн¤ справ чи передач≥ њх в арх≥в. ” к≥нц≥ кожного розд≥лу треба залишати резервн≥ пор¤дков≥ номери, що не передбачен≥ ран≥ше. 6. «бер≥ганн¤ документ≥в Ќа кожн≥й справ≥ вказують њњ ≥ндекс за номенклатурою. ѕосл≥довн≥сть розположенн¤ справ маЇ в≥дпов≥дати номенклатур≥ справ. ƒл¤ справ, що м≥ст¤ть особливо ц≥нн≥ документи (протоколи, накази) складаЇтьс¤ та систематично ведетьс¤ внутр≥шн≥й опис на початку справи. є документа ƒата  ороткий зм≥ст є стор≥нки в справ≥ ѕрим≥тки 32 0.12.99 –озпор¤дженн¤ про проведенн¤ ≥нвентаризац≥њ 45 ƒодаток: јкт є3 в≥д 15.12.99

1	2	3	4

Ќазва: ќрган≥зац≥¤ документооб≥гу на п≥дприЇмств≥
ƒата публ≥кац≥њ: 2005-02-14 (8648 прочитано)